BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT VỀ QUẢN LÝ MUA HÀNG
Mã hiệu dự án: 	 Khách hàng: 	
Cán bộ khảo sát: 	 Thời gian khảo sát: 	 Địa điểm: 	

Stt
Nội dung hỏi
Trả lời câu hỏi

TỔNG QUÁT


Công ty có 1 hay nhiều hơn 1 bộ phận phụ trách mua hàng? (Ví dụ phòng mua trong nước, phòng xuất nhập khẩu? Hay tổng công ty thì có 1 bộ phận chuyên trách mua hàng cho toàn công ty). 
Nếu có nhiều hơn 1 bộ phận phụ trách mua hàng thì xin nêu chức năng của từng bộ phận và ở các câu hỏi tiếp theo sau vui lòng trả lời theo từng bộ phận một.



Bộ phận mua hàng có bao nhiêu cán bộ phụ trách? Vẽ và mô tả sơ đồ tổ chức và chức năng có liên quan. (Gồm những tổ/ nhóm hay nhân sự phụ trách những mảng công việc gì?)



Hiện tại bộ phận mua hàng có sử dụng phần mềm quản lý mua hàng hay không?
Nếu có, xin liệt kê các chức năng chính của phần mềm này.
Liệt kê các yêu cầu quản lý mà phần mềm chưa đáp ứng được?



Các yêu cầu quản lý mà đơn vị mong muốn đối với hệ thống tương lai?


LẬP KẾ HOẠCH MUA HÀNG


Bộ phận mua hàng có phụ trách lập kế hoạch mua hàng hay không? Nếu có, kế hoạch được lập vào khi nào và có được cập nhật thường xuyên hay không, tần suất cập nhật? Ai duyệt kế hoạch?



Cơ sở để lập kế hoạch mua hàng là gì? Xin mô tả cách tính để biết cần mua nguyên vật liệu gì, số lượng bao nhiêu, khi nào mua. Có tính đến tỷ lệ hao hụt, dung sai hay không? Nếu có xin liệt kê.



Thời gian mua hàng của các nguyên vật liệu chính khoảng bao lâu? Nguyên vật liệu chính chủ yếu mua trong nước hay nhập khẩu?



Nhu cầu nguyên vật liệu phải dự báo và mua trước hay khi cần sản xuất mới bắt đầu mua?


QUI TRÌNH LẬP VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG


Bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ những phòng ban nào? (liệt kê toàn bộ, kế cả chi nhánh nếu có) 
Các thông tin trên yêu cầu mua hàng (mã, giá, nhà cung cấp, số lượng, ngày cần…)? Xin cung cấp mẫu đề nghị mua hàng?



Mô tả qui trình lập đơn hàng từ khi có nhu cầu và các công việc tiến hành thực hiện đơn hàng đó (lựa chọn nhà cung cấp, duyệt, chấp nhận giá) cho đến khi nhận hàng vào kho và thanh toán? Có bao nhiêu phòng ban liên quan và chức năng của từng phòng ban đó như thế nào? Các chứng từ liên quan được luân chuyển ra sao?
Nếu có mô tả qui trình công việc theo ISO thì vui lòng đính kèm tài liệu mô tả.



Mô tả qui trình duyệt đơn hàng? Hiện nay việc phân quyền duyệt được quy định như thế nào (chủng loại vật tư, giá trị đơn hàng…)



Phiếu đề nghị mua hàng và đơn đặt hàng có nêu mã số hàng hóa hay chỉ nêu tên mặt hàng cần mua ?



Đơn vị có sử dụng mẫu đơn hàng  được in ra sẳn không? 



Số lượng vật tư hàng hoá đặt mua cho một đơn hàng lớn nhất là bao nhiêu? Nếu không nhớ chính xác thì ước chừng?



Đơn vị sử dụng bao nhiêu loại đơn hàng? Mỗi loại có công dụng như thế nào?
Xin cung cấp các mẫu đơn hàng.



Nếu là dạng tổng công ty, nếu giữa các công ty con có trao đồi mua bán với nhau thì có sử dụng đơn đặt hàng không? Nếu có và sử dụng mẫu khác đơn hàng bình thường thì xin đính kèm mẫu.



Bộ phận mua hàng có phụ trách đưa hàng đi gia công và nhận gia công hay không? Nếu có, xin mô tả qui trình đưa hàng đi gia công, quản lý hàng gia công. Cho ví dụ về các trường hợp gia công.



Đính kèm các mẫu biểu và báo cáo có liên quan đến quá trình thực hiện 1 đơn hàng? 


NHẬN HÀNG


Bộ phận nào phụ trách nhận hàng? Các tài liệu liên quan được chuyển cho bộ phận này như thế nào?



Cho biết qui trình tiếp nhận hàng và kiểm tra hàng hoá. Việc kiểm tra đối chiếu thực nhận so với đơn hàng được thực hiện như thế nào? Mô tả chi tiết?
Nếu chưa có kết quả kiểm nghiệm thì quy trình xử lý sẽ như thế nào?



Ai lập phiếu nhập kho? Phiếu nhập kho được lập thủ công hay nhập vào hệ thống?



Thời điểm lập phiếu nhập là ngay khi nhận hàng hay khi có đầy đủ chứng từ ? (đơn hàng, hóa đơn, …)



Đối với trường hợp mua hàng gấp chưa lập hợp đồng/ đơn hàng, khi nhập kho có lập phiếu nhập không hay xử lý như thế nào?



Các trường hợp trả hàng? Mô tả qui trình trả hàng cho nhà cung cấp.



Chi phí mua hàng có tính vào giá trị hàng nhập kho hay không?


GHI NHẬN VÀ ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ


Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, có biết thanh toán cho Đơn mua hàng nào hay phiếu nhập nào?



Khi nhận hóa đơn, kế toán đối chiếu như thế nào với đơn hàng/ phiếu nhập để quản lý sự khác biệt về số lượng, giá cả của hóa đơn so với đơn hàng/ phiếu nhập? Nếu có, hiện tại đối chiếu thủ công hay bằng hệ thống? 



Cuối tháng, hàng đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn thì xử lý ra sao? Kế toán công nợ và kế toán kho đối chiếu như thế nào?


THÔNG TIN CỦA NHÀ CUNG CẤP


Tổng cộng có bao nhiêu nhà cung cấp? Trong đó bao nhiêu nhà cung cấp trong nước, bao nhiêu nhà cung cấp nước ngoài?



Bộ phận mua hàng và kế toán có sử dụng chung danh mục nhà cung cấp hay không?



Đơn vị có phân loại nhà cung cấp ra làm nhiều loại hay không? Chẳng hạn: nhà cung cấp thường xuyên, nhà cung cấp vãng lai..v.v? Liệt kê chi tiết



Đơn vị đã thiết lập bộ mã để theo dõi các nhà cung cấp hay chưa? Nếu có, chúng có ý nghĩa như thế nào? Cách đặt mã hiện nay có trùng lắp hay không và đã đáp ứng yêu cầu quản lý hay chưa, cho biết ý kiến?



Đơn vị đo lường của nhà cung cấp thông thường có khớp với đơn vị đo lường của Đơn vị không?



Định kỳ, đơn vị có xem xét và đánh giá khả năng cung ứng hàng hoá của nhà cung cấp hay không? Các yếu tố xem xét là gì?


KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC


Số lượng đơn đặt mua hàng lập hàng tuần hoặc hàng tháng là bao nhiêu? (tính trung bình)



Số lượng phiếu nhập kho mỗi tuần/ tháng trung bình là bao nhiêu? 



Số lượng nhân viên đi mua hàng hiện nay bao nhiêu?



Số lượng lập đơn hàng và thực tế mua hàng (nhập hàng về) tỷ lệ là bao nhiêu? 


ĐỊNH HƯỚNG, YÊU CẦU VÀ MONG MUỐN


Định hướng tổ chức mua hàng trong tương lai của công ty (tập trung hay giao xuống các nhà máy, công ty con)



Các khó khăn hiện tại trong việc quản lý mua hàng



Mong muốn trong tương lai