BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT PHÂN HỆ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
Mã hiệu dự án: 	 Khách hàng: 	
Cán bộ khảo sát: 	 Thời gian khảo sát: 	 Địa điểm: 	

Stt
Nội dung hỏi
Trả lời câu hỏi

TỔNG QUÁT


Vẽ và mô tả sơ đồ tổ chức của những phòng ban, nhóm,.. có liên quan đến quản lý vật tư?



Hiện nay phòng vật tư có bao nhiêu người, chức năng từng người? 



Hiện tại có sử dụng phần mềm để quản lý kho hay không? Nếu có, liệt kê các chức năng chính.
Nêu những vấn đề khó khăn, mất nhiều công sức, thời gian,.. của hệ thống quản lý vật tư hiện tại hoặc những yêu cầu chưa đáp ứng được.


HỆ THỐNG KHO


Công ty có bao nhiêu kho? Nêu đặc điểm và chức năng của mỗi kho. Các kho tập trung hay cách xa nhau về vị trí địa lý?



Mô hình quản lý kho của công ty: có quản lý đến từng vị trí trong kho hay không? Nếu có, nêu mô hình quản lý đó.



Đối với hàng hoá khi xuất ra công trình thì có quản lý tồn kho tại công trình không?
Chứng từ chuyển từ kho công ty ra công trình là dùng chứng từ gì?
Khi xuất hàng đi cho công trình / cho khách hàng thì có đồng nhất việc dùng 1 loại chứng từ hay lúc dùng hoá đơn, lúc dùng phiếu xuất kho ?


BỘ MÃ VẬT TƯ/ THÀNH PHẨM


Đơn vị đã đặt mã đầy đủ cho nguyên vật liệu, thành phẩm của đơn vị hay chưa? Còn những loại vật tư nào chưa có mã hay không? 



Trình bày cách tổ chức bộ mã vật tư/thành phẩm/hàng hoá.
Có tổ chức theo từng :
Nhóm vật tư?
Loại vật tư?
Khác …
Cho ví dụ về 1 mã vật tư, thành phẩm, hàng hoá
Nêu các thuộc tính quan trọng cần quản lý liên quan đến vật tư/thành phẩm (trọng lượng, màu sắc, kích cỡ, đơn vị tính…)



Khi có vật tư/ thành phẩm mới thì ai là người đặt mã? Qui trình đặt mã ra sao? TP mới thì mã phát sinh trước hay sau khi sản xuất ra sản phẩm?



Số lượng mã vật tư hiện tại đang quản lý là bao nhiêu? Đính kèm danh mục vật tư hiện có (bảng mềm)



Số lượng vật tư/ sản phẩm mới phát sinh trung bình hằng tháng là bao nhiêu?



Bộ mã vật tư, thành phẩm hiện tại có được sử dụng thống nhất trên toàn công ty hay không? Nghĩa là:
Các bộ phận (kho, kế toán, mua hàng, bán hàng, sản xuất …) có dùng cùng 1 bộ mã?
Các chi nhánh, công ty con có dùng cùng bộ mã?



Những khó khăn của bộ mã hiện tại là gì? (VD đặt mã trùng lắp, số lượng mã phát sinh quá nhiều, …)


GIAO DỊCH KHO


Hiện tại có bao nhiêu nguồn nhập vật tư, thành phẩm? Nêu chi tiết.
VD: nhập mua vật tư, nhập vật tư chuyển nội bộ, nhập thành phẩm từ sản xuất,…



Có bao nhiêu chứng từ nhập trong tháng? Quy trình thực hiện và luân chuyển chứng từ khi nhập hàng từ các nguồn như thế nào?



Có bao nhiêu trường hợp xuất vật tư/ thành phẩm?



Có bao nhiêu chứng từ xuất trong tháng? 
Mô tả quy trình thực hiện và luân chuyển chứng từ khi xuất hàng theo các trường hợp:
Xuất bán (kể cả xuất khẩu)
Xuất nội bộ
Xuất cho sản xuất
Xuất khác…
…




Khi xuất vật tư, theo dõi số thực xuất	 như thế nào?
Khi có chênh lệch giữa số lượng trên chứng từ và số thực xuất thì làm thế nào?
Kho TP xuất bán :
Sạon hàn theo thứ tự phiếu của PKD chuyển cho kho TP
PKD sẽ có 2 đợt chuyển phiếu giao hàng cho kho TP : dot 1 – 10h.30 -> để chiều giao hàng / dot 2 từ 15h.30 -> để sáng hôm sau giao hàng.
Kho làm phiếu xuất bán / phiếu xuất kho.
Đang xuất thông tin mã / tên SP theo nhu cầu khách hàng – tên SP theo đơn hàng khách hàng đặt ( FAST – thực tế có 1 SP nhưng có nhiều tên gọi)
…..
PKD làm phiếu giao hàng. Hiện tại phiếu này đang có thông tin sản phẩm ( tên gọi) khác với phiếu xuất kho. Số lượng thì  phiếu giao hàng = với phiếu xuất kho.
Kinh doanh xuất phiếu không có thông tin kho  / Kho thì làm phiếu xuất kho thì có thêm thông tin kho 
….
…..
Khi làm phiếu xuất cho khách hàng thì cần in chứng từ CO/CQ cùa QC đã kiểm cho SP trên phiếu xuất


Ai lập phiếu nhập, phiếu xuất kho (Thủ kho hay kế toán?) 
Khoảng bao lâu thì chứng từ nhập xuất kho được kho tập hợp chuyển cho kế toán để định khoản?



Việc đối chiếu số liệu nhập xuất tồn giữa kho và kế toán thực hiện như thế nào? Tần suất đối chiếu và các khó khăn khi đối chiếu là gì? Thời gian để đối chiếu là bao lâu?



Giá vật tư được tính theo phương pháp nào? (Giá trung bình, LIFO, FIFO, hay phương pháp khác)?
Kê khai thường xuyên hay định kỳ?



Số liệu tồn kho được cập nhật theo tần suất nào? Nếu có nhiều công ty, nhiều kho thì qui trình và tần suất báo cáo số liệu tồn kho ra sao? (Kho bán hàng, kho NVL)



Trình bày hệ thống báo cáo phục vụ quản lý vật tư. (Nêu cách tổ chức và lấy số liệu của từng báo cáo (yêu cầu cung cấp mẫu báo cáo)


ĐƠN VỊ TÍNH


Mỗi vật tư, thành phẩm có sử dụng nhiều hơn 1 đơn vị tính hay không? Hoặc nhập đơn vị tính này và xuất bằng đơn vị tính khác? Nếu có, cho ví dụ.



Khi 1 vật tư, thành phẩm có sự qui đổi giữa các đơn vị tính thì việc xử lý chênh lệch do số lẻ như thế nào?


CHÍNH SÁCH TỒN TRỮ


Vật tư, thành phẩm tại đơn vị có quản lý theo lô hay không? Nếu có, áp dụng đối với những vật tư, thành phẩm nào?



Hiện tại, có quản lý hạn sử dụng của các vật tư có ngày hết hạn hay không?



Các chính sách nào được áp dụng đối với việc quản lý vật tư? Nếu có, đính kèm
VD: 
Tồn kho an toàn
Tồn kho tối thiểu – tối đa


KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC


Số lượng nhân viên liên quan đến quản lý kho vật tư, thành phẩm?



Số lượng vật tư, thành phẩm mới phát sinh trong tháng


KHÓ KHĂN VÀ YÊU CẦU


Danh mục 
Thống nhất danh mục sản phẩm, NVL để khi xuất hàng, tồn kho, sản xuất cho thuận tiện trong quản lý tại đơn vị