BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Mã hiệu dự án: Khách hàng: Cán bộ khảo sát: Thời gian khảo sát: Địa điểm: Stt Nội dung hỏi Nội dung trả lời THÔNG TIN CHUNG Tên công ty Năm thành lập Địa chỉ head office Phone, Fax Trang web Loại hình sở hữu Lĩnh vực kinh doanh Thị trường tiêu thụ Quy mô Các đơn vị thành viên, chi nhánh KẾ TOÁN TỔNG HỢP Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán (chức năng nhiệm vụ của từng người) Đồng tiền hoạch toán, ngoại tệ các loại Kỳ kế toán? Chế độ kế toán áp dụng? hình thức sổ kế toán đang áp dụng? Hệ thống tài khoản sử dụng (xin danh mục tài khoản), cân đối phát sinh Qui trình tập hợp số liệu và lập các báo cáo tài chính? Các đơn vị trực thuộc có kê thuế GTGT không? việc nộp thuế, hoàn thuế, khấu trừ thuế như thế nào? Hạch toán mua bán giữa công ty và các chi nhánh bán hàng hiện nay như thế nào. Tại các chi nhánh có những báo cáo gì ? Thời gian bao lâu để kết thúc đóng kỳ kế toán tại các đơn vị trực thuộc, tại công ty. Danh sách báo cáo quyết toán Xin bộ báo cáo Các cấp để nộp báo cáo tài chính, báo cáo thuế Các loại tỷ giá sử dụng khi hoạch toán Có lập ngân sách (kế hoạch) không? Khi nào lập? Căn cứ để lập ngân sách? Các tài khoản/nhóm tài khoản nào được lập? Báo cáo so sánh giữa kế hoạch (ngân sách) và thực tế phát sinh? Hệ thống báo cáo chi tiết, tổng hợp đang sử dụng. Lượng giao dịch của phân hệ GL trong 1 tháng? Các khó khăn hiện tại và yêu cầu cho hệ thống tương lai? KẾ TOÁN TIỀN Có lập báo cáo dự báo dòng tiền? Khi nào lập, ai lập? Các căn cứ để lập báo cáo dự báo dòng tiền? Các mẫu báo cáo so sánh giữa số kế hoạch và thực tế? Có thu tiền bán hàng mà không theo dõi công nợ phải thu không? Đối tượng nào không cần theo dõi công nợ, các thông tin trong bảng kê thuế GTGT quản lý như thế nào? Danh sách các ngân hàng đang giao dịch cho các hoạt động gửi tiền, tiền vay, ký quỹ? Có thanh toán (thu chi) hộ cho các đơn vị phụ thuộc? Mô tả yêu cầu và thực hiện quá trình thanh toán hộ. Có lập ủy nhiệm chi (UNC) khi thanh toán? Mô tả quy trình từ lập UNC-> Lập chứng từ thanh toán, cách đánh số UNC. Mô tả quy trình thanh toán qua ngân hàng Mô tả quy trình đối chiếu số liệu ngân hàng giữa đơn vị với ngân hàng. Giữa công ty và chi nhánh. Chứng từ thanh toán hộ khi nào chuyển cho đơn vị nhờ thanh toán. Đơn vị có thanh toán qua LC không? Khi chuyển tiền qua LC rồi thì có theo dõi số dư tiền ngân hàng trên LC hay vẫn theo dõi trên tài khoản ngân hàng? Chi tiết LC xuất khẩu hay nhập khẩu. Mô tả quá trình lập và in phiếu thu/chi. Có nhận phiếu thu chi của đơn vị trực thuộc không? Mô tả. Số lượng /tháng Có dùng phiếu thu/chi tạm? Mô tả quy trình chuyển từ phiếu thu chi tạm -> thu chi thật. Mô tả quy trình đối chiếu giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Nếu lệch xử lý như thế nào Phương thức đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối năm? Danh sách báo cáo, phiếu in của phân hệ vốn bằng tiền Các vấn đề của hệ thống hiện tại và yêu cầu cho hệ thống tương lai KẾ TOÁN PHẢI TRẢ - TẠM ỨNG Các nguồn cung cấp hàng Mua trong nước Mua ngoài nước Mua sỉ Mua lẻ … Các tiêu thức để chọn nhà cung cấp (NCC) Cách đặt mã, phân lọai NCC, nhân viên Có mấy lọai chứng từ phải trả Chứng từ mua hàng-dịch vụ Chứng từ giảm nợ. Chứng từ trả trước. … Khi nào ghi nhận tăng giảm khoản phải trả cho NCC Quy trình luân chuyển chứng từ, hạch toán cho nghiệp vụ trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Khi ký hợp đồng mua hàng có phải luôn trả trước tiền không. Có chính sách riêng cho từng nhà cung cấp? Mô tả thủ tục phê duyệt khoản phải trả Có theo dõi tuổi nợ cho NCC? Khi quá hạn tanh toán có bị phạt không?, cách tính phí như thế nào. Đề nghị mô tả mối quan hệ giữa kế toán theo dõi các khoản phải trả và phòng ban mua hàng? Có theo dõi công nợ phải trả theo hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập? Khi thanh toán có biết chi tiết theo hóa đơn, phiếu nhập nào không. Trường hợp không biết thì xử lý ra sao. Khi phát sinh khoản trả trước, khoản giảm trừ nợ thì có cấn trừ vào hóa đơn mua hàng không? Cách thức cấn trừ. Nếu vừa là nhà cung cấp và khách hàng thì việc cấn trừ nợ như thế nào Khi mua hàng luôn phải có hóa đơn không? nếu không thì ghi nhận thế nào. Cách giải quyết khi giá của PO (Phiếu nhập) khác với giá hóa đơn. Đồng tiền sử dụng khi lập đơn đặt hàng (hợp đồng) có khác so với tiền trên hóa đơn không? Nếu có thì xử lý thế nào Khi nhập khẩu hàng thuế nhập khẩu, thuế GTGT, chi phí mua hàng…dùng tỷ giá nào, các chứng từ này có về cùng với Invoice không? Nếu không thì xử lý thế nào, chừng nào xử lý. Khi nào hạch toán những khoản thuế này. Thuế GTGT hàng nhập khẩu lên bảng kê khi nào? 1 hóa đơn mua hàng có trường hợp 1 phần có thuế, 1 phần không thuế không? Mô trả quy trình, hạch toán mua hàng nội bộ. Có theo dõi hạn mức tạm ứng, số dự tạm ứng cho từng nhân viên? Khi hoàn ứng thừa, thiếu tiền có thanh toán ngay không. Mô trả quy trình luân chuyển chứng từ từ lúc tạm ứng đến giải chi hoàn ứng. Khi tạm ứng mua vật tư về, kế toán theo dõi công nợ cho đối tường nào Nhân viên tạm ứng Nhà cung cấp Cả 2 Làm sao để đối chiếu số liệu giữa hoàn ứng, và các phiếu nhập… Danh sách báo cáo, phiếu in của phân hệ phải trả Có trường hợp mua của NCC này mà theo dõi công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp khác Số lượng chứng từ/tháng (tính trung bình)? Khó khăn của hệ thống hiện tại Yêu cầu cho hệ thống tương lai KẾ TOÁN PHẢI THU Các loại bán hàng và hạch toán chi tiết cho từng loại Bán trong nước Bán xuất khẩu Bán đại lý Bán nhà phân phối Bán cửa hàng Bán sỉ Bán lẻ … Các tiêu thức để phân loại khách hàng Cách đặt mã khách hàng, mã vùng, mã khu vực…Quy trình cấp phát mã khách hàng khi có phát sinh mới ở đơn vị, chi nhánh… Có mấy loại chứng từ phải thu Hóa đơn bán hàng Chứng từ giảm nợ Chứng từ trả trước …… Khi nào ghi nhận khoản tăng giảm khoản công nợ phải thu. Có trường hợp hóa đơn phát cho khách hàng A lại theo dõi công nợ khách hàng B không? xử lý như thế nào khi thu tiền. Trường hợp khách hàng trả số tiền lớn hơn số tiền trên hóa đơn bán hàng thì giải quyết như thế nào? Có theo dõi, quản lý hạn mức tín dụng không, hạn mức tính trên từng khách hàng hay từng hóa đơn. Hạn mức dựa trên từng đơn vị (chi nhánh) hay cả công ty. Nếu vượt hạn mức có bán hàng cho khách hàng? Có theo dõi tuổi nợ, thời hạn thanh toán không? Theo từng cho từng hóa đơn hay toàn bộ. Khi quá hạn thanh toán khách hàng có bị phạt không? Cách tính phí như thế nào? Mô tả quan hệ giữa kế toán theo dõi các khoản phải thu và bộ phận, nhân viên bán hàng. Mỗi tháng có bao nhiêu hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng do phòng nào phát hành, hiện có dùng hóa đơn đặc thù không? Số mặt hàng tối đa trên 1 hóa đơn bán hàng? Hiện hàng bán của đơn vị có mấy loại thuế suất, trên 1 hóa đơn có bao nhiêu thuế suất thuế GTGT Khi bán hàng, phòng kinh doanh chuyển những chứng từ gì cho phòng kế toán? Phiếu xuất kho bán hàng có điền giá vốn? Khi phát hành hóa đơn có xuất hiện thêm chi phí bán hàng liên quan? xử lý các chi phí này thế nào. Khi giảm giá cho khách hàng, số tiền giảm trừ thẳng trên đơn giá bán hay 1 dòng tổng ở cuối hóa đơn. Khi khách hành thanh toán tiền hàng, đơn vị có chi tiết cho hóa đơn nào không? Nếu không thì xử lý thế nào? Khi phát sinh khoản trả trước, khoản giảm trừ nợ thì có cấn trừ vào hóa đơn bán hàng không? Cách thức cấn trừ Có lập hóa đơn bằng ngoại tệ không? Loại tỷ giá nào được áp dụng bán hàng cũng như khi thanh toán. Chênh lệch tỷ giá được ghi nhận thế nào? Có trường hợp 1 đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp không? Cách cấn trừ công nợ thế nào? Khi nào làm cấn trừ. Mô trả hạch toán trường hợp chiết khấu, giảm giá, khuyến mãi, hàng trả lại…Nếu hàng trả lại mà không có hóa đơn thì ghi nhận thế nào? Mô tả các quy trình bán hàng: Bán hàng nội bộ Bán hàng chi nhánh Bán hàng cho nhà phân phối Bán hàng cho đại lý Bán hàng cho cửa hàng Bán hàng công trình Hệ thống báo cáo phiếu in của phân hệ phải thu. Cách hạch toán chi phí vận chuyển Các khó khăn của hệ thống hiện tại Những yêu cầu tương lai Hiện tại phải dò phiếu xuất kho với hóa đơn Phiếu biên nhận giao hàng không liên quan kho => cần có giải pháp xử lý liên thông & chính xác : bán hàng -> phiếu xuất -> hóa đơn KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Đơn vị có sử dụng phần mềm quản lý TSCĐ chưa? Nêu các trường hợp mua sắm TSCĐ Danh mục TSCĐ hiện có, các phân loại TSCĐ theo tiêu thức nào Mô tả quy trình từ lúc lập yêu cầu mua sắm TSCĐ -> mua TSCĐ -> sử dụng -> tính khấu hao -> nâng cấp (giảm giá) -> thanh lý Có luân chuyển TSCĐ giữa các đơn vị không? Nếu có thì việc ghi nhận nguyên, giá trị còn lại, hao mòn luỹ kế được ghi nhận như thế nào. Có luân chuyển TSCĐ giữa các bộ phận trong 1 đơn vị không? Việc ghi nhận hạch toán như thế nào? Có trường hợp tách gộp tài sản cố định không? Nếu có thì việc ghi nhận khấu hao, nguyên giá, giá trị còn lại ra sao? Có báo cáo TSCĐ toàn đơn vị không? Có trường hợp nhiều TSCĐ giống nhau đặt cùng 1 mã không? Nếu có thì cách tính khấu hao, khi tăng giảm thanh lý 1 trong số TSCĐ đó như thế nào? Khi mua TSCĐ nếu có phụ tùng kèm theo thì quản lý, sử dụng, tính khấu hao như thế nào? Đơn vị có quản lý Ngân sách mua TSCĐ Bảo hiểm Bảo trì sửa chữa(nhỏ, lớn) Nguồn vốn hình thành TSCĐ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ, đơn vị có hay thay đổi phương pháp tính không? tại sao. Đơn vị hay có tính khấu hao bất thường không? Trường hợp đơn vị mua TSCĐ về sử dụng nhưng chưa dùng ngay mà thời gian sau mới tính khấu hao thì căn cứ để tính khấu hao là ngày nào? (ngày mua hay sử dụng) Trường hợp khấu hao còn lại ít - ví dụ khấu hao hàng kỳ là 10, giá trị còn lại là 11 thì 1 khấu hao cho kỳ nào? Khi nâng cấp (giảm)giá trị 1 TSCĐ thì nguyên giá, thời gian sử dụng, khấu hao trong kỳ xác định như thế nào? Có trường hợp TSCĐ mới mua về thanh lý ngay trong kỳ không? Đơn vị có hay chuyển vật tư, CCDC, hàng hóa về TSCD và ngược lại không? Nêu chi tiết nếu có. Chi phí khấu hao TSCĐ quản lý như thế nào: theo phòng ban, phân xưởng … Đơn vị có thường xuyên xây dựng cơ bản (XDCB) không? Có chia ra công trình, hạn mục để quản lý không? Nêu quy trình từ: Đế án XDCB -> đấu thầu -> tiến hành -> chuyển TSCĐ Cung cấp phiếu in, báo cáo phân hệ TSCĐ Các yêu cầu cho hệ thống tương lai KẾ TOÁN GIÁ THÀNH Kỳ tính giá thành Hiện nay, giữa công ty và các chi nhánh bán hàng giá trị tồn kho hàng hoá có giống nhau không? Đối tượng lập hợp chi phí Tình bày phương pháp tính giá thành hiện tại Tình bày phương pháp phân bổ, kết chuyển chi phí sản xuất: Cách phân bổ chi phí chung, chi phí nhân công Cách phân bổ chi phí NVL không biết cho 1 sản phẩm cụ thể Tình bày phương pháp đánh giá, theo dõi sản phẩm dở dang Giá khi nhập kho thành phẩm sản xuất trong kỳ Các công việc thực hiện vào cuối kỳ khi có chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Thời gian tính được giá thành thực tế? Các báo cáo giá thành Khó khăn hệ thống hiện tại, yêu cầu tương lai Các biểu mẫu/ tài liệu đính kèm STT Tên tài liệu/ biểu mẫu Mô tả chi tiết Người yêu cầu 1 cung cấp tên báo cáo ; mẫu báo cáo cho đội dự án, tần xuất thực hiện của mỗi báo cáo 2