# ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ERP — CÔNG TY SƠN BT CHEM

## Dựa trên kết quả khảo sát 6 phân hệ nghiệp vụ

> **Ngày lập:** 13/06/2026
> **Mục đích:** Đề xuất hệ thống ERP đáp ứng các yêu cầu, khó khăn và mong muốn của các bộ phận qua khảo sát questionnaire

---

## 1. TỔNG QUAN

### 1.1 Hiện trạng

| Yếu tố | Mô tả |
|---|---|
| **Phần mềm đang dùng** | FAST Accounting (kế toán), Excel (kho, SX, bán hàng, mua hàng), Zalo/Phone/Email (bán hàng) |
| **Quy mô** | SME ~30-50 nhân sự, 3 xưởng SX |
| **Loại SP** | Sơn UV, sơn NC, sơn gốc nước, dung môi, hóa chất |
| **Mô hình SX** | MTO (theo đơn) + MTS (tồn kho) |
| **Kênh bán** | B2B qua Phone/Zalo/Email |
| **ISO** | Chưa có, hướng tới ISO 9001 |

### 1.2 Vấn đề cốt lõi

| # | Vấn đề | Ảnh hưởng |
|---|---|---|
| 1 | **Không có hệ thống tích hợp** — 5 bộ phận dùng 5 cách khác nhau | Sai lệch dữ liệu, mất thời gian đối chiếu |
| 2 | **BOM/Formula chưa vào hệ thống** — R&D quản lý riêng bằng Excel | SX không biết định mức chính xác, phụ thuộc người cũ |
| 3 | **Chiết tính giá thủ công** — PKD tự tính, không có bảng giá chuẩn | Giá không nhất quán, mất thời gian |
| 4 | **Quản lý lô/hạn dùng thủ công** — Ghi sổ giấy, Excel | Truy xuất chậm, dễ sai |
| 5 | **Hẹn giao hàng không chính thức** — Miệng/Zalo | KH không biết chính xác ngày nhận |
| 6 | **QC không có hệ thống** — Giấy tờ, Zalo | Mất vết khiếu nại, không có COA tự động |
| 7 | **Không có hạn mức tín dụng KH** — Bán chịu tràn lan | Công nợ khó đòi |
| 8 | **PO thủ công** — Excel/giấy, không có quy trình duyệt rõ | Mua hàng chậm, kiểm soát kém |
| 9 | **Không có KHSX chính thức** — Báo xưởng chiều, sáng mới biết NVL | Lãng phí thời gian chờ đợi |
| 10 | **Kiểm kê thủ công** — Cuối tháng, tồn kho lệch 2-5% | Số liệu không chính xác |

---

## 2. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

### 2.1 Nền tảng đề xuất: **Microsoft Dynamics 365 Business Central**
*(Phù hợp SME, có sẵn module FIN/MFG/INV/OM/PO, cloud, tích hợp Office 365)*

### 2.2 Chi tiết giải pháp theo từng phân hệ

---

### A. KHO (INV) — TỒN KHO & QUẢN LÝ VẬT TƯ

**Yêu cầu từ khảo sát:**
- Quản lý lô và hạn dùng
- Xuất theo FIFO
- Cảnh báo tồn tối thiểu/tối đa
- Báo cáo nhập-xuất-tồn cuối ngày
- Kiểm kê luân chuyển (cycle counting)
- Quét mã vạch
- Mã vật tư thống nhất toàn công ty
- In CO/CQ kèm phiếu xuất

**Đề xuất:**
| Tính năng | Mô tả | Ghi chú |
|---|---|---|
| Item Tracking (Lot/Batch) | Theo dõi lô cho cả NVL & TP | Có sẵn trong BC |
| FIFO Costing | Áp dụng FIFO tự động | Cấu hình kho |
| Reorder Point | Cảnh báo tồn tối thiểu, đề xuất mua | Có sẵn |
| Cycle Counting | Kiểm kê luân chuyển theo nhóm SP | Custom nhẹ |
| Barcode Scanning | Nhập/xuất/kiểm kê bằng scan | Cần thêm thiết bị |
| Unified Item Master | 1 bộ mã duy nhất cho toàn công ty | Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào |
| CO/CQ Inline | In CO/CQ từ QC gắn với lô TP | Cần custom |

---

### B. SẢN XUẤT (MFG) — BOM, LỆNH SX, ROUTING

**Yêu cầu từ khảo sát:**
- Quản lý BOM/Formula (nhiều phiên bản, phase-in/phase-out)
- Lệnh SX điện tử
- Quản lý lô (Batch No.) từ SX → QC → Nhập kho
- Routing (quy trình công nghệ)
- Work Center (máy móc, thiết bị)
- Theo dõi tiến độ SX
- Chia sẻ thông tin QC với các bộ phận
- Xử lý hao hụt, phế phẩm
- Kế hoạch SX (MPS) + MRP

**Đề xuất:**
| Tính năng | Mô tả | Ghi chú |
|---|---|---|
| BOM/Formula Management | Công thức pha chế, nhiều phiên bản, có hiệu lực theo ngày | Cốt lõi |
| Production Orders | Lệnh SX tự động sinh Batch No. | Tích hợp với BOM |
| Routing & Work Centers | Quy trình từng bước, gán máy móc | Có sẵn |
| MPS + MRP | Hoạch định SX & nhu cầu NVL | Custom theo quy mô |
| Shop Floor Control | Theo dõi trạng thái lệnh SX real-time | Custom |
| Scrap/Defect Mgmt | Ghi nhận hao hụt, phế phẩm từng lô | Có sẮn |
| QC Hold/Release | Giữ lô khi QC chưa duyệt, release tự động sau duyệt | Custom |

---

### C. BÁN HÀNG (OM) — ĐƠN HÀNG, GIÁ, CÔNG NỢ

**Yêu cầu từ khảo sát:**
- Chiết tính giá tự động (giá thành + lợi nhuận)
- Bảng giá chuẩn theo nhóm KH
- Workflow duyệt giá/chiết khấu
- Hạn mức tín dụng KH
- SLA thời gian xử lý đơn hàng
- Phân loại đơn (Mới/Lặp/Khẩn)
- Hẹn giao hàng chính thức (Promised Ship Date)
- Cảnh báo công nợ quá hạn
- Quản lý chi phí vận chuyển
- Dashboard doanh số

**Đề xuất:**
| Tính năng | Mô tả | Ghi chú |
|---|---|---|
| Sales Price Engine | Tự động tính giá dựa trên bảng giá + CK | Có sẴn |
| Customer Groups & Pricing | Bảng giá riêng theo KH-VIP/TX/TH/MN | Cấu hình |
| Approval Workflow | Duyệt CK: PKD → QLKD → BGĐ theo mức | Có sẵn (Power Automate) |
| Credit Limit Mgmt | Gán hạn mức, chặn tự động khi vượt | Có sẵn |
| Promised Ship Date | Ngày giao dự kiến, cảnh báo trễ | Custom |
| Order Types | Phân loại ĐH (Mới/Lặp/Khẩn/Điều chỉnh) | Custom |
| Aging Report | Báo cáo tuổi nợ tự động | Có sẴn |
| Sales Dashboard | Doanh thu, công nợ, ĐH tồn real-time | Power BI |

---

### D. MUA HÀNG (PO) — NHÀ CUNG CẤP, PO, NHẬP KHẨU

**Yêu cầu từ khảo sát:**
- PO điện tử, có quy trình duyệt
- ASL (Approved Supplier List)
- Đánh giá NCC
- Tính nhu cầu mua từ MRP
- Quản lý nhập khẩu (CIF/FOB)
- Xử lý hàng về trước hóa đơn
- Hàng khẩu chưa kịp PO
- PO theo NCC, báo cáo giá mua

**Đề xuất:**
| Tính năng | Mô tả | Ghi chú |
|---|---|---|
| Purchase Requisition → PO | Tự động sinh PO từ yêu cầu mua | Có sẵn |
| Approval Workflow | Duyệt PO theo giá trị | Có sẵn |
| Vendor Mgmt | ASL, lịch sử, đánh giá | Có sẵn |
| MRP Integration | Tính nhu cầu NVL, đề xuất PO | Custom |
| Drop Shipment | Hàng về thẳng NCC → kho | Có sẵn |
| Goods Receipt Before Invoice | Nhập kho trước khi có hóa đơn | Có sẵn |
| Landed Cost | Quản lý chi phí nhập khẩu | Custom |

---

### E. TÀI CHÍNH (FIN) — KẾ TOÁN TỔNG HỢP

**Yêu cầu từ khảo sát:**
- Tích hợp/thay thế FAST
- Hạch toán riêng từng phân xưởng
- Tự động đối chiếu NH
- Quản lý TSCĐ
- Giá thành real-time
- Công nợ phải thu/phải trả
- Báo cáo tài chính tự động
- Dashboard cho BGĐ
- Quản lý ngân sách

**Đề xuất:**
| Tính năng | Mô tả | Ghi chú |
|---|---|---|
| General Ledger | Kế toán tổng hợp theo TT200 | Có sẵn |
| Cost Center | Hạch toán chi phí riêng từng xưởng | Cấu hình |
| Bank Reconciliation | Đối chiếu NH tự động | Có sẵn |
| Fixed Assets | Quản lý TSCĐ, khấu hao | Có sẵn |
| Costing Engine | Tính giá thành real-time dựa trên BOM + Routing | Cốt lõi của BC |
| AR/AP Management | Công nợ, aging, dự báo dòng tiền | Có sẵn |
| Budgeting | Lập ngân sách, so sánh thực tế | Có sẵn |
| Financial Reports | Bảng CĐKT, KQKD, LCTT tự động | Có sẵn |
| Executive Dashboard | Power BI cho BGĐ | Power BI |

---

### F. CHẤT LƯỢNG (QM) — QC, COA, KHIẾU NẠI

**Yêu cầu từ khảo sát:**
- Quản lý chỉ tiêu CL theo mã SP & công đoạn
- QC1 (NVL đầu vào) + QC2 (TP trước xuất)
- Ghi nhận kết quả kiểm tra từng lô
- COA tự động
- Quản lý sản phẩm KPH (4 bước)
- Hold/Release lô
- Truy xuất nguồn gốc SP
- Theo dõi độ ổn định SP (test 6-12-18 tháng)
- Quản lý mẫu

**Đề xuất:**
| Tính năng | Mô tả | Ghi chú |
|---|---|---|
| Quality Inspection | QC1: kiểm tra NVL nhập / QC2: kiểm tra TP | Custom dựa trên Item Tracking |
| Inspection Plan | Bộ chỉ tiêu theo mã SP, theo công đoạn | Custom |
| Nonconformance Mgmt | Ghi nhận và xử lý KPH 4 bước | Custom |
| COA Auto-Generation | In COA từ kết quả kiểm tra | Custom |
| Hold/Release | Giữ lô tự động đến khi QC duyệt | Custom |
| Traceability | Truy xuất lô → NVL → NCC → ĐH | Có sẵn qua Item Tracking |
| Stability Tracking | Theo dõi test định kỳ 6-12-18 tháng | Custom |
| Sample Mgmt | Quản lý mẫu lưu, mẫu đối chứng | Custom |

---

## 3. LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI (6 PHA)

`
PHA 1: Chuẩn bị & Khảo sát chi tiết (4 tuần)
├── Khảo sát bổ sung, thu thập biểu mẫu
├── Chuẩn hóa danh mục (mã SP, NVL, KH, NCC)
├── Xác định Gap chi tiết
└── Thiết kế solution

PHA 2: Cấu hình & Custom (8 tuần)
├── Cấu hình module lõi: FIN, INV, PO
├── Custom: MFG (BOM, Routing, Production Order)
├── Custom: OM (Price Engine, Approval)
├── Custom: QM (QC, COA, KPH)
└── Tích hợp: Power BI Dashboard

PHA 3: Test (4 tuần)
├── Test đơn vị từng module
├── Test tích hợp (OM→INV→MFG→FIN)
├── Test end-to-end (ĐH→SX→QC→Xuất→HĐ)
└── UAT với người dùng thật

PHA 4: Chuyển đổi dữ liệu (2 tuần)
├── Export từ FAST, Excel
├── Làm sạch & chuẩn hóa
├── Import lên BC
└── Đối chiếu số liệu

PHA 5: Go-live (1 tuần)
├── Chạy song song (ERP + cũ)
├── Xử lý sự cố
├── Cut-off
└── Go-live chính thức

PHA 6: Hỗ trợ sau go-live (4 tuần)
├── Hypercare
├── Đào tạo bổ sung
├── Fine-tune
└── Bàn giao
`

---

## 4. LỢI ÍCH DỰ KIẾN

| Lĩnh vực | Lợi ích | Đo lường |
|---|---|---|
| **Kho** | Giảm sai lệch tồn kho từ 5% → <1% | Kiểm kê đối chiếu |
| **Sản xuất** | Giảm 50% thời gian chờ NVL (MRP tự động) | Thời gian từ ĐH → SX |
| **Bán hàng** | Chiết tính giá tự động, giảm 80% thời gian báo giá | Số phút/đơn hàng |
| **QC** | COA tự động, truy xuất lô trong 1 phút | Thời gian truy xuất |
| **Tài chính** | Kết thúc kỳ kế toán trong 3 ngày (hiện tại 7-10 ngày) | Ngày đóng kỳ |
| **Tổng thể** | 1 hệ thống duy nhất, không đối chiếu giữa các bộ phận | Thời gian đối chiếu |

---

## 5. RỦI RO & GIẢI PHÁP

| Rủi ro | Giải pháp |
|---|---|
| Thiếu buy-in từ BGĐ | Minh bạch ROI, lộ trình rõ ràng |
| Người dùng không chịu thay đổi | Đào tạo sát, có Key User từng bộ phận |
| Dữ liệu cũ không sạch | Làm sạch trước khi import, có đối chiếu |
| Custom quá nhiều → khó nâng cấp | Ưu tiên cấu hình hơn custom, chỉ custom thực sự cần |
| Thiếu nhân sự IT | Thuê ngoài tư vấn triển khai (FPT, KPMG, ...) |

---

*Đề xuất dựa trên kết quả khảo sát từ 6 file questionnaire: FIN, INV, MFG, OM, PO, QM — thư mục ERP\\temp*