# YÊU CẦU CHUẨN BỊ TÀI LIỆU & CÔNG VIỆC TRƯỚC KICK-OFF

> Dự án triển khai ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central tại BTChem (BT Chem / PT Chem)
> Tài liệu tổng hợp yêu cầu từ Microsoft & FPT — cần chuẩn bị trước các buổi khảo sát thực tế (dự kiến sau Kick-off ~1 tuần)

---

## 1. 📋 DANH SÁCH NHÂN SỰ DỰ ÁN

> Thời hạn: **Gửi trong hôm nay hoặc ngày mai** (trước Kick-off)

Phía công ty cần xác nhận và gửi danh sách nhân sự bao gồm:

### 1.1. Ban Giám đốc / Ban lãnh đạo dự án
- Giám đốc/Ban Giám đốc
- Người đại diện phê duyệt chiến lược

### 1.2. Ban Quản lý dự án (PMO)
- Giám đốc dự án (Project Director)
- Quản lý dự án (Project Manager)
- Trợ lý/PMO support

### 1.3. Người dùng chính (Key Users) theo phòng ban

| Phòng ban | Key Users (số lượng đề xuất) |
|---|---|
| Phòng Kế toán | 2–3 người |
| Phòng Kinh doanh | 2–3 người |
| Phòng Mua hàng / Vật tư | 2 người |
| Phòng Kho (Thành phẩm + NVL) | 2 người |
| Phòng R&D | 2 người |
| Phòng QC (QC1 + QC2) | 2 người |
| Phòng Kỹ thuật / CSKH | 1–2 người |
| Khối Sản xuất (các xưởng) | 1 người/xưởng |
| Phòng IT | 1 người |
| Phòng Hành chính - Nhân sự | 1 người |

---

## 2. 📄 TÀI LIỆU QUY TRÌNH & THỐNG KÊ HOẠT ĐỘNG

> Dành cho Ban lãnh đạo & Phòng dự án
> Mục đích: Giúp FPT hình dung mô hình hoạt động của doanh nghiệp

### 2.1. Tài liệu bắt buộc

| STT | Tài liệu | Mô tả | Định dạng |
|---|---|---|---|
| 1 | **Sơ đồ tổ chức (Org Chart)** | Cơ cấu tổ chức, phòng ban, chi nhánh, pháp nhân | PDF/Visio |
| 2 | **Quy trình kinh doanh tổng thể (As-is)** | Business process map / SOP tổng quan các luồng chính | PDF/DOCX |
| 3 | **Thống kê khối lượng hoạt động (Sizing)** | Số lượng đơn hàng, hóa đơn, giao dịch bình quân tháng | XLSX |

### 2.2. Chi tiết thống kê khối lượng (Sizing)

Cần tổng hợp số liệu thực tế:

| Chỉ tiêu | Dự kiến gửi FPT |
|---|---|
| Báo giá bán | ___ báo giá/ngày |
| Đơn hàng bán | ___ đơn/ngày |
| Hóa đơn bán | ___ hóa đơn/ngày |
| Phiếu xuất bán hàng | ___ phiếu/ngày |
| Đơn mua hàng (PO) | ___ đơn/ngày |
| Hóa đơn mua | ___ hóa đơn/ngày |
| Lệnh sản xuất | ___ lệnh/ngày |
| Số dòng/chứng từ | ___ dòng (min–max) |
| Số lượng User dự kiến | ___ user |
| Thời gian lưu trữ yêu cầu | ___ năm |
| Mùa vụ cao điểm | Tháng ___ → ___ (tăng ___%) |

---

## 3. 📝 BỘ CÂU HỎI KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ

> FPT sẽ gửi file bộ câu hỏi khảo sát chi tiết cho từng phòng ban

### 3.1. Cách thức thực hiện

| Bước | Nội dung | Thời gian |
|---|---|---|
| 1 | FPT gửi file khảo sát (Excel) cho từng phòng ban | Trước Kick-off |
| 2 | Các phòng ban điền thông tin, trả lời câu hỏi | Trong vòng 3–5 ngày |
| 3 | Câu nào rõ → ghi trực tiếp vào file | |
| 4 | Câu nào chưa rõ → để lại, trao đổi trong buổi họp trực tiếp | Buổi khảo sát thực tế |

### 3.2. Các phân hệ khảo sát

| Phân hệ | Phòng ban | Số câu hỏi |
|---|---|---|
| A | Ban lãnh đạo / Quản lý dự án | 23 |
| B | Kế toán (Master data) | 24 |
| C | Kinh doanh | 44 |
| D | Mua hàng & Vật tư | 36 |
| E | Kho thành phẩm | 18 |
| F | Sản xuất (5 xưởng) + R&D | 45 |
| G | QC1 + QC2 | 17 |
| H | Kế toán tài chính | 42 |
| I | IT / Tích hợp hệ thống | 23 |
| J | Dữ liệu migrate | 12 |
| K+L | Phân quyền + KPI/BI | 12 |
| M+N | Tình huống đặc biệt + Cutover | 13 |
| **Tổng** | **14 phân hệ** | **306 câu** |

---

## 4. 📁 TÀI LIỆU NGHIỆP VỤ HIỆN CÓ

> Nếu công ty đã có sẵn tài liệu liên quan, cần gom lại và upload lên thư mục dự án chung

### 4.1. Các loại tài liệu cần thu thập

| Loại | Ví dụ |
|---|---|
| PDF | Quy trình, sơ đồ, báo cáo mẫu |
| Excel | Bảng giá, danh mục, thống kê |
| Word | Mô tả quy trình, SOP, hướng dẫn |
| Web/URL | Tài liệu trên Base, hệ thống hiện tại |

### 4.2. Cấu trúc thư mục chung đề xuất

```
Thư mục dự án (Microsoft Teams / SharePoint)
├── 00_Quản trị dự án
│   ├── Hợp đồng
│   ├── Biên bản họp
│   └── Kế hoạch dự án
├── 01_Tài liệu chuẩn bị
│   ├── Quy trình hiện tại (As-is)
│   ├── Danh mục dữ liệu (Master data)
│   └── Báo cáo mẫu
├── 02_Khảo sát
│   ├── Bộ câu hỏi khảo sát (theo phòng ban)
│   ├── Trả lời khảo sát
│   └── Tài liệu tham khảo
├── 03_Thiết kế
├── 04_Xây dựng
├── 05_Kiểm thử
└── 06_Đào tạo & Chuyển giao
```

---

## 5. 💻 CÔNG VIỆC KỸ THUẬT & GIẤY PHÉP

### 5.1. Tạo lập cấu trúc thư mục dùng chung
- **Nền tảng:** Microsoft Teams / SharePoint (do phía công ty tạo lập)
- **Quyền truy cập:** Cả hai bên (BTChem + FPT)
- **Thời gian:** Trước buổi Kick-off

### 5.2. Chuẩn bị License D365 Business Central

| Hạng mục | Chi tiết |
|---|---|
| Số lượng license | ___ user (tùy theo sizing) |
| Loại license | Essential / Premium |
| Thời hạn thanh toán | **3 ngày sau khi ký hợp đồng** |
| Mục đích | FPT setup môi trường dự án |

---

## 6. ✅ CHECKLIST TỔNG THỂ

| # | Công việc | Người chịu trách nhiệm | Deadline | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Gửi danh sách nhân sự dự án | BTChem | Hôm nay/ngày mai | ⬜ |
| 2 | Chuẩn bị sơ đồ tổ chức & quy trình tổng thể | BTChem | Trước Kick-off | ⬜ |
| 3 | Thống kê khối lượng hoạt động (Sizing) | BTChem | Trước Kick-off | ⬜ |
| 4 | Nhận bộ câu hỏi khảo sát từ FPT | FPT | Trước Kick-off | ⬜ |
| 5 | Phân bổ câu hỏi khảo sát cho các phòng ban | BTChem | Sau khi nhận | ⬜ |
| 6 | Gom tài liệu nghiệp vụ hiện có (PDF/Excel/Word) | BTChem | Trước khảo sát | ⬜ |
| 7 | Tạo thư mục dùng chung (Teams/SharePoint) | BTChem | Trước Kick-off | ⬜ |
| 8 | Thanh toán & cung cấp license D365 | BTChem | 3 ngày sau ký HĐ | ⬜ |
| 9 | FPT setup môi trường dự án | FPT | Sau khi có license | ⬜ |

---

*Tài liệu tổng hợp dựa trên yêu cầu từ Microsoft & FPT, phục vụ buổi họp trao đổi kế hoạch triển khai dự án ERP ngày 09/07/2026.*