=== PHÒNG BAN: PhongVatTu === --- FILE: Báo cáo - KPI - BI.xlsx --- [L. Báo cáo - KPI - BI] (6 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời của phòng vật tư (Mua hàng) | Ghi chú R2: 1 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Danh sách báo cáo bắt buộc cho từng phòng ban là gì? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | PKD: doanh số, công nợ, đơn hàng. Kho: tồn kho, nhập-xuất-tồn. SX: KHSX, tiến độ, giá thành. QC: KQ kiểm tra, KPH. Kế toán: BCTC, BC thuế, BC quản trị. | - Báo cáo tình hình sử dụng nguyên liệu (tồn kho, xuất): Theo mã, theo nhóm, loại, theo BOM. - Báo cáo tình hình mua hàng - Báo cáo giá: Theo mã hàng, theo nhóm hàng, Giá sử dụng, giá báo, giá mua theo ngày, tuần, tháng, năm, quý… - Báo cáo kế hoạch sản xuất: BOM | R3: 2 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Báo cáo nào cần từ dữ liệu real-time, báo cáo nào chấp nhận chạy cuối ngày? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | TB | Real-time: tồn kho, tiến độ SX, công nợ KH. Cuối ngày: BCTC, BC thuế, BC SX. | Báo cáo tình hình sử dụng và báo cáo kế hoạch SX chạy Realtime, các báo cáo khác chạy cuối ngày | R4: 3 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Có yêu cầu xuất Excel/PDF tự động không? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | TB | Có. Cần xuất Excel/PDF tự động cho BC định kỳ (BC tháng, BC quý). | Có | R5: 4 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Có cần dashboard quản trị theo vai trò không? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | Có. Dashboard cho BGĐ: doanh số, tồn kho, công nợ, SX. Dashboard cho PKD: đơn hàng, giao hàng. Dashboard cho Kế toán: dòng tiền, AR/AP. | Có | R6: 5 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | KPI nào cần theo dõi định kỳ? • tồn kho • vòng quay kho • OTIF • lead time mua hàng • giá thành • tiêu hao thực tế • tỷ lệ lỗi • dòng tiền • doanh số • tuổi nợ | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | Tồn kho (giá trị, số lượng), vòng quay kho, OTIF, lead time mua hàng, giá thành, tiêu hao thực tế vs định mức, tỷ lệ lỗi, dòng tiền, doanh số, tuổi nợ. | | --- FILE: Báo cáo - KPI - BI_v2.xlsx --- [L. Báo cáo - KPI - BI] (6 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời của phòng vật tư (Mua hàng) | Ghi chú R2: 1 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Danh sách báo cáo bắt buộc cho từng phòng ban là gì? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | PKD: doanh số, công nợ, đơn hàng. Kho: tồn kho, nhập-xuất-tồn. SX: KHSX, tiến độ, giá thành. QC: KQ kiểm tra, KPH. Kế toán: BCTC, BC thuế, BC quản trị. | - Báo cáo tình hình sử dụng nguyên liệu (tồn kho, xuất): Theo mã, theo nhóm, loại, theo BOM. - Báo cáo tình hình mua hàng - Báo cáo giá: Theo mã hàng, theo nhóm hàng, Giá sử dụng, giá báo, giá mua theo ngày, tuần, tháng, năm, quý… - Báo cáo kế hoạch sản xuất: BOM | R3: 2 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Báo cáo nào cần từ dữ liệu real-time, báo cáo nào chấp nhận chạy cuối ngày? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | TB | Real-time: tồn kho, tiến độ SX, công nợ KH. Cuối ngày: BCTC, BC thuế, BC SX. | Báo cáo tình hình sử dụng và báo cáo kế hoạch SX chạy Realtime, các báo cáo khác chạy cuối ngày | R4: 3 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Có yêu cầu xuất Excel/PDF tự động không? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | TB | Có. Cần xuất Excel/PDF tự động cho BC định kỳ (BC tháng, BC quý). | Có | R5: 4 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Có cần dashboard quản trị theo vai trò không? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | Có. Dashboard cho BGĐ: doanh số, tồn kho, công nợ, SX. Dashboard cho PKD: đơn hàng, giao hàng. Dashboard cho Kế toán: dòng tiền, AR/AP. | Có | R6: 5 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | KPI nào cần theo dõi định kỳ? • tồn kho • vòng quay kho • OTIF • lead time mua hàng • giá thành • tiêu hao thực tế • tỷ lệ lỗi • dòng tiền • doanh số • tuổi nợ | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | Tồn kho (giá trị, số lượng), vòng quay kho, OTIF, lead time mua hàng, giá thành, tiêu hao thực tế vs định mức, tỷ lệ lỗi, dòng tiền, doanh số, tuổi nợ. | | --- FILE: Chuyển đổi dữ liệu (Data Migration).xlsx --- [J. Chuyển đổi dữ liệu (Data Mig] (13 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời của phòng vật tư (mua hàng) | Ghi chú R2: 1 | Dữ liệu chủ | J1. Dữ liệu chủ | Danh mục nào cần migrate vào BC ở giai đoạn đầu? • khách hàng • nhà cung cấp • tài sản cố định • vật tư/hàng hóa • CCDC • tài khoản kế toán • dimensions • BOM • routing • opening balances | Xác định danh mục cần migrate & nguồn dữ liệu | Cao | KH, NCC, TSCĐ, vật tư/hàng hóa, CCDC, tài khoản kế toán, dimensions, BOM, routing, số dư đầu kỳ (tồn kho, AR, AP, tiền, TS). | Phòng vật tư gồm các danh mục: Đơn hàng, Dũ liệu Nhập xuất, hàng hóa vật tư (nguyên liệu, công cụ dụng cụ), NCC, tồn kho (giá và số lượng theo lot), đơn vị tính, nhóm hàng hóa, loại vật tư, nhóm đơn vị tính, quy đổi đơn vị tính, danh mục lô. | R3: 2 | Dữ liệu chủ | J1. Dữ liệu chủ | Dữ liệu hiện đang lưu ở đâu (Excel, phần mềm cũ, nhiều nguồn)? | Xác định danh mục cần migrate & nguồn dữ liệu | Cao | FAST (KH, NCC, vật tư, TK kế toán, số dư). Excel (BOM, bảng giá). Base (quy trình, phê duyệt). | Excel (đơn hàng thủ công, đề nghi nhập, đề nghị thanh toán) FAST: các danh mục còn lại. | R4: 3 | Dữ liệu chủ | J1. Dữ liệu chủ | Ai chịu trách nhiệm chuẩn hóa và xác nhận dữ liệu? | Data ownership | Cao | PKD: dữ liệu KH. PVT: dữ liệu NCC. Kỹ thuật: BOM/công thức. Kế toán: dữ liệu TC. Kho: tồn kho. | PVT xử lý Các dữ liệu ở mục 1 | R5: 4 | Dữ liệu chủ | J1. Dữ liệu chủ | Quy tắc làm sạch dữ liệu trước migrate là gì? | Xác định danh mục cần migrate & nguồn dữ liệu | Cao | Chuẩn hóa mã hàng, loại bỏ trùng lặp, chuẩn hóa tên KH/NCC, đảm bảo đầy đủ MST, địa chỉ. | Chuẩn hóa mã hàng, mã nhập xuất, danh mục...loại bỏ trùng lặp, chuẩn hóa mã/tên NCC, đảm bảo đầy đủ thông tin và thống nhất cấu trúc + độ dài chuỗi. | R6: 5 | Dữ liệu chủ | J1. Dữ liệu chủ | Có cần mapping mã cũ – mã mới không? | Xác định danh mục cần migrate & nguồn dữ liệu | Cao | Có. Cần mapping mã cũ (FAST) → mã mới (BC). File mapping cho từng danh mục. | Có. Cần mapping mã cũ (FAST) → mã mới (BC). File mapping cho từng danh mục. | R7: 6 | Số dư đầu kỳ | J2. Số dư đầu kỳ | Số dư đầu kỳ cần migrate gồm những gì? • tồn kho • AR • AP • tiền • tài sản • CCDC • tài khoản khác • SO/PO dở dang | Xác định opening balance & lịch sử giao dịch | Cao | Tồn kho (số lượng + giá trị theo lot), AR (công nợ KH chi tiết), AP (công nợ NCC), tiền mặt/NH, tài sản, CCDC, các TK khác. | | R8: 7 | Số dư đầu kỳ | J2. Số dư đầu kỳ | Ngày chốt số dư đầu kỳ dự kiến là ngày nào? | Xác định opening balance & lịch sử giao dịch | Cao | Ngày chốt: cuối tháng trước go-live. VD: go-live đầu tháng → chốt cuối tháng trước. | | R9: 8 | Số dư đầu kỳ | J2. Số dư đầu kỳ | Có cần migrate transaction history không, hay chỉ opening balance? | Xác định opening balance & lịch sử giao dịch | Cao | Opening balance cho giao dịch. Lịch sử transaction: cần migrate 2-3 năm (2024-2026) cho mục đích đối chiếu và báo cáo. | | R10: 9 | Số dư đầu kỳ | J2. Số dư đầu kỳ | Nếu có lịch sử giao dịch, cần bao nhiêu năm? | Xác định opening balance & lịch sử giao dịch | TB | 2-3 năm cho dữ liệu chi tiết. Có thể lưu dữ liệu cũ trên FAST để tra cứu. | | R11: 10 | Kiểm soát migrate | J3. Kiểm soát migrate | Sẽ có bao nhiêu lần mock migration trước go-live? | Xác định mock migration & nghiệm thu | TB | Ít nhất 2 lần mock migration trước go-live để đảm bảo dữ liệu chính xác. | | R12: 11 | Kiểm soát migrate | J3. Kiểm soát migrate | Tiêu chí nghiệm thu dữ liệu migrate là gì? | Xác định mock migration & nghiệm thu | Cao | Số lượng bản ghi khớp kỳ vọng, số dư tổng thể khớp, không có lỗi nghiêm trọng, user xác nhận dữ liệu đúng. | Không có lỗi, số liệu khớp | R13: 12 | Kiểm soát migrate | J3. Kiểm soát migrate | Ai ký xác nhận dữ liệu sau mỗi lần migrate? | Xác định mock migration & nghiệm thu | Cao | Key user từng bộ phận ký xác nhận dữ liệu của phòng mình: Kế toán trưởng (TC), PKD (KH), PVT (NCC), Kỹ thuật (BOM), Thủ kho (tồn kho). | | --- FILE: Chuyển đổi dữ liệu (Data Migration)_v2.xlsx --- [J. Chuyển đổi dữ liệu (Data Mig] (13 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời của phòng vật tư (mua hàng) | Ghi chú R2: 1 | Dữ liệu chủ | J1. Dữ liệu chủ | Danh mục nào cần migrate vào BC ở giai đoạn đầu? • khách hàng • nhà cung cấp • tài sản cố định • vật tư/hàng hóa • CCDC • tài khoản kế toán • dimensions • BOM • routing • opening balances | Xác định danh mục cần migrate & nguồn dữ liệu | Cao | KH, NCC, TSCĐ, vật tư/hàng hóa, CCDC, tài khoản kế toán, dimensions, BOM, routing, số dư đầu kỳ (tồn kho, AR, AP, tiền, TS). | Phòng vật tư gồm các danh mục: Đơn hàng, Dũ liệu Nhập xuất, hàng hóa vật tư (nguyên liệu, công cụ dụng cụ), NCC, tồn kho (giá và số lượng theo lot), đơn vị tính, nhóm hàng hóa, loại vật tư, nhóm đơn vị tính, quy đổi đơn vị tính, danh mục lô. | R3: 2 | Dữ liệu chủ | J1. Dữ liệu chủ | Dữ liệu hiện đang lưu ở đâu (Excel, phần mềm cũ, nhiều nguồn)? | Xác định danh mục cần migrate & nguồn dữ liệu | Cao | FAST (KH, NCC, vật tư, TK kế toán, số dư). Excel (BOM, bảng giá). Base (quy trình, phê duyệt). | Excel (đơn hàng thủ công, đề nghi nhập, đề nghị thanh toán) FAST: các danh mục còn lại. | R4: 3 | Dữ liệu chủ | J1. Dữ liệu chủ | Ai chịu trách nhiệm chuẩn hóa và xác nhận dữ liệu? | Data ownership | Cao | PKD: dữ liệu KH. PVT: dữ liệu NCC. Kỹ thuật: BOM/công thức. Kế toán: dữ liệu TC. Kho: tồn kho. | PVT xử lý Các dữ liệu ở mục 1 | R5: 4 | Dữ liệu chủ | J1. Dữ liệu chủ | Quy tắc làm sạch dữ liệu trước migrate là gì? | Xác định danh mục cần migrate & nguồn dữ liệu | Cao | Chuẩn hóa mã hàng, loại bỏ trùng lặp, chuẩn hóa tên KH/NCC, đảm bảo đầy đủ MST, địa chỉ. | Chuẩn hóa mã hàng, mã nhập xuất, danh mục...loại bỏ trùng lặp, chuẩn hóa mã/tên NCC, đảm bảo đầy đủ thông tin và thống nhất cấu trúc + độ dài chuỗi. | R6: 5 | Dữ liệu chủ | J1. Dữ liệu chủ | Có cần mapping mã cũ – mã mới không? | Xác định danh mục cần migrate & nguồn dữ liệu | Cao | Có. Cần mapping mã cũ (FAST) → mã mới (BC). File mapping cho từng danh mục. | Có. Cần mapping mã cũ (FAST) → mã mới (BC). File mapping cho từng danh mục. | R7: 6 | Số dư đầu kỳ | J2. Số dư đầu kỳ | Số dư đầu kỳ cần migrate gồm những gì? • tồn kho • AR • AP • tiền • tài sản • CCDC • tài khoản khác • SO/PO dở dang | Xác định opening balance & lịch sử giao dịch | Cao | Tồn kho (số lượng + giá trị theo lot), AR (công nợ KH chi tiết), AP (công nợ NCC), tiền mặt/NH, tài sản, CCDC, các TK khác. | | R8: 7 | Số dư đầu kỳ | J2. Số dư đầu kỳ | Ngày chốt số dư đầu kỳ dự kiến là ngày nào? | Xác định opening balance & lịch sử giao dịch | Cao | Ngày chốt: cuối tháng trước go-live. VD: go-live đầu tháng → chốt cuối tháng trước. | | R9: 8 | Số dư đầu kỳ | J2. Số dư đầu kỳ | Có cần migrate transaction history không, hay chỉ opening balance? | Xác định opening balance & lịch sử giao dịch | Cao | Opening balance cho giao dịch. Lịch sử transaction: cần migrate 2-3 năm (2024-2026) cho mục đích đối chiếu và báo cáo. | | R10: 9 | Số dư đầu kỳ | J2. Số dư đầu kỳ | Nếu có lịch sử giao dịch, cần bao nhiêu năm? | Xác định opening balance & lịch sử giao dịch | TB | 2-3 năm cho dữ liệu chi tiết. Có thể lưu dữ liệu cũ trên FAST để tra cứu. | | R11: 10 | Kiểm soát migrate | J3. Kiểm soát migrate | Sẽ có bao nhiêu lần mock migration trước go-live? | Xác định mock migration & nghiệm thu | TB | Ít nhất 2 lần mock migration trước go-live để đảm bảo dữ liệu chính xác. | | R12: 11 | Kiểm soát migrate | J3. Kiểm soát migrate | Tiêu chí nghiệm thu dữ liệu migrate là gì? | Xác định mock migration & nghiệm thu | Cao | Số lượng bản ghi khớp kỳ vọng, số dư tổng thể khớp, không có lỗi nghiêm trọng, user xác nhận dữ liệu đúng. | Không có lỗi, số liệu khớp | R13: 12 | Kiểm soát migrate | J3. Kiểm soát migrate | Ai ký xác nhận dữ liệu sau mỗi lần migrate? | Xác định mock migration & nghiệm thu | Cao | Key user từng bộ phận ký xác nhận dữ liệu của phòng mình: Kế toán trưởng (TC), PKD (KH), PVT (NCC), Kỹ thuật (BOM), Thủ kho (tồn kho). | | --- FILE: Dữ liệu danh mục (Master Data).xlsx --- [B. Dữ liệu danh mục (Master Dat] (25 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời của Phòng vật tư (mua hàng) | Ghi chú R2: 1 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Công ty đang quản lý các loại mã nào: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công cụ dụng cụ? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Nguyên vật liệu (nhựa, bột màu, dung môi, phụ gia), bán thành phẩm, thành phẩm (sơn các loại), hàng hóa (dung môi mua bán lại), CCDC, bao bì (thùng phuy, can, nhãn), vật tư phụ. | Hiện tại phòng vật tư có dùng 2 loại: - Nguyên vật liệu (21): Các loại vật liệu, hóa chất SX, vải lọc, túi lọc, hóa chất xử lý môi trường, nguyên liệu bán trực tiếp không qua SX.... - CCLĐ (31): văn phòng phẩm, decal, bao bì, thiết bị văn phòng, vật tư máy móc, tài sản... | R3: 2 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Quy tắc đặt mã hàng hiện tại là gì? Có cần tự động sinh mã không? | Number series & quy tắc mã hóa | Cao | Hiện tại mã hàng theo quy tắc thủ công. Cần thiết kế lại number series: tự động sinh mã theo cấu trúc nhóm hàng + số thứ tự (VD: UV-xxxx, NC-xxxx, WB-xxxx). Cần mapping mã cũ→mới. | Hiện tại: Không có sự thống nhất cấu trúc và độ dài chuỗi, cho phép tạo thủ công theo ý từng người. Tương lai (Đề xuất) tự động sinh mã theo cấu trúc nhóm hàng + số thứ tự (ví dụ: NLSX-xxxxx. Cần mapping mã cũ→mới. Thống nhất 1 cấu trúc và cùng độ dài chuỗi cho toàn bộ mã hàng. | Chi tiết trong sheet quy tắc Item R4: 3 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Một mã hàng cần quản lý những thông tin nào? • tên tiếng Việt / tiếng Anh • quy cách • đơn vị tính • nhóm hàng • tính chất hóa chất • tiêu chuẩn chất lượng • trọng lượng / thể tích • hạn dùng • điều kiện bảo quản • mã thay thế • nhà cung cấp ưu tiên | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Cần: tên (Việt + Anh), quy cách, ĐVT, nhóm hàng, tính chất hóa chất (MSDS), tiêu chuẩn chất lượng, hạn dùng, điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm), mã thay thế, NCC ưu tiên, lead time, BOM (cho thành phẩm), tờ khai hóa chất, mã HS. | Tên NL của BTChem, Tên viết tắt, Mã hệ, Mã loại, Mã nhóm, Mã NL của NCC, Tên NL của NCC, Mã NCC, Nhà sản xuất, Thương hiệu, Nơi sản xuất, Mã loại vật tư/nguyên liệu, Mã trạng thái sử dụng NL, Mã NL cũ, Mã nhóm dùng chung công thức, Đơn vị tính giá (SỐ LƯỢNG), Tỉ lệ quy đổi sang trọng lượng kg, Quản lý theo lô, Có tính hạn sử dụng, Hạn sử dụng (Tháng/ngày), Hình thức xử lý cận date, Hình thức xử lý hết Date, Loại hàng hóa có yêu cầu test mẫu trước SX, tính giá hàng xuất cho xưởng SX/PB, THeo dõi tồn kho, Có tính tồn qua đêm, NL có tính giá bình quân gia quyền, Là NL NCC giao hàng, Dài, Rộng, Cao, Trọng lượng không thùng, Trọng lượng có thùng, VAT, Thuế nhập khẩu, Số lượng mua tối thiểu theo quy cách (SL*Quy cách), Có Mã vạch số Lot No/Batch No, Có cảnh báo tồn kho, Số ngày cảnh báo tồn kho (30 ngày), Có cảnh báo Sử dụng, Tỉ lệ cảnh báo Sử dụng, Nguyên liệu xuất bán trực tiếp không qua sản xuất, Có tính bảo hành NCC, Loại NVL có định mức xuất, Định mức xuất, Công thức hóa học, Nhóm phụ lục, Giới hạn khối lượng tồn kho tại 1 thời điểm (Kg), Nhóm danh mục hóa chất, Độc hại/nguy hiểm, Tên khoa học (danh pháp IUPAC), Tên thường gọi khác, Mã CAS, Mã EC, Mã UN, Mã IUPAC, Mã HS, Phân loại theo GHS, Loại hóa chất, Mô tả tính chất đặc tính của hóa chất, Chứng từ đính kèm ..... => Ngoài ra còn có các mã liên quan đến tài khoản kế toán. | Xem chi tiết sheet form mã hàng R5: 4 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có quản lý nhiều đơn vị tính mua – tồn – bán – sản xuất không? Quy đổi như thế nào? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Có. Mua, tồn bằng Kg. Bán có thể bằng Kg hoặc Lít. Sản xuất theo Kg. Cần quản lý tỷ trọng quy đổi giữa các ĐVT theo từng mặt hàng cụ thể. | Có. Mua, tồn bằng Kg. Bán có thể bằng Kg hoặc Lít. Sản xuất theo Kg. Cần quản lý tỷ trọng quy đổi giữa các ĐVT theo từng mặt hàng cụ thể. | R6: 5 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có quản lý theo lô (Lot), serial, hạn dùng, ngày sản xuất không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Có. Quản lý theo lot (lô sản xuất) cho tất cả sản phẩm sơn và NVL chính. Cần theo dõi: ngày SX, hạn dùng, số lot (tự động sinh hoặc nhập tay). | Có. Quản lý theo lot (lô sản xuất) cho tất cả sản phẩm sơn và NVL chính. Cần theo dõi: ngày SX, hạn dùng, số lot (tự động sinh hoặc nhập tay). | R7: 6 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có yêu cầu truy xuất nguồn gốc 2 chiều từ nguyên vật liệu → thành phẩm → khách hàng không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Có, rất quan trọng. Yêu cầu truy xuất 2 chiều: từ lot NVL → lot thành phẩm (sản xuất) → khách hàng (bán ra). Quan trọng cho xử lý KPH, recall, và khiếu nại. | Có, rất quan trọng. Yêu cầu truy xuất 2 chiều: từ lot NVL → lot thành phẩm (sản xuất) → khách hàng (bán ra). Quan trọng cho xử lý KPH, recall, và khiếu nại. | R8: 7 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Một mã hàng có thể được dùng ở nhiều kho/địa điểm với chính sách tồn kho khác nhau không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | TB | Có. Một mã hàng có thể ở nhiều kho (NVL, thành phẩm, trung gian) với chính sách tồn kho và định mức khác nhau. | Có. Một mã hàng có thể ở nhiều kho (NVL, thành phẩm, trung gian) với chính sách tồn kho và định mức khác nhau. | R9: 8 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có quản lý tồn kho an toàn, reorder point, min/max theo từng kho không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | TB | Có nhu cầu. Hiện tại chưa có hệ thống - đang làm thủ công bằng theo dõi Excel. Cần quản lý tồn kho an toàn, reorder point, min/max theo từng kho. | Đã có trên hệ thống cũ nhưng không dùng được do nhiều hạn chế, yêu cầu hệ thống mới phát triển tính năng có thể sử dụng được ngay. | R10: 9 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có cho phép âm kho không? Nếu có thì trong trường hợp nào? | Chính sách kiểm soát âm kho | Cao | Chính sách: Không cho phép âm kho đối với thành phẩm (bắt buộc SX trước khi bán). Có thể chấp nhận âm tạm thời cho NVL trong quy trình backflush SX. Cần kiểm soát chặt. | Có cho phép âm tùy theo trường hợp được quy định. | R11: 10 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có cần phân quyền xem giá vốn / BOM / thông tin kỹ thuật theo vai trò không? | Bảo mật dữ liệu nhạy cảm | Cao | Có. Giá vốn, BOM/công thức SX: chỉ Kỹ thuật & Kế toán xem. Giá bán: PKD xem. Công nợ: Kế toán. Cần phân quyền theo vai trò rõ ràng. | Có - Giá vốn: Phòng mua hàng - yêu cầu Tạo BOM mã hóa (BOM phụ) để các bộ phận khác có thể sử dụng - Công nợ: Phòng mua hàng có thể xem trạng thái thanh toán và số tiền thanh toán của từng NCC trên mỗi đơn hàng ERP. | R12: 11 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Quy trình tạo mới khách hàng hiện tại như thế nào? Ai phê duyệt? | Quy trình & phê duyệt tạo KH | Cao | PKD đề xuất tạo KH mới → trưởng PKD duyệt → Kế toán tạo mã trên FAST. Trên BC: có thể tự động tạo KH từ SO với workflow duyệt. | | R13: 12 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Khách hàng cần lưu những thông tin nào? • MST • địa chỉ giao hàng • địa chỉ xuất hóa đơn • hạn mức tín dụng • nhóm giá • điều khoản thanh toán • tuyến/territory • nhân viên kinh doanh phụ trách • loại khách hàng • phương thức giao hàng | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | Cao | MST, địa chỉ GH, địa chỉ XHĐ, hạn mức tín dụng, nhóm giá, điều khoản TT, nhân viên KD phụ trách, loại KH, phương thức GH, thông tin liên hệ (mua hàng, kế toán, kho). | | R14: 13 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Một khách hàng có nhiều địa chỉ giao hàng/thanh toán không? | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | Cao | Có. Một KH có thể có nhiều địa chỉ giao hàng khác nhau (nhiều nhà máy, xưởng). Cần quản lý địa chỉ giao hàng mặc định và lịch sử. | | R15: 14 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Có phân nhóm khách hàng theo khu vực/ngành/đại lý/kênh bán không? | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | TB | Có. Phân loại KH: VIP, thường xuyên, thời vụ, mới. Phân theo khu vực (miền). Có thể mở rộng theo ngành (gỗ, nội thất, xây dựng). | | R16: 15 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Có chính sách giá/chiết khấu riêng theo khách hàng, nhóm khách hàng, sản phẩm không? | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | Cao | Có. Chính sách giá theo KH, nhóm KH, sản phẩm, số lượng. Có chiết khấu theo đơn hàng và theo kỳ. Cần Sales Price Engine + workflow duyệt CK. | | R17: 16 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Hạn mức tín dụng được xác định và cập nhật như thế nào? | Quản lý hạn mức tín dụng | Cao | Hiện tại chưa có hạn mức tín dụng chính thức trên FAST. PKD gửi list đơn hàng qua Base để PKT rà soát tay. Cần tự động trên BC: credit limit + aging check. | | R18: 17 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Quy trình tạo mới nhà cung cấp như thế nào? Ai phê duyệt? | Quy trình & phê duyệt tạo NCC | Cao | Phòng Vật tư (PVT) đề xuất → trưởng PVT duyệt → Kế toán tạo mã. Trên BC: có thể có workflow duyệt tự động. | Hiện tại: PVT tạo mã => Gửi email thông báo cho kế toán (mã NCC, tên NCC, giấy phép KD, thông tin tài khoản ngân hàng) => Done Đề xuất: PVT tạo mã NCC mới, đính kèm chứng từ của NCC lên ERP => Kế toán nhận được thông báo tự động từ ERP => Kế toán duyệt => Done. | R19: 18 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Nhà cung cấp cần lưu những thông tin nào? • MST • ngân hàng • điều khoản thanh toán • tiền tệ • lead time • nhóm NCC • điều kiện giao hàng • sản phẩm cung cấp • chứng nhận chất lượng | Thiết kế vendor master & đánh giá NCC | Cao | MST, ngân hàng, điều khoản TT, tiền tệ, lead time, nhóm NCC, điều kiện GH, sản phẩm cung cấp, chứng nhận CL, xếp hạng, lịch sử giao hàng, người liên hệ. | Như câu trả lời mẫu, ngoài ra còn các thông tin liên quan đến kế toán. Cho phép đính kèm nhiều chứng từ giấy tờ của mỗi NCC | R20: 19 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Có đánh giá/xếp hạng nhà cung cấp không? Theo KPI nào? | Vendor scorecard/KPI | TB | Có nhu cầu. Cần theo dõi KPI: đúng hạn, chất lượng, giá cả ổn định. Hiện tại chưa có hệ thống - làm thủ công. | Có nhu cầu. Cần theo dõi KPI: đúng hạn, chất lượng, giá cả ổn định. Hiện tại chưa có hệ thống, cần xây dựng mới. | R21: 20 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Một mặt hàng có thể mua từ nhiều nhà cung cấp không? Cách chọn NCC mặc định là gì? | Thiết kế vendor master & đánh giá NCC | Cao | Có. Một mặt hàng có thể mua từ nhiều NCC. NCC mặc định theo tiêu chí: giá thấp nhất, lead time nhanh nhất, chất lượng tốt nhất. Có thể cần RFQ để chọn. | Có. Một mặt hàng có thể mua từ nhiều NCC. NCC mặc định theo tiêu chí: giá thấp nhất, lead time nhanh nhất, chất lượng tốt nhất. Có thể cần RFQ để chọn. | R22: 21 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Hệ thống tài khoản hiện tại có theo VAS không? Có giữ nguyên COA hiện tại hay thiết kế lại? | Thiết kế COA, dimensions & danh mục tài sản | Cao | Hệ thống tài khoản theo VAS trên FAST. Có thể cần mapping lại để tối ưu cho BC. Nên giữ cấu trúc COA hiện tại và bổ sung dimension. | | R23: 22 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Công ty đang quản lý phân tích tài chính theo các chiều nào (phòng ban, sản phẩm, kho, đơn vị, dự án, kênh bán...)? | Thiết kế COA, dimensions & danh mục tài sản | Cao | Phòng ban, nhà máy/xưởng, kho, nhóm sản phẩm, nhóm KH, nhân viên KD, dự án (nếu có). | | R24: 23 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Có cần hạch toán/phân tích theo dimensions trên từng dòng chứng từ không? | Quy tắc dimension bắt buộc | Cao | Có. Cần dimension bắt buộc trên từng dòng chứng từ: phòng ban, kho, nhóm SP. | | R25: 24 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Với tài sản cố định, cần lưu những thông tin nào? • mã tài sản • ngày mua • nguyên giá • bộ phận sử dụng • nơi sử dụng • thời gian khấu hao • phương pháp khấu hao • tài khoản hạch toán | Thiết kế COA, dimensions & danh mục tài sản | TB | Mã TS, ngày mua, nguyên giá, bộ phận SD, nơi SD, thời gian KH, phương pháp KH, tài khoản hạch toán. Bao gồm cả CCDC phân bổ nhiều kỳ. | | [Form mã hàng] (4 dòng) R1: FORM mẫu áp dụng cho nguyên liệu là hóa chất | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | KIÊM SOÁT AN TOÀN HÓA CHẤT (MDS) => Lấy từ MSDS của NCC gửi | | | | | | | | | | | | | | | | R2: Tên NL của BTChem | Tên viết tắt | Mã hệ | Mã loại | Mã nhóm | Mã NL của NCC | Tên NL của NCC | Mã NCC | Nhà sản xuất | Thương hiệu | Nơi sản xuất | Mã loại vật tư/nguyên liệu | Mã trạng thái sử dụng NL | Mã NL cũ | Mã nhóm dùng chung công thức | Đơn vị tính giá (SỐ LƯỢNG) | Tỉ lệ quy đổi sang trọng lượng kg | Quản lý theo lô | Có tính hạn sử dụng | Hạn sử dụng (Tháng/ngày) | Hình thức xử lý cận date | Hình thức xử lý hết Date | Loại hàng hóa có yêu cầu test mẫu trước SX | tính giá hàng xuất cho xưởng SX/PB | THeo dõi tồn kho | Có tính tồn qua đêm | NL có tính giá bình quân gia quyền | Là NL NCC giao hàng | Dài | Rộng | Cao | Trọng lượng không thùng | Trọng lượng có thùng | VAT | Thuế nhập khẩu | Số lượng mua tối thiểu theo quy cách (SL*Quy cách) | Có Mã vạch số Lot No/Batch No | Có cảnh báo tồn kho | Số ngày cảnh báo tồn kho (30 ngày) | Có cảnh báo Sử dụng | Tỉ lệ cảnh báo Sử dụng | Nguyên liệu xuất bán trực tiếp không qua sản xuất | Có tính bảo hành NCC | Loại NVL có định mức xuất | Định mức xuất | Công thức hóa học | Nhóm phụ lục | Giới hạn khối lượng tồn kho tại 1 thời điểm (Kg) | Nhóm danh mục hóa chất | Độc hại/nguy hiểm | Tên khoa học (danh pháp IUPAC) | Tên thường gọi khác | Mã CAS | Mã EC | Mã UN | Mã IUPAC | Mã HS | Phân loại theo GHS | Loại hóa chất | Mô tả tính chất đặc tính của hóa chấ | Chứng từ đính kèm | Tên NL của BTChem, Tên viết tắt, Mã hệ, Mã loại, Mã nhóm, Mã NL của NCC, Tên NL của NCC, Mã NCC, Nhà sản xuất, Thương hiệu, Nơi sản xuất, Mã loại vật tư/nguyên liệu, Mã trạng thái sử dụng NL, Mã NL cũ, Mã nhóm dùng chung công thức, Đơn vị tính giá (SỐ LƯỢNG), Tỉ lệ quy đổi sang trọng lượng kg, Quản lý theo lô, Có tính hạn sử dụng, Hạn sử dụng (Tháng/ngày), Hình thức xử lý cận date, Hình thức xử lý hết Date, Loại hàng hóa có yêu cầu test mẫu trước SX, tính giá hàng xuất cho xưởng SX/PB, THeo dõi tồn kho, Có tính tồn qua đêm, NL có tính giá bình quân gia quyền, Là NL NCC giao hàng, Dài, Rộng, Cao, Trọng lượng không thùng, Trọng lượng có thùng, VAT, Thuế nhập khẩu, Số lượng mua tối thiểu theo quy cách (SL*Quy cách), Có Mã vạch số Lot No/Batch No, Có cảnh báo tồn kho, Số ngày cảnh báo tồn kho (30 ngày), Có cảnh báo Sử dụng, Tỉ lệ cảnh báo Sử dụng, Nguyên liệu xuất bán trực tiếp không qua sản xuất, Có tính bảo hành NCC, Loại NVL có định mức xuất, Định mức xuất, Công thức hóa học, Nhóm phụ lục, Giới hạn khối lượng tồn kho tại 1 thời điểm (Kg), Nhóm danh mục hóa chất, Độc hại/nguy hiểm, Tên khoa học (danh pháp IUPAC), Tên thường gọi khác, Mã CAS, Mã EC, Mã UN, Mã IUPAC, Mã HS, Phân loại theo GHS, Loại hóa chất, Mô tả tính chất đặc tính của hóa chấ, Chứng từ đính kèm R3: Bắt buộc điền, cập nhật theo tên trên hóa đơn VAT. * Chỉ được đổi tên khi sản phẩm chưa xuất SX/bán, Nếu đã có lịch sử xuất => hệ thống khóa không cho phép thay đổi dưới mọi trường hợp. | Điền tên viết tắt cho dễ nhớ, dễ trao đổi nội bộ | Tự điền theo mã quy định | Tự điền theo mã quy định | Tự điền theo mã quy định | Có thể để trống nếu NCC không có hoặc không cung cấp mã | Bắt buộc điền đúng 100% tên của NCC trên hóa đơn/báo giá | Người tạo code điền mã đúng quy định | | | | 1. Nguyên liệu sản xuất 2. Văn phòng phẩm, Decan, tem nhãn.. 3. Bao bì đóng gói 4. Thiết bị vật tư tiêu hao... 5. Tài sản cố định: máy móc phụ vụ SX, thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, tivi, tủ lạnh, máy lạnh….) 6. ....... | Xem Sheet mã (code) | Mã NL cũ bị thay thế hoàn toàn, dùng song song (không bắt buộc) | Không bắt buộc điền: Việc nhóm dùng chung nào sẽ dựa vào yêu cầu từ phòng R&D để cập nhật. | Kg Lít Ml Cái …. | Kg = 1 Lít = ? ml = ? Cái = 1 | 1. Theo lô = > Bắt buộc nhập số lô khi tạo phiếu nhập 0. Không theo lô => Không bắt buộc nhập số lô khi tạo phiếu nhập. | 0. Không xác định thời hạn => Không bắt buộc nhập ngày sản xuất khi tạo phiếu nhập 1. Có xác định hạn sử dụng => Bắt buộc nhập ngày sản xuất khi nhập kho và điền hạn SD | Điền số tháng/ngày, bắt buộc điền nếu SP có tính hạn SD (cột trước =1) | | | 0: Không yêu cầu test mẫu 1: yêu cầu test mẫu 1 lần sau khi nhập theo LOT 2. Yêu cầu test mẫu trước khi nhập (thường áp dụng với màu) 3. Yêu cầu test theo lot định kỳ (thường áp dụng với màu) | 1. Có tính giá 0. Không tính giá | 1: Theo dõi 0: Không theo dõi | 1: Có, mặc định là 1 0: Không tính | 1: Có tính 0: Không tính, Mặc định là 0 | 1: NCC giao đến kho 2: Tự lấy hàng | cm | cm | cm | Kg | Kg | Mặc định 10% | Nếu có, không bắt buộc điền | Không bắt buộc | 0: Không có Mã vạch 1: Có mã vạch/QR 2: Chưa xác định | 1: Có cảnh báo 0: Không cảnh bảo | Để trống nếu cột có cảnh báo là 0 Nếu có cảnh báo: Điền số ngày sử dụng còn lại để hệ thống cảnh báo trong báo cáo. | 1. Có cảnh báo 0. Không báo cáo | Tỉ lệ trung bình SD 7 ngày gần nhất/trung bình 3 tháng gần nhất hoặc sử dụng AI | 1: Cho phép xuất bán trực tiếp 0: Không xuất bán trực tiếp, chỉ xuất nội bộ được | 1: Có tính bảo hành 0: Không tính bảo hành | 0. Không 1. Có Bỏ trống mặc định là không | Điền số lượng theo đơn vị tính giá. => Nếu loại NLV có định mức là 1 thì ô này bắt buộc điền | Khi gõ công thức hóa học thì các chất có trong danh mục tự động chọn đúng danh mục hóa chất/độc hại/tên khoa học.... Dựa trên danh mục hóa chất | 1 - Hóa chất cơ bản (phụ lục I) 2 - Kinh doanh có điều kiện (Phụ lục II) 3 - Kiểm soát đặc biệt (Phụ lục III) 4 - Nhóm bắt buộc xây dựng kế hoạch phòng ngừa sự cố (Phụ lục IV) Ghi chú: 1 NL có thể thuộc từ 2 nhóm trở lên ví dụ: 1,2 ( tức là thuộc nhóm 1 và nhóm 2) (hiển thị trên phần mềm dạng tick ô) | Nếu hóa chất có thuộc danh mục số 4 => Bắt buộc nhập mục này. | | 0: Không 1: Có | | | | | | | | | 1. Đơn chất 2. Hỗn hợp | Láy một số thông tin từ quan trọng từ MSDS hoặc đính kèm MSDS bắt buộc | COA, MSDS, TDS | R4: Cho phép Up file xlsx/csv lên ERP khi tạo mã NL (theo mẫu), hoặc điền thủ công trên cửa sổ ERP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | [Quy tắc item] (5 dòng) R1: Tên quy tắc | Hiện tại | Tương lai (Đề xuất) | Ghi chú | R2: Mã phiếu nhập + xuất kho nguyên liệu | Gõ tay thủ công, mã có thể trùng nhau vẫn được. Quy tắc do người gõ tự quy định lúc tạo phiếu, Không có quy tắc cố định | Ví dụ: PX00120250305099 Trong đó: - PX: viết tắt của phiếu xuất - 001 là mã kho/bộ phận tạo phiếu. - 20250305: Ngày tháng năm tạo phiếu, - 099 là số thứ tự tự động từ 001 - 999 trong ngày => Áp dụng tương tự cho phiếu nhập, đổi PX thành PN (Phiếu nhập) | Mã tự động sinh ra và không cho phép tác động từ con người | R3: Mã hàng hóa/nguyên liệu... | Mã nguyên liệu: NL.000001: Trong đó NL là viết tắt của nguyên liệu, 000001 là số tăng dần đều. Mã VPP: VPP00001, mã Decal (tem nhãn): DEC00001, Mã thiết bị: TB.000001 …. => Không thống nhất cấu trúc và độ dài mã. | Định dạng Ví dụ: 10100000001 hoặc ABC00000001 => Trong đó: - 3 số đầu 101/hoặc ký tự chữ: Là mã phận loại hàng hóa được quy định ở bảng mã phân loại hàng hóa. - 00000001: gồm 8 số: Là số thứ tự tự động tăng dần khi tạo một mã mới | Mã tự động sinh ra và không cho phép tác động từ con người | R4: Mã đơn hàng | Thông thường theo mẫu: 123/05 Trong đó: 123 là số nhảy từ 1-999 bắt đầu từ số 001 theo năm, 05 là tháng tạo PO. Có thể điều chỉnh thủ công bằng tay => Mã đơn hàng trùng nhau rất nhiều. | Ví dụ: PO020250305099 Trong đó: PO: viết tắt của Perchasing Oder, số 0 tiế theo là hàng mua trong nước, số 1 là hàng mua nhập khẩu, 20250305: Ngày tháng năm tạo PO (định dạng năm-tháng-ngày), 099 là số thứ tự tự động từ 001 - 999 trong ngày | Mã tự động sinh ra và không cho phép tác động từ con người | R5: Mã phiếu đề nghị | Không có hệ thống, làm trên file excel/word | Ví dụ: DN00120250305009 Trong đó: - DN: Viết tắt của đề nghị. - 001 là mã kho/bộ phận tạo phiếu quy định trong bảng mã. - 20250305: Ngày tháng năm tạo phiếu ĐN - 009: là số thứ tự tự động từ 001 - 999 trong ngày | Mã tự động sinh ra và không cho phép tác động từ con người | [Code] (22 dòng) R1: | Danh sách quy định mã hàng | R2: Mã cũ | Mã mới | Tên loại R3: NL. | 101 | Nguyên liệu sản xuất R4: | 102 | Bán thành phẩm R5: Hxxxx | 103 | Thành phẩm sơn dầu bóng R6: Jxxxx | 104 | Thành phẩm sơn dung môi R7: | 105 | Thành phầm sơn nghiền màu R8: | 106 | Thành phẩm Sơn Nước R9: | 107 | Thành phẩm sơn Dầu Điều R10: | 108 | Thành phẩm sơn UV R11: | 109 | Bao bì: Can, thùng, phuy. R12: | 110 | Thiết bị vật tư là loại tài sản cố định (máy móc nhà xưởng, thiết bị văn phòng…) R13: | 111 | Văn phòng phẩm (giấy, bút, băng keo, decan… mua định kỳ) R14: | 112 | Là thực phẩm, nước uống, hoa, cây cối.…. R15: | 113 | Dụng cụ phòng thí nghiệm: ly nhựa, thiết bị đo lường (cân, cốc đo, súng sơn….) R16: | 114 | .... R17: | 115 | R18: | 116 | R19: | 117 | R20: | 118 | R21: | 119 | R22: | 120 | --- FILE: Dữ liệu danh mục (Master Data)_v2.xlsx --- [B. Dữ liệu danh mục (Master Dat] (25 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời của Phòng vật tư (mua hàng) | Ghi chú R2: 1 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Công ty đang quản lý các loại mã nào: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công cụ dụng cụ? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Nguyên vật liệu (nhựa, bột màu, dung môi, phụ gia), bán thành phẩm, thành phẩm (sơn các loại), hàng hóa (dung môi mua bán lại), CCDC, bao bì (thùng phuy, can, nhãn), vật tư phụ. | Hiện tại phòng vật tư có dùng 2 loại: - Nguyên vật liệu (21): Các loại vật liệu, hóa chất SX, vải lọc, túi lọc, hóa chất xử lý môi trường, nguyên liệu bán trực tiếp không qua SX.... - CCLĐ (31): văn phòng phẩm, decal, bao bì, thiết bị văn phòng, vật tư máy móc, tài sản... | R3: 2 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Quy tắc đặt mã hàng hiện tại là gì? Có cần tự động sinh mã không? | Number series & quy tắc mã hóa | Cao | Hiện tại mã hàng theo quy tắc thủ công. Cần thiết kế lại number series: tự động sinh mã theo cấu trúc nhóm hàng + số thứ tự (VD: UV-xxxx, NC-xxxx, WB-xxxx). Cần mapping mã cũ→mới. | Hiện tại: Không có sự thống nhất cấu trúc và độ dài chuỗi, cho phép tạo thủ công theo ý từng người. Tương lai (Đề xuất) tự động sinh mã theo cấu trúc nhóm hàng + số thứ tự (ví dụ: NLSX-xxxxx. Cần mapping mã cũ→mới. Thống nhất 1 cấu trúc và cùng độ dài chuỗi cho toàn bộ mã hàng. | Chi tiết trong sheet quy tắc Item R4: 3 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Một mã hàng cần quản lý những thông tin nào? • tên tiếng Việt / tiếng Anh • quy cách • đơn vị tính • nhóm hàng • tính chất hóa chất • tiêu chuẩn chất lượng • trọng lượng / thể tích • hạn dùng • điều kiện bảo quản • mã thay thế • nhà cung cấp ưu tiên | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Cần: tên (Việt + Anh), quy cách, ĐVT, nhóm hàng, tính chất hóa chất (MSDS), tiêu chuẩn chất lượng, hạn dùng, điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm), mã thay thế, NCC ưu tiên, lead time, BOM (cho thành phẩm), tờ khai hóa chất, mã HS. | Tên NL của BTChem, Tên viết tắt, Mã hệ, Mã loại, Mã nhóm, Mã NL của NCC, Tên NL của NCC, Mã NCC, Nhà sản xuất, Thương hiệu, Nơi sản xuất, Mã loại vật tư/nguyên liệu, Mã trạng thái sử dụng NL, Mã NL cũ, Mã nhóm dùng chung công thức, Đơn vị tính giá (SỐ LƯỢNG), Tỉ lệ quy đổi sang trọng lượng kg, Quản lý theo lô, Có tính hạn sử dụng, Hạn sử dụng (Tháng/ngày), Hình thức xử lý cận date, Hình thức xử lý hết Date, Loại hàng hóa có yêu cầu test mẫu trước SX, tính giá hàng xuất cho xưởng SX/PB, THeo dõi tồn kho, Có tính tồn qua đêm, NL có tính giá bình quân gia quyền, Là NL NCC giao hàng, Dài, Rộng, Cao, Trọng lượng không thùng, Trọng lượng có thùng, VAT, Thuế nhập khẩu, Số lượng mua tối thiểu theo quy cách (SL*Quy cách), Có Mã vạch số Lot No/Batch No, Có cảnh báo tồn kho, Số ngày cảnh báo tồn kho (30 ngày), Có cảnh báo Sử dụng, Tỉ lệ cảnh báo Sử dụng, Nguyên liệu xuất bán trực tiếp không qua sản xuất, Có tính bảo hành NCC, Loại NVL có định mức xuất, Định mức xuất, Công thức hóa học, Nhóm phụ lục, Giới hạn khối lượng tồn kho tại 1 thời điểm (Kg), Nhóm danh mục hóa chất, Độc hại/nguy hiểm, Tên khoa học (danh pháp IUPAC), Tên thường gọi khác, Mã CAS, Mã EC, Mã UN, Mã IUPAC, Mã HS, Phân loại theo GHS, Loại hóa chất, Mô tả tính chất đặc tính của hóa chất, Chứng từ đính kèm ..... => Ngoài ra còn có các mã liên quan đến tài khoản kế toán. | Xem chi tiết sheet form mã hàng R5: 4 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có quản lý nhiều đơn vị tính mua – tồn – bán – sản xuất không? Quy đổi như thế nào? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Có. Mua, tồn bằng Kg. Bán có thể bằng Kg hoặc Lít. Sản xuất theo Kg. Cần quản lý tỷ trọng quy đổi giữa các ĐVT theo từng mặt hàng cụ thể. | Có. Mua, tồn bằng Kg. Bán có thể bằng Kg hoặc Lít. Sản xuất theo Kg. Cần quản lý tỷ trọng quy đổi giữa các ĐVT theo từng mặt hàng cụ thể. | R6: 5 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có quản lý theo lô (Lot), serial, hạn dùng, ngày sản xuất không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Có. Quản lý theo lot (lô sản xuất) cho tất cả sản phẩm sơn và NVL chính. Cần theo dõi: ngày SX, hạn dùng, số lot (tự động sinh hoặc nhập tay). | Có. Quản lý theo lot (lô sản xuất) cho tất cả sản phẩm sơn và NVL chính. Cần theo dõi: ngày SX, hạn dùng, số lot (tự động sinh hoặc nhập tay). | R7: 6 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có yêu cầu truy xuất nguồn gốc 2 chiều từ nguyên vật liệu → thành phẩm → khách hàng không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Có, rất quan trọng. Yêu cầu truy xuất 2 chiều: từ lot NVL → lot thành phẩm (sản xuất) → khách hàng (bán ra). Quan trọng cho xử lý KPH, recall, và khiếu nại. | Có, rất quan trọng. Yêu cầu truy xuất 2 chiều: từ lot NVL → lot thành phẩm (sản xuất) → khách hàng (bán ra). Quan trọng cho xử lý KPH, recall, và khiếu nại. | R8: 7 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Một mã hàng có thể được dùng ở nhiều kho/địa điểm với chính sách tồn kho khác nhau không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | TB | Có. Một mã hàng có thể ở nhiều kho (NVL, thành phẩm, trung gian) với chính sách tồn kho và định mức khác nhau. | Có. Một mã hàng có thể ở nhiều kho (NVL, thành phẩm, trung gian) với chính sách tồn kho và định mức khác nhau. | R9: 8 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có quản lý tồn kho an toàn, reorder point, min/max theo từng kho không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | TB | Có nhu cầu. Hiện tại chưa có hệ thống - đang làm thủ công bằng theo dõi Excel. Cần quản lý tồn kho an toàn, reorder point, min/max theo từng kho. | Đã có trên hệ thống cũ nhưng không dùng được do nhiều hạn chế, yêu cầu hệ thống mới phát triển tính năng có thể sử dụng được ngay. | R10: 9 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có cho phép âm kho không? Nếu có thì trong trường hợp nào? | Chính sách kiểm soát âm kho | Cao | Chính sách: Không cho phép âm kho đối với thành phẩm (bắt buộc SX trước khi bán). Có thể chấp nhận âm tạm thời cho NVL trong quy trình backflush SX. Cần kiểm soát chặt. | Có cho phép âm tùy theo trường hợp được quy định. | R11: 10 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có cần phân quyền xem giá vốn / BOM / thông tin kỹ thuật theo vai trò không? | Bảo mật dữ liệu nhạy cảm | Cao | Có. Giá vốn, BOM/công thức SX: chỉ Kỹ thuật & Kế toán xem. Giá bán: PKD xem. Công nợ: Kế toán. Cần phân quyền theo vai trò rõ ràng. | Có - Giá vốn: Phòng mua hàng - yêu cầu Tạo BOM mã hóa (BOM phụ) để các bộ phận khác có thể sử dụng - Công nợ: Phòng mua hàng có thể xem trạng thái thanh toán và số tiền thanh toán của từng NCC trên mỗi đơn hàng ERP. | R12: 11 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Quy trình tạo mới khách hàng hiện tại như thế nào? Ai phê duyệt? | Quy trình & phê duyệt tạo KH | Cao | PKD đề xuất tạo KH mới → trưởng PKD duyệt → Kế toán tạo mã trên FAST. Trên BC: có thể tự động tạo KH từ SO với workflow duyệt. | | R13: 12 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Khách hàng cần lưu những thông tin nào? • MST • địa chỉ giao hàng • địa chỉ xuất hóa đơn • hạn mức tín dụng • nhóm giá • điều khoản thanh toán • tuyến/territory • nhân viên kinh doanh phụ trách • loại khách hàng • phương thức giao hàng | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | Cao | MST, địa chỉ GH, địa chỉ XHĐ, hạn mức tín dụng, nhóm giá, điều khoản TT, nhân viên KD phụ trách, loại KH, phương thức GH, thông tin liên hệ (mua hàng, kế toán, kho). | | R14: 13 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Một khách hàng có nhiều địa chỉ giao hàng/thanh toán không? | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | Cao | Có. Một KH có thể có nhiều địa chỉ giao hàng khác nhau (nhiều nhà máy, xưởng). Cần quản lý địa chỉ giao hàng mặc định và lịch sử. | | R15: 14 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Có phân nhóm khách hàng theo khu vực/ngành/đại lý/kênh bán không? | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | TB | Có. Phân loại KH: VIP, thường xuyên, thời vụ, mới. Phân theo khu vực (miền). Có thể mở rộng theo ngành (gỗ, nội thất, xây dựng). | | R16: 15 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Có chính sách giá/chiết khấu riêng theo khách hàng, nhóm khách hàng, sản phẩm không? | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | Cao | Có. Chính sách giá theo KH, nhóm KH, sản phẩm, số lượng. Có chiết khấu theo đơn hàng và theo kỳ. Cần Sales Price Engine + workflow duyệt CK. | | R17: 16 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Hạn mức tín dụng được xác định và cập nhật như thế nào? | Quản lý hạn mức tín dụng | Cao | Hiện tại chưa có hạn mức tín dụng chính thức trên FAST. PKD gửi list đơn hàng qua Base để PKT rà soát tay. Cần tự động trên BC: credit limit + aging check. | | R18: 17 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Quy trình tạo mới nhà cung cấp như thế nào? Ai phê duyệt? | Quy trình & phê duyệt tạo NCC | Cao | Phòng Vật tư (PVT) đề xuất → trưởng PVT duyệt → Kế toán tạo mã. Trên BC: có thể có workflow duyệt tự động. | Hiện tại: PVT tạo mã => Gửi email thông báo cho kế toán (mã NCC, tên NCC, giấy phép KD, thông tin tài khoản ngân hàng) => Done Đề xuất: PVT tạo mã NCC mới, đính kèm chứng từ của NCC lên ERP => Kế toán nhận được thông báo tự động từ ERP => Kế toán duyệt => Done. | R19: 18 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Nhà cung cấp cần lưu những thông tin nào? • MST • ngân hàng • điều khoản thanh toán • tiền tệ • lead time • nhóm NCC • điều kiện giao hàng • sản phẩm cung cấp • chứng nhận chất lượng | Thiết kế vendor master & đánh giá NCC | Cao | MST, ngân hàng, điều khoản TT, tiền tệ, lead time, nhóm NCC, điều kiện GH, sản phẩm cung cấp, chứng nhận CL, xếp hạng, lịch sử giao hàng, người liên hệ. | Như câu trả lời mẫu, ngoài ra còn các thông tin liên quan đến kế toán. Cho phép đính kèm nhiều chứng từ giấy tờ của mỗi NCC | R20: 19 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Có đánh giá/xếp hạng nhà cung cấp không? Theo KPI nào? | Vendor scorecard/KPI | TB | Có nhu cầu. Cần theo dõi KPI: đúng hạn, chất lượng, giá cả ổn định. Hiện tại chưa có hệ thống - làm thủ công. | Có nhu cầu. Cần theo dõi KPI: đúng hạn, chất lượng, giá cả ổn định. Hiện tại chưa có hệ thống, cần xây dựng mới. | R21: 20 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Một mặt hàng có thể mua từ nhiều nhà cung cấp không? Cách chọn NCC mặc định là gì? | Thiết kế vendor master & đánh giá NCC | Cao | Có. Một mặt hàng có thể mua từ nhiều NCC. NCC mặc định theo tiêu chí: giá thấp nhất, lead time nhanh nhất, chất lượng tốt nhất. Có thể cần RFQ để chọn. | Có. Một mặt hàng có thể mua từ nhiều NCC. NCC mặc định theo tiêu chí: giá thấp nhất, lead time nhanh nhất, chất lượng tốt nhất. Có thể cần RFQ để chọn. | R22: 21 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Hệ thống tài khoản hiện tại có theo VAS không? Có giữ nguyên COA hiện tại hay thiết kế lại? | Thiết kế COA, dimensions & danh mục tài sản | Cao | Hệ thống tài khoản theo VAS trên FAST. Có thể cần mapping lại để tối ưu cho BC. Nên giữ cấu trúc COA hiện tại và bổ sung dimension. | | R23: 22 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Công ty đang quản lý phân tích tài chính theo các chiều nào (phòng ban, sản phẩm, kho, đơn vị, dự án, kênh bán...)? | Thiết kế COA, dimensions & danh mục tài sản | Cao | Phòng ban, nhà máy/xưởng, kho, nhóm sản phẩm, nhóm KH, nhân viên KD, dự án (nếu có). | | R24: 23 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Có cần hạch toán/phân tích theo dimensions trên từng dòng chứng từ không? | Quy tắc dimension bắt buộc | Cao | Có. Cần dimension bắt buộc trên từng dòng chứng từ: phòng ban, kho, nhóm SP. | | R25: 24 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Với tài sản cố định, cần lưu những thông tin nào? • mã tài sản • ngày mua • nguyên giá • bộ phận sử dụng • nơi sử dụng • thời gian khấu hao • phương pháp khấu hao • tài khoản hạch toán | Thiết kế COA, dimensions & danh mục tài sản | TB | Mã TS, ngày mua, nguyên giá, bộ phận SD, nơi SD, thời gian KH, phương pháp KH, tài khoản hạch toán. Bao gồm cả CCDC phân bổ nhiều kỳ. | | [Form mã hàng] (4 dòng) R1: FORM mẫu áp dụng cho nguyên liệu là hóa chất | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | KIÊM SOÁT AN TOÀN HÓA CHẤT (MDS) => Lấy từ MSDS của NCC gửi | | | | | | | | | | | | | | | | R2: Tên NL của BTChem | Tên viết tắt | Mã hệ | Mã loại | Mã nhóm | Mã NL của NCC | Tên NL của NCC | Mã NCC | Nhà sản xuất | Thương hiệu | Nơi sản xuất | Mã loại vật tư/nguyên liệu | Mã trạng thái sử dụng NL | Mã NL cũ | Mã nhóm dùng chung công thức | Đơn vị tính giá (SỐ LƯỢNG) | Tỉ lệ quy đổi sang trọng lượng kg | Quản lý theo lô | Có tính hạn sử dụng | Hạn sử dụng (Tháng/ngày) | Hình thức xử lý cận date | Hình thức xử lý hết Date | Loại hàng hóa có yêu cầu test mẫu trước SX | tính giá hàng xuất cho xưởng SX/PB | THeo dõi tồn kho | Có tính tồn qua đêm | NL có tính giá bình quân gia quyền | Là NL NCC giao hàng | Dài | Rộng | Cao | Trọng lượng không thùng | Trọng lượng có thùng | VAT | Thuế nhập khẩu | Số lượng mua tối thiểu theo quy cách (SL*Quy cách) | Có Mã vạch số Lot No/Batch No | Có cảnh báo tồn kho | Số ngày cảnh báo tồn kho (30 ngày) | Có cảnh báo Sử dụng | Tỉ lệ cảnh báo Sử dụng | Nguyên liệu xuất bán trực tiếp không qua sản xuất | Có tính bảo hành NCC | Loại NVL có định mức xuất | Định mức xuất | Công thức hóa học | Nhóm phụ lục | Giới hạn khối lượng tồn kho tại 1 thời điểm (Kg) | Nhóm danh mục hóa chất | Độc hại/nguy hiểm | Tên khoa học (danh pháp IUPAC) | Tên thường gọi khác | Mã CAS | Mã EC | Mã UN | Mã IUPAC | Mã HS | Phân loại theo GHS | Loại hóa chất | Mô tả tính chất đặc tính của hóa chấ | Chứng từ đính kèm | Tên NL của BTChem, Tên viết tắt, Mã hệ, Mã loại, Mã nhóm, Mã NL của NCC, Tên NL của NCC, Mã NCC, Nhà sản xuất, Thương hiệu, Nơi sản xuất, Mã loại vật tư/nguyên liệu, Mã trạng thái sử dụng NL, Mã NL cũ, Mã nhóm dùng chung công thức, Đơn vị tính giá (SỐ LƯỢNG), Tỉ lệ quy đổi sang trọng lượng kg, Quản lý theo lô, Có tính hạn sử dụng, Hạn sử dụng (Tháng/ngày), Hình thức xử lý cận date, Hình thức xử lý hết Date, Loại hàng hóa có yêu cầu test mẫu trước SX, tính giá hàng xuất cho xưởng SX/PB, THeo dõi tồn kho, Có tính tồn qua đêm, NL có tính giá bình quân gia quyền, Là NL NCC giao hàng, Dài, Rộng, Cao, Trọng lượng không thùng, Trọng lượng có thùng, VAT, Thuế nhập khẩu, Số lượng mua tối thiểu theo quy cách (SL*Quy cách), Có Mã vạch số Lot No/Batch No, Có cảnh báo tồn kho, Số ngày cảnh báo tồn kho (30 ngày), Có cảnh báo Sử dụng, Tỉ lệ cảnh báo Sử dụng, Nguyên liệu xuất bán trực tiếp không qua sản xuất, Có tính bảo hành NCC, Loại NVL có định mức xuất, Định mức xuất, Công thức hóa học, Nhóm phụ lục, Giới hạn khối lượng tồn kho tại 1 thời điểm (Kg), Nhóm danh mục hóa chất, Độc hại/nguy hiểm, Tên khoa học (danh pháp IUPAC), Tên thường gọi khác, Mã CAS, Mã EC, Mã UN, Mã IUPAC, Mã HS, Phân loại theo GHS, Loại hóa chất, Mô tả tính chất đặc tính của hóa chấ, Chứng từ đính kèm R3: Bắt buộc điền, cập nhật theo tên trên hóa đơn VAT. * Chỉ được đổi tên khi sản phẩm chưa xuất SX/bán, Nếu đã có lịch sử xuất => hệ thống khóa không cho phép thay đổi dưới mọi trường hợp. | Điền tên viết tắt cho dễ nhớ, dễ trao đổi nội bộ | Tự điền theo mã quy định | Tự điền theo mã quy định | Tự điền theo mã quy định | Có thể để trống nếu NCC không có hoặc không cung cấp mã | Bắt buộc điền đúng 100% tên của NCC trên hóa đơn/báo giá | Người tạo code điền mã đúng quy định | | | | 1. Nguyên liệu sản xuất 2. Văn phòng phẩm, Decan, tem nhãn.. 3. Bao bì đóng gói 4. Thiết bị vật tư tiêu hao... 5. Tài sản cố định: máy móc phụ vụ SX, thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, tivi, tủ lạnh, máy lạnh….) 6. ....... | Xem Sheet mã (code) | Mã NL cũ bị thay thế hoàn toàn, dùng song song (không bắt buộc) | Không bắt buộc điền: Việc nhóm dùng chung nào sẽ dựa vào yêu cầu từ phòng R&D để cập nhật. | Kg Lít Ml Cái …. | Kg = 1 Lít = ? ml = ? Cái = 1 | 1. Theo lô = > Bắt buộc nhập số lô khi tạo phiếu nhập 0. Không theo lô => Không bắt buộc nhập số lô khi tạo phiếu nhập. | 0. Không xác định thời hạn => Không bắt buộc nhập ngày sản xuất khi tạo phiếu nhập 1. Có xác định hạn sử dụng => Bắt buộc nhập ngày sản xuất khi nhập kho và điền hạn SD | Điền số tháng/ngày, bắt buộc điền nếu SP có tính hạn SD (cột trước =1) | | | 0: Không yêu cầu test mẫu 1: yêu cầu test mẫu 1 lần sau khi nhập theo LOT 2. Yêu cầu test mẫu trước khi nhập (thường áp dụng với màu) 3. Yêu cầu test theo lot định kỳ (thường áp dụng với màu) | 1. Có tính giá 0. Không tính giá | 1: Theo dõi 0: Không theo dõi | 1: Có, mặc định là 1 0: Không tính | 1: Có tính 0: Không tính, Mặc định là 0 | 1: NCC giao đến kho 2: Tự lấy hàng | cm | cm | cm | Kg | Kg | Mặc định 10% | Nếu có, không bắt buộc điền | Không bắt buộc | 0: Không có Mã vạch 1: Có mã vạch/QR 2: Chưa xác định | 1: Có cảnh báo 0: Không cảnh bảo | Để trống nếu cột có cảnh báo là 0 Nếu có cảnh báo: Điền số ngày sử dụng còn lại để hệ thống cảnh báo trong báo cáo. | 1. Có cảnh báo 0. Không báo cáo | Tỉ lệ trung bình SD 7 ngày gần nhất/trung bình 3 tháng gần nhất hoặc sử dụng AI | 1: Cho phép xuất bán trực tiếp 0: Không xuất bán trực tiếp, chỉ xuất nội bộ được | 1: Có tính bảo hành 0: Không tính bảo hành | 0. Không 1. Có Bỏ trống mặc định là không | Điền số lượng theo đơn vị tính giá. => Nếu loại NLV có định mức là 1 thì ô này bắt buộc điền | Khi gõ công thức hóa học thì các chất có trong danh mục tự động chọn đúng danh mục hóa chất/độc hại/tên khoa học.... Dựa trên danh mục hóa chất | 1 - Hóa chất cơ bản (phụ lục I) 2 - Kinh doanh có điều kiện (Phụ lục II) 3 - Kiểm soát đặc biệt (Phụ lục III) 4 - Nhóm bắt buộc xây dựng kế hoạch phòng ngừa sự cố (Phụ lục IV) Ghi chú: 1 NL có thể thuộc từ 2 nhóm trở lên ví dụ: 1,2 ( tức là thuộc nhóm 1 và nhóm 2) (hiển thị trên phần mềm dạng tick ô) | Nếu hóa chất có thuộc danh mục số 4 => Bắt buộc nhập mục này. | | 0: Không 1: Có | | | | | | | | | 1. Đơn chất 2. Hỗn hợp | Láy một số thông tin từ quan trọng từ MSDS hoặc đính kèm MSDS bắt buộc | COA, MSDS, TDS | R4: Cho phép Up file xlsx/csv lên ERP khi tạo mã NL (theo mẫu), hoặc điền thủ công trên cửa sổ ERP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | [Quy tắc item] (5 dòng) R1: Tên quy tắc | Hiện tại | Tương lai (Đề xuất) | Ghi chú | R2: Mã phiếu nhập + xuất kho nguyên liệu | Gõ tay thủ công, mã có thể trùng nhau vẫn được. Quy tắc do người gõ tự quy định lúc tạo phiếu, Không có quy tắc cố định | Ví dụ: PX00120250305099 Trong đó: - PX: viết tắt của phiếu xuất - 001 là mã kho/bộ phận tạo phiếu. - 20250305: Ngày tháng năm tạo phiếu, - 099 là số thứ tự tự động từ 001 - 999 trong ngày => Áp dụng tương tự cho phiếu nhập, đổi PX thành PN (Phiếu nhập) | Mã tự động sinh ra và không cho phép tác động từ con người | R3: Mã hàng hóa/nguyên liệu... | Mã nguyên liệu: NL.000001: Trong đó NL là viết tắt của nguyên liệu, 000001 là số tăng dần đều. Mã VPP: VPP00001, mã Decal (tem nhãn): DEC00001, Mã thiết bị: TB.000001 …. => Không thống nhất cấu trúc và độ dài mã. | Định dạng Ví dụ: 10100000001 hoặc ABC00000001 => Trong đó: - 3 số đầu 101/hoặc ký tự chữ: Là mã phận loại hàng hóa được quy định ở bảng mã phân loại hàng hóa. - 00000001: gồm 8 số: Là số thứ tự tự động tăng dần khi tạo một mã mới | Mã tự động sinh ra và không cho phép tác động từ con người | R4: Mã đơn hàng | Thông thường theo mẫu: 123/05 Trong đó: 123 là số nhảy từ 1-999 bắt đầu từ số 001 theo năm, 05 là tháng tạo PO. Có thể điều chỉnh thủ công bằng tay => Mã đơn hàng trùng nhau rất nhiều. | Ví dụ: PO020250305099 Trong đó: PO: viết tắt của Perchasing Oder, số 0 tiế theo là hàng mua trong nước, số 1 là hàng mua nhập khẩu, 20250305: Ngày tháng năm tạo PO (định dạng năm-tháng-ngày), 099 là số thứ tự tự động từ 001 - 999 trong ngày | Mã tự động sinh ra và không cho phép tác động từ con người | R5: Mã phiếu đề nghị | Không có hệ thống, làm trên file excel/word | Ví dụ: DN00120250305009 Trong đó: - DN: Viết tắt của đề nghị. - 001 là mã kho/bộ phận tạo phiếu quy định trong bảng mã. - 20250305: Ngày tháng năm tạo phiếu ĐN - 009: là số thứ tự tự động từ 001 - 999 trong ngày | Mã tự động sinh ra và không cho phép tác động từ con người | [Code] (22 dòng) R1: | Danh sách quy định mã hàng | R2: Mã cũ | Mã mới | Tên loại R3: NL. | 101 | Nguyên liệu sản xuất R4: | 102 | Bán thành phẩm R5: Hxxxx | 103 | Thành phẩm sơn dầu bóng R6: Jxxxx | 104 | Thành phẩm sơn dung môi R7: | 105 | Thành phầm sơn nghiền màu R8: | 106 | Thành phẩm Sơn Nước R9: | 107 | Thành phẩm sơn Dầu Điều R10: | 108 | Thành phẩm sơn UV R11: | 109 | Bao bì: Can, thùng, phuy. R12: | 110 | Thiết bị vật tư là loại tài sản cố định (máy móc nhà xưởng, thiết bị văn phòng…) R13: | 111 | Văn phòng phẩm (giấy, bút, băng keo, decan… mua định kỳ) R14: | 112 | Là thực phẩm, nước uống, hoa, cây cối.…. R15: | 113 | Dụng cụ phòng thí nghiệm: ly nhựa, thiết bị đo lường (cân, cốc đo, súng sơn….) R16: | 114 | .... R17: | 115 | R18: | 116 | R19: | 117 | R20: | 118 | R21: | 119 | R22: | 120 | --- FILE: Kho & Tồn kho.xlsx --- [E. Kho & Tồn kho] (19 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Hiện có bao nhiêu kho/địa điểm lưu kho? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Cao | Kho NVL (nguyên liệu), Kho Thành phẩm, Kho Hóa chất, Kho Phụ gia, Kho Bao bì. Kho tạm/quarantine (hàng chờ QC). | Hiện tại Phòng vật tư phụ trách: Kho: Bột, nhựa Kho: Dung môi Kho: Màu, phụ gia, chất làm cứng, hàng chuyên xuất lẻ, Kho: Nitro Kho: Công cụ dụng cụ (bao tay, khẩu trang, quần áo, dẻ lau, nước uống, bảo hộ lao động…) Kho: Văn phòng phẩm, thiết bị, dụng cụ thí nghiệm… Kho: Bao bì, vải lọc, thùng, ly nhựa... | R3: 2 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Mỗi kho có cần quản lý bin/vị trí không? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | TB | Có nhu cầu quản lý bin/vị trí để tối ưu picking & put-away. Đặc biệt cho kho hóa chất (cần phân khu an toàn). | Hiện tại chưa có, tương lai Có nhu cầu quản lý bin/vị trí để tối ưu picking & put-away. Đặc biệt cho kho hóa chất (cần phân khu an toàn). | R4: 3 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Có phân khu riêng cho: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng lỗi, quarantine, hàng trả lại không? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Cao | Có. Cần phân khu: NVL, Bán thành phẩm, Thành phẩm, Hàng lỗi/KPH, Quarantine (hàng chờ QC), Hàng trả lại, Hóa chất nguy hiểm. | Phòng vật tư: Phân khu nguyên liệu lỗi, hàng lẻ, hàng trả NCC, hàng chờ QC, hàng nguy hiểm dễ cháy, hàng bán trực tiếp, hàng bột, nhựa, phụ gia, chất làm cứng, màu, bao bì, phuy rỗng…. | R5: 4 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Kho có yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt không (nhiệt độ, hóa chất, nguy hiểm, hạn dùng)? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Cao | Có. Hóa chất cần điều kiện bảo quản đặc biệt: nhiệt độ, thông gió, cách ly hóa chất tương kỵ, MSDS đính kèm. | Hiện tại chưa, tương lai Có. Hóa chất cần điều kiện bảo quản đặc biệt: nhiệt độ, thông gió, cách ly hóa chất tương kỵ, MSDS đính kèm. | R6: 5 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Có kho thuê ngoài / 3PL / consignment không? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Thấp | Không có kho thuê ngoài, 3PL hay consignment ở thời điểm hiện tại. | không có | R7: 6 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Quy trình nhập – xuất – chuyển kho – điều chỉnh hiện tại như thế nào? | Mô tả nhập/xuất/chuyển/điều chỉnh & kiểm kê | Cao | Nhập: mua hàng + SX hoàn thành → QC → nhập kho. Xuất: bán hàng + SX (xuất NVL). Chuyển: giữa các kho nội bộ. Điều chỉnh: kiểm kê, hủy, thanh lý. | Tóm tắt quy trình nhập nguyên liệu là hóa chất: NCC giao hàng => Nhập kho => QC => Xử lý hàng lỗi nếu QC không đạt Quy trình xuất điều chuyển đối với nguyên liệu là hóa chất để sản xuất: Xưởng tạo yêu cầu lấy NL => PVT xuất => Kho bàn giao hàng thực tế. * Hiện tại không có quy trình chi tiết rõ ràng, Quy trình có thể khác nhau dựa trên kinh nghiệm hoặc thói quen xử lý. Đề xuất: Xem các sheet quy trình đề xuất | Xem sheet Quy trình xuất điều chuyển R8: 7 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có dùng phiếu nhập/xuất/điều chuyển nội bộ hay chỉ hạch toán trực tiếp? | Mô tả nhập/xuất/chuyển/điều chỉnh & kiểm kê | TB | Có phiếu nhập/xuất/điều chuyển. Cần duy trì trên BC. | Có phiếu nhập/xuất/điều chuyển. Cần duy trì trên BC. | R9: 8 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có quản lý picking / put-away / movement không? | Mô tả nhập/xuất/chuyển/điều chỉnh & kiểm kê | TB | Có nhu cầu picking list (cho xuất NVL SX) và put-away (cho nhập thành phẩm). Hiện tại chưa có. | Có nhu cầu picking list (cho xuất NVL SX) và put-away (cho nhập thành phẩm). Hiện tại chưa có. | R10: 9 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có sử dụng barcode/RF scanner không? Nếu chưa, có định hướng dùng sau này không? | Barcode/RF scanner | TB | Chưa có barcode/RF scanner. Có định hướng dùng trong tương lai. Giai đoạn 1: nhập tay + import từ trạm cân. | Chưa có barcode/RF scanner. Có định hướng dùng trong tương lai. Giai đoạn 1: Nhập tay, import file/trực tiếp từ trạm cân Giai đoạn 2: Ban tự động Barcode,QR code Giai đoạn 3: Tự động hóa (MES) | R11: 10 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Ai được phép điều chỉnh tồn kho? Có cần phê duyệt và reason code không? | Kiểm soát điều chỉnh tồn | Cao | Chỉ KTP được phép điều chỉnh tồn kho. Cần reason code cho mỗi điều chỉnh. Phê duyệt cho điều chỉnh lớn. | | R12: 11 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có kiểm kê định kỳ hay cycle counting không? Theo tần suất nào? | Kiểm kê / cycle counting | TB | Có kiểm kê cuối năm. Cần cycle counting định kỳ cho hàng giá trị cao. | Có, Kho nguyên vật liệu SX kiểm kê 1 năm 2 lần, Thiết bị tài sản cố định: kiểm kê 1 năm 1 lần. | R13: 12 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Cách xử lý chênh lệch kiểm kê hiện tại như thế nào? | Xử lý chênh lệch kiểm kê | TB | Chênh lệch kiểm kê → KTP + Kế toán xác nhận → điều chỉnh tồn kho → BGĐ duyệt. | Chênh lệch kiểm kê → KTP + Kế toán xác nhận → điều chỉnh tồn kho → BGĐ duyệt. | R14: 13 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Nhóm hàng nào bắt buộc theo dõi lot/serial? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Tất cả sản phẩm sơn (thành phẩm): bắt buộc lot. NVL chính (nhựa, dung môi): bắt buộc lot. NVL phụ (bột màu, phụ gia): khuyến khích. | Phòng vật tư: Bắt buộc với tất cả các nguyên liệu là hóa chất có hạn sử dụng dùng để SX,bán. | R15: 14 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Có quản lý hạn dùng / ngày sản xuất / warranty date không? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Có. Quản lý ngày SX, hạn dùng (tính từ ngày SX + thời gian bảo quản). | Có. tùy từng mặt hàng. | R16: 15 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Có yêu cầu FEFO/FIFO khi xuất hàng không? | Quy tắc xuất FEFO/FIFO | Cao | FEFO cho hàng có hạn dùng. FIFO cho hàng không hạn dùng. | FEFO cho hàng có hạn dùng. FIFO cho hàng không hạn dùng. | R17: 16 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Có cần truy vết từ lot nguyên vật liệu sang lot thành phẩm không? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Có. Rất quan trọng cho truy xuất: lot NVL → lot thành phẩm (qua lệnh SX). | Có, yêu cầu bắt buộc. | R18: 17 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Khi recall sản phẩm, có cần truy ngược tới NCC/lần nhập/lô sản xuất không? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Có. Recall SP → truy ngược: lot TP → lệnh SX → lot NVL → NCC + lần nhập. Cần thiết cho xử lý KPH & khiếu nại. | Có. Recall SP → truy ngược: lot TP → lệnh SX → lot NVL → NCC + lần nhập. Cần thiết cho xử lý KPH & khiếu nại. | R19: 18 | Báo cáo tồn kho | E4. Báo cáo tồn kho | Những báo cáo tồn kho quan trọng là gì? • tồn theo kho • tồn theo lot • tuổi tồn kho • hàng chậm luân chuyển • giá trị tồn kho • âm kho • chênh lệch kiểm kê | Xác định báo cáo tồn kho | Cao | Tồn theo kho, tồn theo lot, tuổi tồn kho, hàng chậm luân chuyển, giá trị tồn kho, âm kho, chênh lệch kiểm kê, tồn an toàn. | Báo cáo yêu cầu xuất vật tư, Báo cáo nhận hàng NCC, Báo cáo theo dõi đơn hàng, Báo cáo nhập xuất tồn theo: Theo kho/ Theo Nhóm nguyên liệu/Tổng hợpm Báo cáo tồn kho, Tồn kho tổng hợp, Tồn theo kho chi tiết, Tồn quá hạn SD chi tiết, Tồn kho theo lô, Báo cáo kiểm kê, Chi tiết phiếu xuất, Chi tiết phiếu nhập, Tra cứu thông tin nhân viên, Báo cáo kết quả test nguyên liệu đầu vào, Báo cáo nguyên liệu thay thế, Báo cáo trạng thái sử dụng của nguyên liệu, Báo cáo giá trị tồn kho (theo kho theo nhóm).....Và các báo cáo khác (Thông kê theo danh mục FAST đang có + bổ sung thêm) | [Quy trình xuất điều chuyển] (0 dòng) --- FILE: Kho & Tồn kho_v2.xlsx --- [E. Kho & Tồn kho] (19 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Hiện có bao nhiêu kho/địa điểm lưu kho? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Cao | Kho NVL (nguyên liệu), Kho Thành phẩm, Kho Hóa chất, Kho Phụ gia, Kho Bao bì. Kho tạm/quarantine (hàng chờ QC). | Hiện tại Phòng vật tư phụ trách: Kho: Bột, nhựa Kho: Dung môi Kho: Màu, phụ gia, chất làm cứng, hàng chuyên xuất lẻ, Kho: Nitro Kho: Công cụ dụng cụ (bao tay, khẩu trang, quần áo, dẻ lau, nước uống, bảo hộ lao động…) Kho: Văn phòng phẩm, thiết bị, dụng cụ thí nghiệm… Kho: Bao bì, vải lọc, thùng, ly nhựa... | R3: 2 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Mỗi kho có cần quản lý bin/vị trí không? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | TB | Có nhu cầu quản lý bin/vị trí để tối ưu picking & put-away. Đặc biệt cho kho hóa chất (cần phân khu an toàn). | Hiện tại chưa có, tương lai Có nhu cầu quản lý bin/vị trí để tối ưu picking & put-away. Đặc biệt cho kho hóa chất (cần phân khu an toàn). | R4: 3 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Có phân khu riêng cho: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng lỗi, quarantine, hàng trả lại không? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Cao | Có. Cần phân khu: NVL, Bán thành phẩm, Thành phẩm, Hàng lỗi/KPH, Quarantine (hàng chờ QC), Hàng trả lại, Hóa chất nguy hiểm. | Phòng vật tư: Phân khu nguyên liệu lỗi, hàng lẻ, hàng trả NCC, hàng chờ QC, hàng nguy hiểm dễ cháy, hàng bán trực tiếp, hàng bột, nhựa, phụ gia, chất làm cứng, màu, bao bì, phuy rỗng…. | R5: 4 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Kho có yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt không (nhiệt độ, hóa chất, nguy hiểm, hạn dùng)? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Cao | Có. Hóa chất cần điều kiện bảo quản đặc biệt: nhiệt độ, thông gió, cách ly hóa chất tương kỵ, MSDS đính kèm. | Hiện tại chưa, tương lai Có. Hóa chất cần điều kiện bảo quản đặc biệt: nhiệt độ, thông gió, cách ly hóa chất tương kỵ, MSDS đính kèm. | R6: 5 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Có kho thuê ngoài / 3PL / consignment không? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Thấp | Không có kho thuê ngoài, 3PL hay consignment ở thời điểm hiện tại. | không có | R7: 6 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Quy trình nhập – xuất – chuyển kho – điều chỉnh hiện tại như thế nào? | Mô tả nhập/xuất/chuyển/điều chỉnh & kiểm kê | Cao | Nhập: mua hàng + SX hoàn thành → QC → nhập kho. Xuất: bán hàng + SX (xuất NVL). Chuyển: giữa các kho nội bộ. Điều chỉnh: kiểm kê, hủy, thanh lý. | Tóm tắt quy trình nhập nguyên liệu là hóa chất: NCC giao hàng => Nhập kho => QC => Xử lý hàng lỗi nếu QC không đạt Quy trình xuất điều chuyển đối với nguyên liệu là hóa chất để sản xuất: Xưởng tạo yêu cầu lấy NL => PVT xuất => Kho bàn giao hàng thực tế. * Hiện tại không có quy trình chi tiết rõ ràng, Quy trình có thể khác nhau dựa trên kinh nghiệm hoặc thói quen xử lý. Đề xuất: Xem các sheet quy trình đề xuất | Xem sheet Quy trình xuất điều chuyển R8: 7 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có dùng phiếu nhập/xuất/điều chuyển nội bộ hay chỉ hạch toán trực tiếp? | Mô tả nhập/xuất/chuyển/điều chỉnh & kiểm kê | TB | Có phiếu nhập/xuất/điều chuyển. Cần duy trì trên BC. | Có phiếu nhập/xuất/điều chuyển. Cần duy trì trên BC. | R9: 8 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có quản lý picking / put-away / movement không? | Mô tả nhập/xuất/chuyển/điều chỉnh & kiểm kê | TB | Có nhu cầu picking list (cho xuất NVL SX) và put-away (cho nhập thành phẩm). Hiện tại chưa có. | Có nhu cầu picking list (cho xuất NVL SX) và put-away (cho nhập thành phẩm). Hiện tại chưa có. | R10: 9 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có sử dụng barcode/RF scanner không? Nếu chưa, có định hướng dùng sau này không? | Barcode/RF scanner | TB | Chưa có barcode/RF scanner. Có định hướng dùng trong tương lai. Giai đoạn 1: nhập tay + import từ trạm cân. | Chưa có barcode/RF scanner. Có định hướng dùng trong tương lai. Giai đoạn 1: Nhập tay, import file/trực tiếp từ trạm cân Giai đoạn 2: Ban tự động Barcode,QR code Giai đoạn 3: Tự động hóa (MES) | R11: 10 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Ai được phép điều chỉnh tồn kho? Có cần phê duyệt và reason code không? | Kiểm soát điều chỉnh tồn | Cao | Chỉ KTP được phép điều chỉnh tồn kho. Cần reason code cho mỗi điều chỉnh. Phê duyệt cho điều chỉnh lớn. | | R12: 11 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có kiểm kê định kỳ hay cycle counting không? Theo tần suất nào? | Kiểm kê / cycle counting | TB | Có kiểm kê cuối năm. Cần cycle counting định kỳ cho hàng giá trị cao. | Có, Kho nguyên vật liệu SX kiểm kê 1 năm 2 lần, Thiết bị tài sản cố định: kiểm kê 1 năm 1 lần. | R13: 12 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Cách xử lý chênh lệch kiểm kê hiện tại như thế nào? | Xử lý chênh lệch kiểm kê | TB | Chênh lệch kiểm kê → KTP + Kế toán xác nhận → điều chỉnh tồn kho → BGĐ duyệt. | Chênh lệch kiểm kê → KTP + Kế toán xác nhận → điều chỉnh tồn kho → BGĐ duyệt. | R14: 13 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Nhóm hàng nào bắt buộc theo dõi lot/serial? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Tất cả sản phẩm sơn (thành phẩm): bắt buộc lot. NVL chính (nhựa, dung môi): bắt buộc lot. NVL phụ (bột màu, phụ gia): khuyến khích. | Phòng vật tư: Bắt buộc với tất cả các nguyên liệu là hóa chất có hạn sử dụng dùng để SX,bán. | R15: 14 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Có quản lý hạn dùng / ngày sản xuất / warranty date không? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Có. Quản lý ngày SX, hạn dùng (tính từ ngày SX + thời gian bảo quản). | Có. tùy từng mặt hàng. | R16: 15 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Có yêu cầu FEFO/FIFO khi xuất hàng không? | Quy tắc xuất FEFO/FIFO | Cao | FEFO cho hàng có hạn dùng. FIFO cho hàng không hạn dùng. | FEFO cho hàng có hạn dùng. FIFO cho hàng không hạn dùng. | R17: 16 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Có cần truy vết từ lot nguyên vật liệu sang lot thành phẩm không? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Có. Rất quan trọng cho truy xuất: lot NVL → lot thành phẩm (qua lệnh SX). | Có, yêu cầu bắt buộc. | R18: 17 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Khi recall sản phẩm, có cần truy ngược tới NCC/lần nhập/lô sản xuất không? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Có. Recall SP → truy ngược: lot TP → lệnh SX → lot NVL → NCC + lần nhập. Cần thiết cho xử lý KPH & khiếu nại. | Có. Recall SP → truy ngược: lot TP → lệnh SX → lot NVL → NCC + lần nhập. Cần thiết cho xử lý KPH & khiếu nại. | R19: 18 | Báo cáo tồn kho | E4. Báo cáo tồn kho | Những báo cáo tồn kho quan trọng là gì? • tồn theo kho • tồn theo lot • tuổi tồn kho • hàng chậm luân chuyển • giá trị tồn kho • âm kho • chênh lệch kiểm kê | Xác định báo cáo tồn kho | Cao | Tồn theo kho, tồn theo lot, tuổi tồn kho, hàng chậm luân chuyển, giá trị tồn kho, âm kho, chênh lệch kiểm kê, tồn an toàn. | Báo cáo yêu cầu xuất vật tư, Báo cáo nhận hàng NCC, Báo cáo theo dõi đơn hàng, Báo cáo nhập xuất tồn theo: Theo kho/ Theo Nhóm nguyên liệu/Tổng hợpm Báo cáo tồn kho, Tồn kho tổng hợp, Tồn theo kho chi tiết, Tồn quá hạn SD chi tiết, Tồn kho theo lô, Báo cáo kiểm kê, Chi tiết phiếu xuất, Chi tiết phiếu nhập, Tra cứu thông tin nhân viên, Báo cáo kết quả test nguyên liệu đầu vào, Báo cáo nguyên liệu thay thế, Báo cáo trạng thái sử dụng của nguyên liệu, Báo cáo giá trị tồn kho (theo kho theo nhóm).....Và các báo cáo khác (Thông kê theo danh mục FAST đang có + bổ sung thêm) | [Quy trình xuất điều chuyển] (0 dòng) --- FILE: Mua hàng (Procure to Pay).xlsx --- [D. Mua hàng (Procure to Pay)] (37 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Nhu cầu mua hàng | D1. Nhu cầu mua hàng | Nhu cầu mua hàng đến từ những nguồn nào? • MRP • tồn kho min/max • yêu cầu thủ công • kế hoạch sản xuất • mua dịch vụ/MRO | Mô tả nguồn phát sinh nhu cầu mua | Cao | MRP (từ KHSX), tồn kho min/max (kích hoạt reorder), yêu cầu thủ công (từ xưởng/phòng ban), kế hoạch SX định kỳ. | MRP (từ KHSX), tồn kho min/max (kích hoạt reorder), yêu cầu thủ công (từ xưởng/phòng ban), kế hoạch SX định kỳ. | R3: 2 | Nhu cầu mua hàng | D1. Nhu cầu mua hàng | Tần suất lập kế hoạch mua hàng là hàng ngày, hàng tuần hay theo đợt? | Mô tả nguồn phát sinh nhu cầu mua | TB | Hàng tuần (chính) + phát sinh theo nhu cầu đột xuất. | Hàng tuần (chính) + phát sinh theo nhu cầu đột xuất. | R4: 3 | Nhu cầu mua hàng | D1. Nhu cầu mua hàng | Có dùng yêu cầu mua hàng (requisition) hay đi thẳng PO? | Requisition vs PO | TB | Có thể: PO trực tiếp cho NCC quen. Requisition → Approval → PO cho NCC mới hoặc mua lớn. | Hiện tại: không phải yêu cầu mua hàng mà là yêu cầu báo giá, sau đó gửi thẳng PO cho NCC Tương lai: phân loại theo loại hàng/nhóm hàng/mã hàng/giá trị.. | R5: 4 | Nhu cầu mua hàng | D1. Nhu cầu mua hàng | Có loại mua hàng nào nằm ngoài BOM/ngoài MRP không? | Mô tả nguồn phát sinh nhu cầu mua | TB | Có: Mua CCDC, bao bì, vật tư phụ, hóa chất thí nghiệm (MRO). Các loại này không nằm trong BOM. | Hiện tại không có BOM, BOM được lưu rời rạc trong file excel, trên giấy ở các xưởng, phòng RD… - Tương lai: Đưa toàn bộ các loại chi phí cấu thành giá bán vào BOM để tính toán chi phí chính xác hơn cho ban GĐ. | R6: 5 | Báo giá mua & Chọn NCC | D2. Báo giá mua & chọn NCC | Khi cần mua, có gửi RFQ cho nhiều NCC không? | Mô tả RFQ & lựa chọn nhà cung cấp | TB | Có. Gửi RFQ cho 2-3 NCC cho các nguyên liệu chính. NCC quen thì thương lượng trực tiếp. | Có. Gửi RFQ cho 2-3 NCC cho các nguyên liệu chính. NCC quen thì thương lượng trực tiếp. | R7: 6 | Báo giá mua & Chọn NCC | D2. Báo giá mua & chọn NCC | Tiêu chí chọn NCC là gì: giá, lead time, chất lượng, điều khoản thanh toán, lịch sử giao hàng? | Mô tả RFQ & lựa chọn nhà cung cấp | TB | Giá (ưu tiên), chất lượng (chuẩn đầu vào), lead time (giao đúng hạn), điều khoản TT, lịch sử giao hàng. | Giá (ưu tiên), chất lượng (chuẩn đầu vào), lead time (giao đúng hạn), điều khoản TT, lịch sử giao hàng. | R8: 7 | Báo giá mua & Chọn NCC | D2. Báo giá mua & chọn NCC | Có cần lưu lại báo giá NCC để so sánh/đối chiếu không? | Mô tả RFQ & lựa chọn nhà cung cấp | TB | Có. Cần lưu báo giá NCC để so sánh và đối chiếu khi cần. | Có. Cần lưu báo giá NCC để so sánh và đối chiếu khi cần. Yêu cầu Lưu lại cả báo giá ban đầu và cả quá trình thương lượng giá nhiều lần (nhiều giá). | R9: 8 | Báo giá mua & Chọn NCC | D2. Báo giá mua & chọn NCC | Có hợp đồng khung / đơn mua hàng blanket không? | Mô tả RFQ & lựa chọn nhà cung cấp | TB | Có hợp đồng khung với NCC chính. Đơn mua hàng blanket cho NVL mua thường xuyên (nhựa, dung môi...). | Có hợp đồng khung với NCC chính. Đơn mua hàng blanket cho NVL mua thường xuyên (nhựa, dung môi...). | R10: 9 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Đơn mua hàng được tạo bởi ai? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | TB | Phòng Vật tư (PVT) tạo PO. PKD có thể tạo PO cho hàng mua theo đơn bán. | Chỉ được tạo bởi phòng vật tư (PVT) | R11: 10 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có yêu cầu phê duyệt đơn mua hàng không? Nếu có, theo rule nào: giá trị, loại hàng, phòng ban, nhà cung cấp, ngân sách? | PO approval matrix | Cao | Có. PO cần phê duyệt theo: giá trị, loại hàng, phòng ban. Workflow: người tạo → trưởng PVT → BGĐ (nếu > hạn mức). | Có yêu cầu duyệt 1. Hiện tại: cty không ban hành quy trình/rule nào. quy trình mua hàng phổ biến như sau (có nhiều ngoại lệ không theo quy trình như bên dưới): - Đối với mặt hàng là hóa chất/nguyên liệu sản xuất: Tạo đề nghị mua hàng từ file word (tùy trường hợp có hoặc không) => RD duyệt/GĐ/PGĐ duyệt tùy trường hợp ai duyệt (ký tay) => PGĐ đưa ra giá đề xuất => Yêu cầu NCC giảm giá (nếu có) => PGĐ duyệt hoặc đưa ra giá đề xuất mới (vòng lặp) => PVT tạo PO (FAST) => trưởng PVT duyệt 1 => PGĐ duyệt 2 => Gửi PO NCC - Đối với mặt hàng là hóa chất không phải dùng để SX (xử lý chất thải, xăng dầu xe ...): Tạo đề nghị nhập => trưởng PVT duyệt => PGĐ duyệt/đề nghị trả giá (vòng lặp) => tạo PO giấy => trưởng PVT duyệt => PGĐ duyệt => gửi NCC - Đối với mặt hàng là văn phòng phẩm/decal: PVT tạo PO trực tiếp bằng file word => Trưởng PVT duyệt => PGĐ duyệt => Gửi PO NCC. - Đối với thiết bị máy móc xưởng, thiết bị đo lường của RD, QC, kỹ thuật, dụng cụ phục vụ sản xuất: Tùy trường hợp, tùy loại máy móc, tùy giá trị => Không có rule rõ ràng: quy trình Thông thường như sau: Người đề nghị mua => Trưởng Bộ phận duyệt => GĐ/PGĐ duyệt => Nhận báo giá từ NCC => GĐ/Phó GĐ duyệt giá/NCC => Mua hàng 2. Tương lai: Cty ban hành quy trình rõ ràng cho từng trường hợp cụ thể và áp dụng theo rule ban hành thống nhất. | Xem chi tiết quy trình mua R12: 11 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có cần phê duyệt sửa đổi PO sau khi đã gửi NCC không? | Phê duyệt thay đổi PO | TB | Có. Cần phê duyệt thay đổi PO (giá, số lượng) sau khi NCC đã xác nhận. | Yêu cầu phê duyệt sửa đơn hàng nếu thay đổi giá và số lượng, các thông tin khác sửa không cần duyệt. | R13: 12 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | PO được gửi cho NCC bằng cách nào (email, PDF, Base, thủ công)? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | TB | Email + PDF (chính). Có thể qua Base cho PO cần phê duyệt. | Email (chính) + Zalo với NCC không dùng Email | R14: 13 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có theo dõi xác nhận đơn hàng từ NCC không? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | TB | Có. PVT theo dõi xác nhận PO từ NCC (email, phone). Có thể cần chức năng ghi nhận xác nhận trên BC. | Có, hiện tại: theo dõi qua Email hoặc Zalo như cách gửi đơn hàng | R15: 14 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có theo dõi thay đổi ngày giao / số lượng / giá sau khi NCC xác nhận không? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | TB | Có. NCC thay đổi ngày giao/giá thường xuyên do biến động thị trường. Cần cập nhật và lưu lịch sử. | Có thay đổi ngày giao hàng so với đơn hàng (kế hoạch nhận hàng) tùy trường hợp cụ thể PVT tự sắp xếp. Ngoài ra còn thay đổi số lượng giao chia theo từng đợt giao (Tổng số lượng không đổi) | R16: 15 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có quản lý mua hàng giao trực tiếp cho khách (drop shipment) không? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | Thấp | Có thể phát sinh nhưng không phổ biến. Hầu hết hàng mua về nhập kho trước. | Hiện tại: Có phát sinh nhưng ít. | R17: 16 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có quản lý chi phí mua hàng phát sinh (vận chuyển, bốc xếp, thuế, phí) không? Phân bổ theo tiêu chí nào? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | TB | Có. Chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, bốc xếp. Cần phân bổ theo giá trị hoặc khối lượng hàng mua. | Hiện tại: Có: Kê toán hiện tại đang tự phân bổ các trường hợp phát sinh. | R18: 17 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Quy trình nhận hàng thực tế tại kho như thế nào? | Mô tả nhận hàng & kiểm tra đầu vào | Cao | Kho NVL nhận hàng → kiểm tra số lượng, chủng loại → nhập kho tạm (chờ QC) → QC kiểm tra → Đạt → nhập kho chính thức. Hàng không đạt → cách ly + xử lý trả NCC. | Hiện tại: Thủ kho nhận kế hoạch nhập hàng từ phòng mua hàng => kiểm tra thông tin so sánh với kế hoạch: NCC, số lượng, quy cách, hạn SD, đối chiếu Lot/bath thực tế với chứng từ (COA, hóa đơn…) - Đạt: Đưa hàng vào kho, thủ kho đưa chứng từ đã nhận cho kế toán PVT => Nhập kho hệ thống (trong ngày) => Thông báo QC lấy mẫu kiểm tùy mặt hàng (nhắn tin hoặc tạo cv trên base) => Tiếp theo đến quy trình kiểm tra nguyên liệu đầu vào trước SX/theo lot riêng. - Không đạt: Báo phòng mua hàng xử lý: Trả hàng/yc bổ sung chứng từ... Tương lai: Quy trình được được lên ERP: Ngay khi hàng nhập vào kho ERP tự động tạo yêu cầu lấy mẫu kiểm tra dựa trên mã NL/loại NL (đã quy định trước) => Phân loại ra 2 quy trình kiểm tra nguyên liệu chính gồm: kiểm tra theo Lot Batch sau khi nhận hàng/kiểm tra lot/batch Trước khi giao hàng. | Xem chi tiết sheet quy trình R19: 18 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có cho phép nhận hàng nhiều lần cho một PO không? | Mô tả nhận hàng & kiểm tra đầu vào | Cao | Có. Nhận hàng nhiều lần cho 1 PO là phổ biến (do NCC giao nhiều đợt). | Có - Hiện tại: đơn hàng có thể chỉ tạo 1 lần nhập, nhưng khi nhập có thể chia nhiều lần nhập nhiều ngày khác nhau. Không có công cụ quản lý lịch nhập sau khi tạo PO, quản lý thủ công. - Tương lai: Xây dựng công cụ quản lý lịch nhập hàng riêng. | R20: 19 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có cần nhập số lô/serial/hạn dùng khi nhận hàng không? | Mô tả nhận hàng & kiểm tra đầu vào | Cao | Có. Cần nhập số lot/số SX, hạn dùng của NCC khi nhận hàng. | Có nhập, bắt buộc với nguyên vật liệu là hóa chất. Nhập ngay khi nhận hàng/nhập hóa đơn VAT. | R21: 20 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có bước kiểm tra chất lượng sau khi nhận không? Nếu không đạt thì xử lý thế nào? | Mô tả nhận hàng & kiểm tra đầu vào | Cao | Có. QC kiểm tra chất lượng đầu vào trước khi nhập kho chính thức. Quy trình: quarantine → QC → pass/fail. Nếu fail → xử lý trả NCC (credit memo). | Có 1. Với hàng kiểm tra theo Lot/batch sau khi nhập kho: Ngay sau khi nhập lên hệ thống => QC tạo yc lấy mẫu test => Thủ kho xuất mẫu => QC trả kết quả trên base, Nếu đạt: Thông báo PVT cho phép xuất sử dụng. Nếu không đạt: thông báo để PVT cách ly không xuất hàng. xử lý với NCC: yc NCC đổi hàng lô nào k đạt (có thể theo từng phuy riêng lẻ, không nhất thiết theo Lot)/Có thể cho sử dụng tạm nhưng khi nào xưởng lấy SX thì QC/RD phải duyệt mới đc xuất , có thể trả hàng hoàn tiền 1 phần hoặc toàn bộ đơn hàng, đến bù thiệt hại nếu có. 2. Đối với hàng yêu cầu kiểm tra trước SX, theo hạn kiểm tra: Quy trình tương tự như kiểm tra theo Lot khi nhập kho, nhưng áp dụng kể cả lot đã test trước đó, tức là kiểm tra theo từng thùng chứ không theo lot, SX thùng nào kiểm tra thùng đó. => Lưu ý: Tất cả các mẫu kiểm tra đều có thời hạn: Ngày kiểm tra và hạn sử dụng theo kết quả của QC, hết hạn thì phải kiểm lại kể cả cùng 1 lot. | R22: 21 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có cần cách ly hàng (quarantine) trước khi nhập kho sử dụng được không? | Quarantine đầu vào | Cao | Có. Hàng chờ QC phải được cách ly (quarantine) riêng, không được xuất sử dụng. | Có. Hàng chờ QC phải được cách ly (quarantine) riêng, không được xuất sử dụng. Có tùy chọn cho xuất sử dụng nhưng phải qua bước duyệt. | R23: 22 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có tiếp nhận dữ liệu nhận hàng từ file Excel/thiết bị khác không? | Import dữ liệu nhận hàng | Cao | Có. Cần import dữ liệu từ trạm cân (file Excel/CSV) để đối chiếu khối lượng thực nhận. | Có: đôi lúc cần import dữ liệu File xlsb/csv…. Danh sách hàng nhập hoặc máy quét mã QR | R24: 23 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có quản lý chênh lệch giữa lượng PO – lượng nhận – lượng hóa đơn không? | Three-way variance | Cao | Có. Cần 3-way matching: PO Qty vs Receipt Qty vs Invoice Qty. Xử lý chênh lệch theo chính sách. | Có | R25: 24 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Hóa đơn NCC được nhập từ đâu (thủ công, scan/OCR, import)? | Mô tả AP invoice & thanh toán NCC | TB | NCC gửi HĐ (email/chuyển phát) → Kế toán nhập tay trên FAST. Có thể cần scan/OCR trong tương lai. | Hiện tại: NCC gửi HĐ điện tử qua Email → Kế toán PVT nhập tay trên FAST Tương lai: Yêu cầu inport file PDF hoặc quét QR => Tự động nhập thông tin. Loại bỏ cách làm gõ tay thủ công. | R26: 25 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Có bắt buộc đối chiếu 3 bên giữa PO – Receipt – Invoice không? | 3-way matching | Cao | Có. Bắt buộc 3-way matching: PO ↔ Receipt ↔ Invoice trước khi thanh toán. | Bắt buộc | R27: 26 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Những trường hợp nào được phép hạch toán hóa đơn không có PO? | Non-PO invoice policy | TB | Chi phí nhỏ (điện, nước, điện thoại), dịch vụ, phí vận chuyển. Cần chính sách rõ ràng. | Hiện tại: Mua thiết bị máy móc vật tư, tài sản, decan, VPP Không có PO hệ thống. Tương lai: Chỉ trường hợp mua hàng không có hóa đơn, mua vật tư phát sinh thì mới không có PO, còn lại tất cả 100% phải có PO trên hệ thống. => cần ban hành quy trình rõ ràng. | R28: 27 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Quy trình phê duyệt hóa đơn NCC như thế nào? | AP invoice approval | TB | Kế toán nhập → trưởng PVT duyệt (đối chiếu PO) → Kế toán trưởng duyệt → thanh toán. | - Hiện tại: Phòng mua hàng nhập HĐ (không có bước duyệt) -> Kế toán đối chiếu cuối tháng -> Thanh toán. - Tương lai: Chưa thay đổi. | R29: 28 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Phương thức thanh toán NCC là gì? | Mô tả AP invoice & thanh toán NCC | TB | Chuyển khoản ngân hàng (chính). Một phần tiền mặt cho NCC nhỏ. | Theo quy định của cơ quan thuế nhà nước: <5 triệu có thể thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản, >= 5tr: Chuyển khoản 100%. | R30: 29 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Có trả trước NCC không? Quản lý đối trừ như thế nào? | Mô tả AP invoice & thanh toán NCC | TB | Có thể trả trước cho NCC quốc tế. Cần quản lý tạm ứng và đối trừ. | Có thể trả trước cho NCC (Cả trong nước và quốc tế), cần quản lý tạm ứng, đối trừ. | R31: 30 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Có quản lý tuổi nợ phải trả / kế hoạch thanh toán không? | AP aging & payment plan | TB | Có. Kế toán theo dõi tuổi nợ phải trả. Cần kế hoạch thanh toán theo dòng tiền. | - Hiện tại: Không có quy định rõ ràng. Chủ yêu là kế toán theo dõi, một số trường hợp phòng mua hàng tự theo dõi. - Tương lai/đề xuất: Quy về 1 mối là phòng kế toán theo dõi công nợ phải trả NCC 100%. Hệ thống tự động cảnh báo và đưa ra mẫu đề nghị tự động, chỉ cần kiểm tra và duyệt trên ERP chứ k cần làm gì thêm. => PVT có thể theo dõi trạng thái thanh toán trong đơn hàng. | R32: 31 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Có cần đề nghị thanh toán / phê duyệt thanh toán qua Base không? | Payment approval qua Base | TB | Có. Đề nghị thanh toán → phê duyệt trên Base → Kế toán thực hiện chuyển khoản. Cần tích hợp BC-Base. | - Hiện tại: Đề nghị thanh toán tạo form excel in thủ công được duyệt ký tay và chứng từ thủ công => Scan chứng từ đó lên base tạo đề nghị lại và lặp lại bước duyệt thủ công đã làm (Base chủ yếu để lưu chứng từ) chứ gần như không có giá trị làm thanh toán. mất rất nhiều thời gian cho việc này. - Tương lai/đề xuất: Quy trình đề nghị thanh toán sẽ đi từ bước PO đến bước cuối cùng chuyển khoản => Chứng từ tích hợp ERP/chữ ký số => Loại bỏ hoàn toàn quy trình giấy thủ công. Phê duyệt trên ERP không cần qua base. | R33: 32 | Trả hàng NCC | D6. Trả hàng NCC | Các lý do trả hàng NCC thường gặp là gì? | Mô tả purchase return / credit memo | TB | Sai quy cách, kém chất lượng, giao sai hàng, hư hỏng vận chuyển. | - Hết hạn sử dụng/cận date, không đạt chất lượng sau khi kiểm tra (QC/RD…) Giao sai hàng, hư hỏng hàng do vận chuyển, trả bảo hành, tem nhãn hàng hóa sai quy định nhà nước…. | R34: 33 | Trả hàng NCC | D6. Trả hàng NCC | Có cần bằng chứng trả hàng (ảnh, biên bản, COA, kết quả QC) không? | Mô tả purchase return / credit memo | TB | Có. Kết quả QC (biên bản KPH), ảnh hàng lỗi, biên bản trả hàng. | Có, kết quả kiểm tra QC/RD, ảnh hàng lỗi, biên bản trả hàng…. | R35: 34 | Trả hàng NCC | D6. Trả hàng NCC | Quy trình tạo return order / purchase credit memo như thế nào? | Mô tả purchase return / credit memo | TB | Tạo Return Order → NCC xác nhận → gửi hàng trả → nhận credit memo từ NCC → hạch toán. | Tạo QC trả kết quả k đạt => PVT tạo Return Order → PGĐ/GĐ duyệt -> NCC xác nhận → gửi hàng trả → nhận credit memo từ NCC → hạch toán. | R36: 35 | Trả hàng NCC | D6. Trả hàng NCC | Nếu NCC đồng ý giảm giá/hoàn tiền mà không nhận lại hàng thì xử lý thế nào? | Mô tả purchase return / credit memo | TB | NCC đồng ý giảm giá/debit note → hạch toán giảm giá mua (không nhập lại hàng). | | R37: 36 | Báo cáo mua hàng | D7. Báo cáo mua hàng | Các báo cáo/KPI mua hàng cần theo dõi là gì? • mua theo NCC • đơn hàng chậm giao • lead time thực tế • biến động giá mua • tuổi nợ phải trả • chất lượng NCC | Xác định báo cáo & KPI mua hàng | TB | Mua theo NCC, PO chậm giao, lead time thực tế, biến động giá mua, tuổi nợ phải trả, chất lượng NCC. | - Theo NCC, PO chậm giao, leadtime thực tế, biến động giá mua, công nợ phải trả, chất lượng giao hàng….. | [Quy trình nhận hàng] (0 dòng) [Quy trình mua] (0 dòng) --- FILE: Mua hàng (Procure to Pay)_v2.xlsx --- [D. Mua hàng (Procure to Pay)] (37 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Nhu cầu mua hàng | D1. Nhu cầu mua hàng | Nhu cầu mua hàng đến từ những nguồn nào? • MRP • tồn kho min/max • yêu cầu thủ công • kế hoạch sản xuất • mua dịch vụ/MRO | Mô tả nguồn phát sinh nhu cầu mua | Cao | MRP (từ KHSX), tồn kho min/max (kích hoạt reorder), yêu cầu thủ công (từ xưởng/phòng ban), kế hoạch SX định kỳ. | MRP (từ KHSX), tồn kho min/max (kích hoạt reorder), yêu cầu thủ công (từ xưởng/phòng ban), kế hoạch SX định kỳ. | R3: 2 | Nhu cầu mua hàng | D1. Nhu cầu mua hàng | Tần suất lập kế hoạch mua hàng là hàng ngày, hàng tuần hay theo đợt? | Mô tả nguồn phát sinh nhu cầu mua | TB | Hàng tuần (chính) + phát sinh theo nhu cầu đột xuất. | Hàng tuần (chính) + phát sinh theo nhu cầu đột xuất. | R4: 3 | Nhu cầu mua hàng | D1. Nhu cầu mua hàng | Có dùng yêu cầu mua hàng (requisition) hay đi thẳng PO? | Requisition vs PO | TB | Có thể: PO trực tiếp cho NCC quen. Requisition → Approval → PO cho NCC mới hoặc mua lớn. | Hiện tại: không phải yêu cầu mua hàng mà là yêu cầu báo giá, sau đó gửi thẳng PO cho NCC Tương lai: phân loại theo loại hàng/nhóm hàng/mã hàng/giá trị.. | R5: 4 | Nhu cầu mua hàng | D1. Nhu cầu mua hàng | Có loại mua hàng nào nằm ngoài BOM/ngoài MRP không? | Mô tả nguồn phát sinh nhu cầu mua | TB | Có: Mua CCDC, bao bì, vật tư phụ, hóa chất thí nghiệm (MRO). Các loại này không nằm trong BOM. | Hiện tại không có BOM, BOM được lưu rời rạc trong file excel, trên giấy ở các xưởng, phòng RD… - Tương lai: Đưa toàn bộ các loại chi phí cấu thành giá bán vào BOM để tính toán chi phí chính xác hơn cho ban GĐ. | R6: 5 | Báo giá mua & Chọn NCC | D2. Báo giá mua & chọn NCC | Khi cần mua, có gửi RFQ cho nhiều NCC không? | Mô tả RFQ & lựa chọn nhà cung cấp | TB | Có. Gửi RFQ cho 2-3 NCC cho các nguyên liệu chính. NCC quen thì thương lượng trực tiếp. | Có. Gửi RFQ cho 2-3 NCC cho các nguyên liệu chính. NCC quen thì thương lượng trực tiếp. | R7: 6 | Báo giá mua & Chọn NCC | D2. Báo giá mua & chọn NCC | Tiêu chí chọn NCC là gì: giá, lead time, chất lượng, điều khoản thanh toán, lịch sử giao hàng? | Mô tả RFQ & lựa chọn nhà cung cấp | TB | Giá (ưu tiên), chất lượng (chuẩn đầu vào), lead time (giao đúng hạn), điều khoản TT, lịch sử giao hàng. | Giá (ưu tiên), chất lượng (chuẩn đầu vào), lead time (giao đúng hạn), điều khoản TT, lịch sử giao hàng. | R8: 7 | Báo giá mua & Chọn NCC | D2. Báo giá mua & chọn NCC | Có cần lưu lại báo giá NCC để so sánh/đối chiếu không? | Mô tả RFQ & lựa chọn nhà cung cấp | TB | Có. Cần lưu báo giá NCC để so sánh và đối chiếu khi cần. | Có. Cần lưu báo giá NCC để so sánh và đối chiếu khi cần. Yêu cầu Lưu lại cả báo giá ban đầu và cả quá trình thương lượng giá nhiều lần (nhiều giá). | R9: 8 | Báo giá mua & Chọn NCC | D2. Báo giá mua & chọn NCC | Có hợp đồng khung / đơn mua hàng blanket không? | Mô tả RFQ & lựa chọn nhà cung cấp | TB | Có hợp đồng khung với NCC chính. Đơn mua hàng blanket cho NVL mua thường xuyên (nhựa, dung môi...). | Có hợp đồng khung với NCC chính. Đơn mua hàng blanket cho NVL mua thường xuyên (nhựa, dung môi...). | R10: 9 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Đơn mua hàng được tạo bởi ai? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | TB | Phòng Vật tư (PVT) tạo PO. PKD có thể tạo PO cho hàng mua theo đơn bán. | Chỉ được tạo bởi phòng vật tư (PVT) | R11: 10 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có yêu cầu phê duyệt đơn mua hàng không? Nếu có, theo rule nào: giá trị, loại hàng, phòng ban, nhà cung cấp, ngân sách? | PO approval matrix | Cao | Có. PO cần phê duyệt theo: giá trị, loại hàng, phòng ban. Workflow: người tạo → trưởng PVT → BGĐ (nếu > hạn mức). | Có yêu cầu duyệt 1. Hiện tại: cty không ban hành quy trình/rule nào. quy trình mua hàng phổ biến như sau (có nhiều ngoại lệ không theo quy trình như bên dưới): - Đối với mặt hàng là hóa chất/nguyên liệu sản xuất: Tạo đề nghị mua hàng từ file word (tùy trường hợp có hoặc không) => RD duyệt/GĐ/PGĐ duyệt tùy trường hợp ai duyệt (ký tay) => PGĐ đưa ra giá đề xuất => Yêu cầu NCC giảm giá (nếu có) => PGĐ duyệt hoặc đưa ra giá đề xuất mới (vòng lặp) => PVT tạo PO (FAST) => trưởng PVT duyệt 1 => PGĐ duyệt 2 => Gửi PO NCC - Đối với mặt hàng là hóa chất không phải dùng để SX (xử lý chất thải, xăng dầu xe ...): Tạo đề nghị nhập => trưởng PVT duyệt => PGĐ duyệt/đề nghị trả giá (vòng lặp) => tạo PO giấy => trưởng PVT duyệt => PGĐ duyệt => gửi NCC - Đối với mặt hàng là văn phòng phẩm/decal: PVT tạo PO trực tiếp bằng file word => Trưởng PVT duyệt => PGĐ duyệt => Gửi PO NCC. - Đối với thiết bị máy móc xưởng, thiết bị đo lường của RD, QC, kỹ thuật, dụng cụ phục vụ sản xuất: Tùy trường hợp, tùy loại máy móc, tùy giá trị => Không có rule rõ ràng: quy trình Thông thường như sau: Người đề nghị mua => Trưởng Bộ phận duyệt => GĐ/PGĐ duyệt => Nhận báo giá từ NCC => GĐ/Phó GĐ duyệt giá/NCC => Mua hàng 2. Tương lai: Cty ban hành quy trình rõ ràng cho từng trường hợp cụ thể và áp dụng theo rule ban hành thống nhất. | Xem chi tiết quy trình mua R12: 11 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có cần phê duyệt sửa đổi PO sau khi đã gửi NCC không? | Phê duyệt thay đổi PO | TB | Có. Cần phê duyệt thay đổi PO (giá, số lượng) sau khi NCC đã xác nhận. | Yêu cầu phê duyệt sửa đơn hàng nếu thay đổi giá và số lượng, các thông tin khác sửa không cần duyệt. | R13: 12 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | PO được gửi cho NCC bằng cách nào (email, PDF, Base, thủ công)? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | TB | Email + PDF (chính). Có thể qua Base cho PO cần phê duyệt. | Email (chính) + Zalo với NCC không dùng Email | R14: 13 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có theo dõi xác nhận đơn hàng từ NCC không? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | TB | Có. PVT theo dõi xác nhận PO từ NCC (email, phone). Có thể cần chức năng ghi nhận xác nhận trên BC. | Có, hiện tại: theo dõi qua Email hoặc Zalo như cách gửi đơn hàng | R15: 14 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có theo dõi thay đổi ngày giao / số lượng / giá sau khi NCC xác nhận không? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | TB | Có. NCC thay đổi ngày giao/giá thường xuyên do biến động thị trường. Cần cập nhật và lưu lịch sử. | Có thay đổi ngày giao hàng so với đơn hàng (kế hoạch nhận hàng) tùy trường hợp cụ thể PVT tự sắp xếp. Ngoài ra còn thay đổi số lượng giao chia theo từng đợt giao (Tổng số lượng không đổi) | R16: 15 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có quản lý mua hàng giao trực tiếp cho khách (drop shipment) không? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | Thấp | Có thể phát sinh nhưng không phổ biến. Hầu hết hàng mua về nhập kho trước. | Hiện tại: Có phát sinh nhưng ít. | R17: 16 | Đơn mua hàng | D3. Đơn mua hàng | Có quản lý chi phí mua hàng phát sinh (vận chuyển, bốc xếp, thuế, phí) không? Phân bổ theo tiêu chí nào? | Mô tả xử lý & phê duyệt PO | TB | Có. Chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, bốc xếp. Cần phân bổ theo giá trị hoặc khối lượng hàng mua. | Hiện tại: Có: Kê toán hiện tại đang tự phân bổ các trường hợp phát sinh. | R18: 17 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Quy trình nhận hàng thực tế tại kho như thế nào? | Mô tả nhận hàng & kiểm tra đầu vào | Cao | Kho NVL nhận hàng → kiểm tra số lượng, chủng loại → nhập kho tạm (chờ QC) → QC kiểm tra → Đạt → nhập kho chính thức. Hàng không đạt → cách ly + xử lý trả NCC. | Hiện tại: Thủ kho nhận kế hoạch nhập hàng từ phòng mua hàng => kiểm tra thông tin so sánh với kế hoạch: NCC, số lượng, quy cách, hạn SD, đối chiếu Lot/bath thực tế với chứng từ (COA, hóa đơn…) - Đạt: Đưa hàng vào kho, thủ kho đưa chứng từ đã nhận cho kế toán PVT => Nhập kho hệ thống (trong ngày) => Thông báo QC lấy mẫu kiểm tùy mặt hàng (nhắn tin hoặc tạo cv trên base) => Tiếp theo đến quy trình kiểm tra nguyên liệu đầu vào trước SX/theo lot riêng. - Không đạt: Báo phòng mua hàng xử lý: Trả hàng/yc bổ sung chứng từ... Tương lai: Quy trình được được lên ERP: Ngay khi hàng nhập vào kho ERP tự động tạo yêu cầu lấy mẫu kiểm tra dựa trên mã NL/loại NL (đã quy định trước) => Phân loại ra 2 quy trình kiểm tra nguyên liệu chính gồm: kiểm tra theo Lot Batch sau khi nhận hàng/kiểm tra lot/batch Trước khi giao hàng. | Xem chi tiết sheet quy trình R19: 18 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có cho phép nhận hàng nhiều lần cho một PO không? | Mô tả nhận hàng & kiểm tra đầu vào | Cao | Có. Nhận hàng nhiều lần cho 1 PO là phổ biến (do NCC giao nhiều đợt). | Có - Hiện tại: đơn hàng có thể chỉ tạo 1 lần nhập, nhưng khi nhập có thể chia nhiều lần nhập nhiều ngày khác nhau. Không có công cụ quản lý lịch nhập sau khi tạo PO, quản lý thủ công. - Tương lai: Xây dựng công cụ quản lý lịch nhập hàng riêng. | R20: 19 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có cần nhập số lô/serial/hạn dùng khi nhận hàng không? | Mô tả nhận hàng & kiểm tra đầu vào | Cao | Có. Cần nhập số lot/số SX, hạn dùng của NCC khi nhận hàng. | Có nhập, bắt buộc với nguyên vật liệu là hóa chất. Nhập ngay khi nhận hàng/nhập hóa đơn VAT. | R21: 20 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có bước kiểm tra chất lượng sau khi nhận không? Nếu không đạt thì xử lý thế nào? | Mô tả nhận hàng & kiểm tra đầu vào | Cao | Có. QC kiểm tra chất lượng đầu vào trước khi nhập kho chính thức. Quy trình: quarantine → QC → pass/fail. Nếu fail → xử lý trả NCC (credit memo). | Có 1. Với hàng kiểm tra theo Lot/batch sau khi nhập kho: Ngay sau khi nhập lên hệ thống => QC tạo yc lấy mẫu test => Thủ kho xuất mẫu => QC trả kết quả trên base, Nếu đạt: Thông báo PVT cho phép xuất sử dụng. Nếu không đạt: thông báo để PVT cách ly không xuất hàng. xử lý với NCC: yc NCC đổi hàng lô nào k đạt (có thể theo từng phuy riêng lẻ, không nhất thiết theo Lot)/Có thể cho sử dụng tạm nhưng khi nào xưởng lấy SX thì QC/RD phải duyệt mới đc xuất , có thể trả hàng hoàn tiền 1 phần hoặc toàn bộ đơn hàng, đến bù thiệt hại nếu có. 2. Đối với hàng yêu cầu kiểm tra trước SX, theo hạn kiểm tra: Quy trình tương tự như kiểm tra theo Lot khi nhập kho, nhưng áp dụng kể cả lot đã test trước đó, tức là kiểm tra theo từng thùng chứ không theo lot, SX thùng nào kiểm tra thùng đó. => Lưu ý: Tất cả các mẫu kiểm tra đều có thời hạn: Ngày kiểm tra và hạn sử dụng theo kết quả của QC, hết hạn thì phải kiểm lại kể cả cùng 1 lot. | R22: 21 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có cần cách ly hàng (quarantine) trước khi nhập kho sử dụng được không? | Quarantine đầu vào | Cao | Có. Hàng chờ QC phải được cách ly (quarantine) riêng, không được xuất sử dụng. | Có. Hàng chờ QC phải được cách ly (quarantine) riêng, không được xuất sử dụng. Có tùy chọn cho xuất sử dụng nhưng phải qua bước duyệt. | R23: 22 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có tiếp nhận dữ liệu nhận hàng từ file Excel/thiết bị khác không? | Import dữ liệu nhận hàng | Cao | Có. Cần import dữ liệu từ trạm cân (file Excel/CSV) để đối chiếu khối lượng thực nhận. | Có: đôi lúc cần import dữ liệu File xlsb/csv…. Danh sách hàng nhập hoặc máy quét mã QR | R24: 23 | Nhận hàng | D4. Nhận hàng | Có quản lý chênh lệch giữa lượng PO – lượng nhận – lượng hóa đơn không? | Three-way variance | Cao | Có. Cần 3-way matching: PO Qty vs Receipt Qty vs Invoice Qty. Xử lý chênh lệch theo chính sách. | Có | R25: 24 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Hóa đơn NCC được nhập từ đâu (thủ công, scan/OCR, import)? | Mô tả AP invoice & thanh toán NCC | TB | NCC gửi HĐ (email/chuyển phát) → Kế toán nhập tay trên FAST. Có thể cần scan/OCR trong tương lai. | Hiện tại: NCC gửi HĐ điện tử qua Email → Kế toán PVT nhập tay trên FAST Tương lai: Yêu cầu inport file PDF hoặc quét QR => Tự động nhập thông tin. Loại bỏ cách làm gõ tay thủ công. | R26: 25 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Có bắt buộc đối chiếu 3 bên giữa PO – Receipt – Invoice không? | 3-way matching | Cao | Có. Bắt buộc 3-way matching: PO ↔ Receipt ↔ Invoice trước khi thanh toán. | Bắt buộc | R27: 26 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Những trường hợp nào được phép hạch toán hóa đơn không có PO? | Non-PO invoice policy | TB | Chi phí nhỏ (điện, nước, điện thoại), dịch vụ, phí vận chuyển. Cần chính sách rõ ràng. | Hiện tại: Mua thiết bị máy móc vật tư, tài sản, decan, VPP Không có PO hệ thống. Tương lai: Chỉ trường hợp mua hàng không có hóa đơn, mua vật tư phát sinh thì mới không có PO, còn lại tất cả 100% phải có PO trên hệ thống. => cần ban hành quy trình rõ ràng. | R28: 27 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Quy trình phê duyệt hóa đơn NCC như thế nào? | AP invoice approval | TB | Kế toán nhập → trưởng PVT duyệt (đối chiếu PO) → Kế toán trưởng duyệt → thanh toán. | - Hiện tại: Phòng mua hàng nhập HĐ (không có bước duyệt) -> Kế toán đối chiếu cuối tháng -> Thanh toán. - Tương lai: Chưa thay đổi. | R29: 28 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Phương thức thanh toán NCC là gì? | Mô tả AP invoice & thanh toán NCC | TB | Chuyển khoản ngân hàng (chính). Một phần tiền mặt cho NCC nhỏ. | Theo quy định của cơ quan thuế nhà nước: <5 triệu có thể thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản, >= 5tr: Chuyển khoản 100%. | R30: 29 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Có trả trước NCC không? Quản lý đối trừ như thế nào? | Mô tả AP invoice & thanh toán NCC | TB | Có thể trả trước cho NCC quốc tế. Cần quản lý tạm ứng và đối trừ. | Có thể trả trước cho NCC (Cả trong nước và quốc tế), cần quản lý tạm ứng, đối trừ. | R31: 30 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Có quản lý tuổi nợ phải trả / kế hoạch thanh toán không? | AP aging & payment plan | TB | Có. Kế toán theo dõi tuổi nợ phải trả. Cần kế hoạch thanh toán theo dòng tiền. | - Hiện tại: Không có quy định rõ ràng. Chủ yêu là kế toán theo dõi, một số trường hợp phòng mua hàng tự theo dõi. - Tương lai/đề xuất: Quy về 1 mối là phòng kế toán theo dõi công nợ phải trả NCC 100%. Hệ thống tự động cảnh báo và đưa ra mẫu đề nghị tự động, chỉ cần kiểm tra và duyệt trên ERP chứ k cần làm gì thêm. => PVT có thể theo dõi trạng thái thanh toán trong đơn hàng. | R32: 31 | Hóa đơn mua & Thanh toán NCC | D5. Hóa đơn mua & Thanh toán | Có cần đề nghị thanh toán / phê duyệt thanh toán qua Base không? | Payment approval qua Base | TB | Có. Đề nghị thanh toán → phê duyệt trên Base → Kế toán thực hiện chuyển khoản. Cần tích hợp BC-Base. | - Hiện tại: Đề nghị thanh toán tạo form excel in thủ công được duyệt ký tay và chứng từ thủ công => Scan chứng từ đó lên base tạo đề nghị lại và lặp lại bước duyệt thủ công đã làm (Base chủ yếu để lưu chứng từ) chứ gần như không có giá trị làm thanh toán. mất rất nhiều thời gian cho việc này. - Tương lai/đề xuất: Quy trình đề nghị thanh toán sẽ đi từ bước PO đến bước cuối cùng chuyển khoản => Chứng từ tích hợp ERP/chữ ký số => Loại bỏ hoàn toàn quy trình giấy thủ công. Phê duyệt trên ERP không cần qua base. | R33: 32 | Trả hàng NCC | D6. Trả hàng NCC | Các lý do trả hàng NCC thường gặp là gì? | Mô tả purchase return / credit memo | TB | Sai quy cách, kém chất lượng, giao sai hàng, hư hỏng vận chuyển. | - Hết hạn sử dụng/cận date, không đạt chất lượng sau khi kiểm tra (QC/RD…) Giao sai hàng, hư hỏng hàng do vận chuyển, trả bảo hành, tem nhãn hàng hóa sai quy định nhà nước…. | R34: 33 | Trả hàng NCC | D6. Trả hàng NCC | Có cần bằng chứng trả hàng (ảnh, biên bản, COA, kết quả QC) không? | Mô tả purchase return / credit memo | TB | Có. Kết quả QC (biên bản KPH), ảnh hàng lỗi, biên bản trả hàng. | Có, kết quả kiểm tra QC/RD, ảnh hàng lỗi, biên bản trả hàng…. | R35: 34 | Trả hàng NCC | D6. Trả hàng NCC | Quy trình tạo return order / purchase credit memo như thế nào? | Mô tả purchase return / credit memo | TB | Tạo Return Order → NCC xác nhận → gửi hàng trả → nhận credit memo từ NCC → hạch toán. | Tạo QC trả kết quả k đạt => PVT tạo Return Order → PGĐ/GĐ duyệt -> NCC xác nhận → gửi hàng trả → nhận credit memo từ NCC → hạch toán. | R36: 35 | Trả hàng NCC | D6. Trả hàng NCC | Nếu NCC đồng ý giảm giá/hoàn tiền mà không nhận lại hàng thì xử lý thế nào? | Mô tả purchase return / credit memo | TB | NCC đồng ý giảm giá/debit note → hạch toán giảm giá mua (không nhập lại hàng). | | R37: 36 | Báo cáo mua hàng | D7. Báo cáo mua hàng | Các báo cáo/KPI mua hàng cần theo dõi là gì? • mua theo NCC • đơn hàng chậm giao • lead time thực tế • biến động giá mua • tuổi nợ phải trả • chất lượng NCC | Xác định báo cáo & KPI mua hàng | TB | Mua theo NCC, PO chậm giao, lead time thực tế, biến động giá mua, tuổi nợ phải trả, chất lượng NCC. | - Theo NCC, PO chậm giao, leadtime thực tế, biến động giá mua, công nợ phải trả, chất lượng giao hàng….. | [Quy trình nhận hàng] (0 dòng) [Quy trình mua] (0 dòng) --- FILE: Ngoại lệ - Tình huống đặc biệt.xlsx --- [M. Ngoại lệ - Tình huống đặc bi] (8 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở bán hàng là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | KH mới chưa có MST, đơn hàng gấp (chờ SX), hủy đơn sau khi đã SX, KH yêu cầu giao hàng nhiều lần, đổi hàng mới (credit note). | | R3: 2 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở mua hàng là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Thiếu NVL đột xuất, NCC giao thiếu/giao thừa, NCC thay đổi giá sau khi xác nhận PO, NCC giao không đúng quy cách. | Thiếu NVL đột xuất, nguyên liệu sử dụng tăng đột biến, NCC giao thiếu/giao thừa, NCC thay đổi giá/số lượng sau khi xác nhận PO, NCC giao không đúng quy cách. Nhà cung đổi tên hàng/địa chỉ, thông tin công ty sau khi đơn hàng đã được tạo. Trả giá nhiều lần, duyệt mua hàng không theo quy trình. thay đổi hạn thanh toán công nợ sau khi PO... | R4: 3 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở kho là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Nhầm lẫn lot/hạn dùng, âm kho tạm thời, chênh lệch cân (hệ thống cân vs nhập tay), hàng hết hạn trong kho. | Xuất nhập sai lot/sai hàng, Hạn sử dụng thực tế khác giấy tờ (hệ thống), Sai trọng lượng thực tế, Hết hạn không xác định, hàng không rõ nguồn gốc, Vị trí lưu kho không chính xác. Hệ thống quản lý tồn không theo kho hàng. Nguyên liệu hết hạn sử dụng nhưng vẫn được phép xuất xử dụng/bán | R5: 4 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở sản xuất là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | SX không đạt ngay lần đầu (phải rework), thay đổi công thức giữa lệnh SX, thiếu NVL giữa lệnh SX, máy hỏng đột xuất. | | R6: 5 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở kế toán là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Chênh lệch tỷ giá chưa xử lý, HĐ NCC sai thông tin, KH chậm thanh toán kéo dài, điều chỉnh sau khóa sổ. | | R7: 6 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Trường hợp nào hiện tại phải xử lý ngoài hệ thống/Excel? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Theo dõi KHSX (Excel), tính giá thành (Excel), lịch sắp xe (Excel), báo cáo CSKH (Excel), quản lý bảng giá NVL (Excel). | Hiện tại: - Mua hàng: Tất cả đều xử lý ngoài hệ thống, ngoại trừ nguyên liệu để sản xuất (VPP, thiết bị văn phòng, thí nghiệm, dụng cụ, máy móc, decal tem nhãn, túi lọc, bao bì đóng gói....) - Tính số lượng mua, tính giá thành, quản lý lịch giao hàng, Đề nghị thanh toán và theo dõi thanh toán, Đề nghị mua hàng và lịch sử giá báo/trả giá, BOM, kết quả test, thông báo, kết quả cho sử dụng, văn thư. Xác nhận giao nhận hàng hóa, bàn giao, nghiệm thu... đều xử lý giấy viết tay/excel - Tất cả các cấp duyệt đều là ký tay. => Base là kênh song song để lưu chứng từ duyệt tay chứ không có giá trị thực tế và không được xem là chứng từ. Đề xuất/tương lai: Làm trên ERP, duyệt trên ERP thay vì ký tay, loại bỏ các khâu ký tay thủ công. | R8: 7 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những tình huống nào bắt buộc phải hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | BOM/công thức SX, Quản lý lot (truy xuất), QC và NCR, Tự động check tồn kho & công nợ, Tính giá thành theo lô. | - Chuẩn hóa cấu trúc mã hàng, mã phiếu nhập xuất... - BOM, Mã hóa BOM - Quản lý theo Lot - Chuẩn hóa các thông tin bắt buộc cập nhật cho mã hàng. - Bổ sung trạng thái mua và trạng thái sử dụng của nguyên vật liệu. - Tạo quy trình test mẫu từ đầu - Xây dựng tool Quản lý thiết bị/tài sản theo đích danh User/mã nhân viên - Các khâu duyệt tay chuyển sang duyệt hệ thống - Ràng buộc kết quả test NL, trạng thái SD với việc nhập xuất, mua hàng. | --- FILE: Ngoại lệ - Tình huống đặc biệt_v2.xlsx --- [M. Ngoại lệ - Tình huống đặc bi] (8 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở bán hàng là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | KH mới chưa có MST, đơn hàng gấp (chờ SX), hủy đơn sau khi đã SX, KH yêu cầu giao hàng nhiều lần, đổi hàng mới (credit note). | | R3: 2 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở mua hàng là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Thiếu NVL đột xuất, NCC giao thiếu/giao thừa, NCC thay đổi giá sau khi xác nhận PO, NCC giao không đúng quy cách. | Thiếu NVL đột xuất, nguyên liệu sử dụng tăng đột biến, NCC giao thiếu/giao thừa, NCC thay đổi giá/số lượng sau khi xác nhận PO, NCC giao không đúng quy cách. Nhà cung đổi tên hàng/địa chỉ, thông tin công ty sau khi đơn hàng đã được tạo. Trả giá nhiều lần, duyệt mua hàng không theo quy trình. thay đổi hạn thanh toán công nợ sau khi PO... | R4: 3 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở kho là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Nhầm lẫn lot/hạn dùng, âm kho tạm thời, chênh lệch cân (hệ thống cân vs nhập tay), hàng hết hạn trong kho. | Xuất nhập sai lot/sai hàng, Hạn sử dụng thực tế khác giấy tờ (hệ thống), Sai trọng lượng thực tế, Hết hạn không xác định, hàng không rõ nguồn gốc, Vị trí lưu kho không chính xác. Hệ thống quản lý tồn không theo kho hàng. Nguyên liệu hết hạn sử dụng nhưng vẫn được phép xuất xử dụng/bán | R5: 4 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở sản xuất là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | SX không đạt ngay lần đầu (phải rework), thay đổi công thức giữa lệnh SX, thiếu NVL giữa lệnh SX, máy hỏng đột xuất. | | R6: 5 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở kế toán là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Chênh lệch tỷ giá chưa xử lý, HĐ NCC sai thông tin, KH chậm thanh toán kéo dài, điều chỉnh sau khóa sổ. | | R7: 6 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Trường hợp nào hiện tại phải xử lý ngoài hệ thống/Excel? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Theo dõi KHSX (Excel), tính giá thành (Excel), lịch sắp xe (Excel), báo cáo CSKH (Excel), quản lý bảng giá NVL (Excel). | Hiện tại: - Mua hàng: Tất cả đều xử lý ngoài hệ thống, ngoại trừ nguyên liệu để sản xuất (VPP, thiết bị văn phòng, thí nghiệm, dụng cụ, máy móc, decal tem nhãn, túi lọc, bao bì đóng gói....) - Tính số lượng mua, tính giá thành, quản lý lịch giao hàng, Đề nghị thanh toán và theo dõi thanh toán, Đề nghị mua hàng và lịch sử giá báo/trả giá, BOM, kết quả test, thông báo, kết quả cho sử dụng, văn thư. Xác nhận giao nhận hàng hóa, bàn giao, nghiệm thu... đều xử lý giấy viết tay/excel - Tất cả các cấp duyệt đều là ký tay. => Base là kênh song song để lưu chứng từ duyệt tay chứ không có giá trị thực tế và không được xem là chứng từ. Đề xuất/tương lai: Làm trên ERP, duyệt trên ERP thay vì ký tay, loại bỏ các khâu ký tay thủ công. | R8: 7 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những tình huống nào bắt buộc phải hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | BOM/công thức SX, Quản lý lot (truy xuất), QC và NCR, Tự động check tồn kho & công nợ, Tính giá thành theo lô. | - Chuẩn hóa cấu trúc mã hàng, mã phiếu nhập xuất... - BOM, Mã hóa BOM - Quản lý theo Lot - Chuẩn hóa các thông tin bắt buộc cập nhật cho mã hàng. - Bổ sung trạng thái mua và trạng thái sử dụng của nguyên vật liệu. - Tạo quy trình test mẫu từ đầu - Xây dựng tool Quản lý thiết bị/tài sản theo đích danh User/mã nhân viên - Các khâu duyệt tay chuyển sang duyệt hệ thống - Ràng buộc kết quả test NL, trạng thái SD với việc nhập xuất, mua hàng. |