=== PHÒNG BAN: PhongKinhDoanh === --- FILE: 02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash).xlsx --- [C. Bán hàng (Quote to Cash)] (45 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Quy trình từ tiếp nhận nhu cầu đến tạo báo giá hiện tại như thế nào? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | Cao | KH gọi/zalo/email → PKD nhận thông tin → kiểm tra tồn kho (hỏi KTP), kiểm tra công nợ (gửi Base) → lập báo giá (Excel) → gửi KH → KH xác nhận → tạo đơn hàng trên FAST. Cần tối ưu: tự động check tồn kho & công nợ ngay khi nhập yêu cầu. | - Nhận thông tin từ khách hàng ( gọi điện, zalo, email, hoặc từ kỹ thuật cắm tại nhà máy) - Làm mẫu => Khách hàng kí xác nhận=> Yêu cầu báo giá. - Phòng KT làm công thức + quy trình => Gửi chị Hiền ( Phòng KD ) - Phòng KD sẽ xin giá từ BGĐ => Báo giá khách hàng | R3: 2 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Báo giá được tạo bởi ai? Có cần phê duyệt trước khi gửi khách hàng không? | Phê duyệt báo giá | Cao | PKD lập báo giá. Cần phê duyệt cho báo giá vượt thẩm quyền hoặc giá đặc biệt. Workflow duyệt theo hạn mức giảm giá. | - PKD lập báo giá. Các báo giá đều được duyệt bởi BGĐ | R4: 3 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Báo giá cần thể hiện những thông tin nào (giá, thuế, lead time, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, COA/COC, file đính kèm…)? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | Cao | Tên SP, quy cách, số lượng, đơn giá, thuế GTGT, thời gian giao hàng dự kiến, điều kiện TT, điều kiện GH, thời hạn báo giá. Có thể đính kèm COA/COC/File kỹ thuật. | - Bảng báo giá cần hiện thông tin : tên mặt hàng, đơn vị tính, giá cũ, giá mới, quy cách đóng gói, tiền vận chuyển ( K/H Gia Lai ), thuế giá trị gia tăng , và có ghi chú khi cần | R5: 4 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Có quản lý nhiều phiên bản báo giá không? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | TB | Có. Cần quản lý version báo giá và lịch sử thay đổi. | Cần quản lý version báo giá và lịch sử thay đổi, cần nhiều phiên bản báo giá , port ra được Excel + Word | R6: 5 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Báo giá có được gửi qua email dưới dạng PDF không? Có mẫu biểu riêng không? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | TB | Có gửi email PDF cho KH. Cần mẫu báo giá riêng theo thương hiệu BTChem. | Có gửi email PDF cho KH. Cần mẫu báo giá riêng theo thương hiệu BTChem. | R7: 6 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Sau khi khách chấp nhận báo giá, quy trình chuyển sang đơn hàng diễn ra như thế nào? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | Cao | KH xác nhận (email/zalo) → PKD tạo Sales Order trên FAST. Cần: tự động tạo SO từ Quote đã được KH chấp nhận. | KH xác nhận (email/zalo) → khách hàng gửi đơn hàng theo thông tin được báo giá => Phòng KD check đơn hàng, đơn giá.. Xác nhận lại với khách hàng | R8: 7 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Những trở ngại lớn nhất khi lập báo giá hiện nay là gì? | Pain point khâu báo giá | Cao | 1) Không biết tồn kho thực tế → phải gọi KTP 2) Không biết công nợ KH → phải gửi Base chờ 3) Giá NVL biến động → khó báo giá chính xác 4) Chưa có giá thành lô SX để tham chiếu | - Có nhiều mã hàng: khách hàng yêu cầu báo giá ko đúng tên sản phẩm bên Btchem cung cấp. Cần xác định lại với kỹ thuật là sản phẩm gì, sản xuất quy trình nào… . Xác định đúng mới báo giá. - Sản phẩm mới quy cách trên bảng báo giá không ghi nhận quy cách đã có, phải nhập lại, bảng giá hiện nay thường không lấy dữ liệu ra file EX hoặc Word được ( khi cần lấy ) ,. -Sản phẩm màu mới => phải check lại với nhiều bộ phận, khi tăng giá /giảm giá hiện nay chưa cập nhật được tự động theo từng khách hàng | R9: 8 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Đơn hàng bán được tạo từ báo giá, nhập tay hay import từ nguồn khác? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Từ báo giá (khi có) hoặc nhập tay trên FAST cho KH quen. Có thể import từ Excel cho đơn hàng số lượng nhiều. | - Thường khách hàng sẽ gửi đơn hàng theo mẫu riêng của từng khách => điều này gây khó khăn nhiều trong việc check đơn giá, cũng như nhập liệu lên hệ thống Fast. - Nhập đơn hàng cần đúng chính xác, đúng quy cách đóng gói, đúng đơn vị tính, phạm vi tìm kiếm sảm phẩm chỉ tìm trong những mã giá hiện hành, khi muốn tìm rộng hơn cần thêm 1 thao tác khác | R10: 9 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Khi tạo đơn hàng bán, hệ thống cần tự động lấy các thông tin nào từ khách hàng? • giá • chiết khấu • điều khoản thanh toán • phương thức giao hàng • địa chỉ giao • hạn mức tín dụng | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Tên KH, giá (theo bảng giá KH), chiết khấu, điều khoản TT, địa chỉ GH, hạn mức tín dụng, nhân viên KD. Cần auto-populate từ master. | Hệ thống lấy dữ liệu từ giá của khách hàng đó, đơn vị tính của sản phẩm tương ứng từng khách hàng, địa chỉ giao hàng khác địa chỉ hóa đơn, cần có thư viện nhiều hơn 1 địa chỉ giao | R11: 10 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có kiểm tra hạn mức tín dụng khi tạo đơn hàng không? Nếu vượt hạn mức thì xử lý như thế nào? | Credit limit check | Cao | Cần kiểm tra hạn mức tín dụng khi tạo SO. Nếu vượt: chặn hoặc cảnh báo + yêu cầu phê duyệt từ BGĐ/phụ trách. | Tất cả các đơn hàng đều phải gửi lên group base - để kế toán kiểm tra hạn mức tín dụng, nếu vượt hạn mức, giữ lại, để làm việc với khách hàng về vấn đề thanh toán | R12: 11 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cần chặn tạo đơn / chặn xuất hàng / chặn xuất hóa đơn khi vượt công nợ không? | Blocking theo công nợ | Cao | Có. Cần chặn tạo đơn mới nếu công nợ quá hạn vượt ngưỡng. Chặn xuất hàng nếu chưa thanh toán đợt trước (theo chính sách từng KH). | Không cần chận , vì mỗi đơn hàng trước khi sx giao hàng đều chuyển P Kế Toán xem xét công nợ trước. | R13: 12 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có chính sách giá và chiết khấu theo: khách hàng, nhóm khách hàng, mặt hàng, số lượng, thời gian hiệu lực, khuyến mãi không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Chính sách giá theo KH, nhóm KH, mặt hàng, số lượng, thời gian hiệu lực. Chiết khấu theo đơn hàng và chiết khấu thanh toán. | Chưa có. | R14: 13 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có yêu cầu nhập đơn tối thiểu theo giá trị/số lượng không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Thấp | Có thể có yêu cầu đơn tối thiểu cho một số mặt hàng đặc thù. Cần xác nhận lại với PKD. | Không cần | R15: 14 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có kiểm tra tồn khả dụng khi tạo đơn hàng không? Dựa trên tồn kho thực tế hay cả kế hoạch sản xuất? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Cần kiểm tra ATP (Available-to-Promise): dựa trên tồn kho thực tế + kế hoạch SX. Nếu thiếu → đề xuất ngày SX. | Cần kiểm tra hàng tồn kho thực tế để tạo đơn hàng đúng ngày giao. Mặt hàng nào không có tồn sẽ làm kế hoạch sản xuất, và sẽ tạo đơn hàng với ngày giao phù hợp để khi sản xuất hàng xong là có hàng giao khách. | R16: 15 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cho phép giao hàng nhiều lần / xuất hóa đơn nhiều lần cho một đơn hàng không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Giao hàng nhiều lần cho 1 SO là phổ biến (do SX nhiều đợt). Xuất HĐ nhiều lần theo từng lần giao. | Hiện cảnh báo cho một số khách hàng về xuất hơn 1 hóa đơn trong 1 ngày hai đơn hàng trong cùng 1 hóa đơn . Một đơn hàng có thể giao và xuất hóa đơn nhiều lần | R17: 16 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cho phép gộp nhiều đơn để giao một lần không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | TB | Có. Gộp nhiều đơn cho 1 KH để giao 1 lần nhằm tối ưu chi phí vận chuyển. | Gộp nhiều đơn cho 1 KH để giao 1 lần nhằm tối ưu chi phí vận chuyển. | R18: 17 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có loại đơn nào đặc biệt: hàng mẫu, hàng khuyến mãi, ký gửi, nội bộ, điều chuyển liên kho? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | TB | Có: hàng mẫu (miễn phí), hàng khuyến mãi, hàng nội bộ, điều chuyển kho. Cần xử lý giá = 0 cho hàng mẫu. | Có hàng mẫu (miễn phí), hàng nội bộ, điều chuyển kho. Cần xử lý giá = 0 cho hàng mẫu. | R19: 18 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có yêu cầu phê duyệt đơn hàng theo giá trị, theo loại hàng, theo khách hàng hay theo công nợ không? | Sales order approval | Cao | Có. Phê duyệt theo: giá trị đơn hàng, tỷ lệ chiết khấu, loại KH, công nợ vượt hạn mức. Workflow phê duyệt có thể qua Base. | Có phê duyệt theo: công nợ vượt hạn mức. | R20: 19 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Trạng thái đơn hàng cần quản lý là gì? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | TB | Cần quản lý: Nháp, Chờ duyệt, Đã duyệt, Đang SX, Chờ giao, Đã giao 1 phần, Đã giao đủ, Đã HĐ, Hoàn tất. | Cần quản lý: đơn hàng trạng thái lập chứng từ, đơn hàng duyệt, đang sx , giao 1 phần ,đơn hàng đã hoàn thành. | R21: 20 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cần theo dõi đơn hàng dở dang / backorder không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Cần theo dõi backorder (hàng thiếu chờ SX tiếp) và thông báo cho PKD khi có hàng. | - Đơn hàng giao chưa đủ, ngày tiếp theo hiển thị lên kế hoạch giaohàng để giao tiếp - Nếu số lượng ít thì người dùng sẽ hủy số lượng đó, không giao | R22: 21 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Trường hợp hủy đơn hoặc sửa đơn sau phê duyệt được xử lý thế nào? | Kiểm soát thay đổi sau duyệt | Cao | Hủy đơn sau duyệt → cần phê duyệt hủy. Sửa đơn sau duyệt → lưu lịch sử thay đổi. Phân quyền người được phép sửa/hủy. | Hủy đơn sau duyệt → cần phê duyệt hủy. Sửa đơn sau duyệt → lưu lịch sử thay đổi. Phân quyền người được phép sửa/hủy,thể hiện tên người dùng sửa , ngày tháng , nếu đh có xử lý nhiều lần cần thể hiện lịch sử | R23: 22 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Quy trình từ đơn hàng đến xuất kho hiện tại như thế nào? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | Cao | SO duyệt → PKD lập KHSX trên Excel → Xưởng SX → QC kiểm tra → KTP nhập kho → PKD chốt lịch giao → KTP xuất kho + làm phiếu xuất bán → Giao hàng. Cần tự động hóa trên BC: SO→Production Order→QC→Warehouse→Delivery. | Kí duyệt → PKD lập KHSX trên phần mềm Fast ( up lên base)→ Xưởng SX → QC kiểm tra → KTP nhập kho → PKD chốtl lên lịch giao → KTP xuất kho + làm phiếu xuất bán → Giao hàng. | R24: 23 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Bộ phận nào chịu trách nhiệm pick/pack/ship? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | PKD: lập KHSX & lịch giao. Xưởng: SX. QC: kiểm tra. KTP: nhập & xuất kho. Bảo vệ + Tổ xe: giao hàng. | PKD: lập KHSX & lịch giao. Xưởng: SX. QC: kiểm tra. KTP: nhập & xuất kho. Bảo vệ + Tổ xe: giao hàng, P Kế Toán xuất hóa đơn | R25: 24 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có quản lý theo lệnh giao hàng/phiếu giao hàng không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | Hiện tại có Phiếu xuất bán trên FAST. Có thể cần Delivery Note riêng trên BC. | Đề xuất sau khi giao hàng, tài xế chụp hình biên nhận đã giao và lưu lên hệ thống, về sau có thể truy xuất để kiểm tra | R26: 25 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có yêu cầu gom nhiều đơn hàng vào một chuyến giao không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | Có. Gom nhiều đơn hàng vào 1 chuyến giao. PKD tự sắp lịch xe trên Excel. | Có gom nhiều đơn hàng của 1 khách hàng, và gom nhiều khách hàng lại vào một chuyến cùng hướng, cùng khu vực để giao hàng. Hiện này đang lập kế hoạch điều xe trên phần mềm Fast mỗi ngày 2 lần(thời gian : 10h30 và 14h) | R27: 26 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có cần in chứng từ giao hàng theo mẫu riêng không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | Có. Cần mẫu Phiếu giao hàng riêng, Biên nhận giao hàng (tài xế ký). | Có một số khách hàng đặc thù như: Geuther, Everyoung, An Cường, Trường Thành, Mekong, Hành mỹ,.. Là in phiếu giao hàng theo mẫu riêng yêu cầu khách hàng. Còn lại là theo mẫu chung cho các khách hàng còn lại. | R28: 27 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có quản lý lô/serial trên lúc xuất hàng không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | Cao | Có. Cần quản lý lot khi xuất hàng để truy xuất nguồn gốc. | Cần quản lý lot khi xuất hàng để truy xuất nguồn gốc. | R29: 28 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Nếu không đủ hàng, quy tắc ưu tiên xuất là gì? | Allocation/ưu tiên xuất | TB | FEFO (First Expiry First Out) cho hàng có hạn dùng. FIFO cho hàng không hạn dùng. | Nếu không đủ hàng , P Kinh Doanh sẽ chia hàng giao theo số lượng tồn kho , cân đối theo đơn hàng khách hàng đặt | R30: 29 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có cần tích hợp cân hoặc xác nhận khối lượng thực tế trước khi hoàn tất xuất kho không? | Tích hợp cân khi xuất | Cao | Có. Hệ thống cân tại trạm xuất hàng. Cần import dữ liệu cân vào BC để xác nhận khối lượng thực tế trước khi hoàn tất xuất kho. | Kho thành phẩm phản hồi | R31: 30 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Hóa đơn được tạo từ giao hàng, từ đơn hàng hay nhập tay? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | Cao | Hiện tại tạo từ giao hàng (thủ công trên FAST). Cần: HĐ tự động từ Delivery Note đã hoàn tất. | Biên nhận giao hàng lấy từ P Kinh Doanh sắp khgh trên Fast và hóa đơn lấy dữ liệu từ biên nhận giao hàng ( phần mềm fast) | R32: 31 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Có loại hóa đơn/proforma/debit note/credit note nào cần quản lý không? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Hóa đơn GTGT, Proforma (cho KH cần trước), Debit/Credit note cho điều chỉnh, trả hàng. | Hóa đơn điện tử gtgt, phiếu thu | R33: 32 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Có cần gửi hóa đơn điện tử FAST ngay sau khi post invoice không, hay theo batch? | Thời điểm đẩy FAST | Cao | Cần đẩy HĐ lên FAST ngay sau khi post invoice. Tự động hoặc batch theo giờ. | Khi lập hóa đơn, và chọn phát hành , sau khi phát hành hóa đơn được ký điện tử tự động đẩy lên port và gửi vào email đã được lưu sẵn theo từng khách hàng | R34: 33 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Nếu gửi FAST lỗi, quy trình xử lý và người chịu trách nhiệm là ai? | Xử lý lỗi tích hợp FAST | TB | Có log lỗi + retry tự động. Nếu lỗi >3 lần → thông báo cho Kế toán xử lý thủ công. | Hiện tại nếu lỗi, khách hàng phản hồi và gửi lại cho khách | R35: 34 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Trước khi đẩy hóa đơn sang FAST có cần bước kiểm tra/chỉnh sửa dữ liệu không? | Pre-check trước khi đẩy FAST | TB | Có. Cần bước kiểm tra dữ liệu HĐ trước khi đẩy (so sánh với SO/Delivery). | Kiểm tra tổng quan | R36: 35 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Các phương thức thu tiền hiện tại là gì (chuyển khoản, tiền mặt, bù trừ công nợ...)? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Chuyển khoản (chủ yếu), tiền mặt (một phần), bù trừ công nợ (có). | Chuyển khoản (chủ yếu), tiền mặt (một phần).Bù trừ công nợ thì P Kế Toán phản hồi | R37: 36 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Quy trình đối chiếu thanh toán với công nợ phải thu như thế nào? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Kế toán đối chiếu sao kê NH với công nợ AR trên FAST. Có thể cần tự động matching trên BC. | Phòng Kế Toán phản hồi | R38: 37 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Có cần tự động gửi chứng từ/hóa đơn/PDF qua email cho khách không? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Có. Cần tự động gửi HĐ/Chứng từ PDF qua email cho KH sau khi phát hành. | Có tự động gửi HĐ/Chứng từ PDF qua email cho KH sau khi phát hành. | R39: 38 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Các lý do khách trả hàng thường gặp là gì? | Mô tả quy trình return & complaint | TB | Lỗi chất lượng (sai màu, độ phủ kém), sai quy cách, giao sai hàng, hư hỏng vận chuyển. | Lỗi chất lượng (sai màu, độ phủ kém….), sai quy cách, giao sai hàng, hư hỏng vận chuyển và khách hàng đặt dư | R40: 39 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Quy trình trả hàng hiện tại từ lúc tiếp nhận đến nhập lại kho / giảm công nợ như thế nào? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | KH thông báo → PKD tiếp nhận → QC kiểm tra hàng trả về → Xử lý: đổi hàng/hoàn tiền/giảm giá → Nhập kho hàng trả lại/loại bỏ → Điều chỉnh công nợ. Cần workflow xử lý KPH + credit memo. | KH thông báo → PKD+P Kỷ Thuật tiếp nhận →báo Kỹ thuật nhà máy kiểm tra-> Làm phiếu đề nghị BGĐ kí -> PKD sắp xe lấy hàng về -> QC kiểm tra hàng trả về → Xử lý: đổi hàng/hoàn tiền/giảm giá/cấn trừ thế hàng khác → Nhập kho hàng trả lại/xử lý hàng KPH → Điều chỉnh công nợ(nếu không trả lại hàng cho khách) | R41: 40 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Có kiểm tra chất lượng hàng trả về không? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | Có. QC kiểm tra chất lượng hàng trả về trước khi quyết định xử lý. | QC kiểm tra chất lượng hàng trả về trước khi quyết định xử lý. | R42: 41 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Có cần theo dõi khiếu nại khách hàng và hành động khắc phục không? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | Có. Cần theo dõi khiếu nại KH, nguyên nhân, hành động khắc phục (CAPA), kết quả. | Cần theo dõi khiếu nại KH, nguyên nhân, hành động khắc phục (CAPA), kết quả. (QC theo dõi) | R43: 42 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Có cần liên kết trả hàng với lô sản xuất / lô bán ra không? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | Có. Cần liên kết trả hàng với lot bán ra → truy ngược lot SX → lot NVL. | Cần liên kết trả hàng với lot bán ra → truy ngược lot SX → lot NVL | R44: 43 | Báo cáo bán hàng | C6. Báo cáo bán hàng | Những báo cáo/KPI bán hàng đang dùng là gì? | Xác định báo cáo & KPI bán hàng | TB | Doanh số theo SP/KH/NVKD (Excel), công nợ phải thu (FAST), đơn hàng chưa giao (FAST+Excel). | Báo cáo so sánh sản lượng doanh thu Báo cáo mức độ mua hàng của khách hàng Báo cáo mặt hàng mua tăng giảm Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán Báo cáo tình hình xuất thành phẩm Báo cáo mức độ mua hàng theo Nhóm hàng. | R45: 44 | Báo cáo bán hàng | C6. Báo cáo bán hàng | Những báo cáo nào khách hàng muốn có trên hệ thống mới? • doanh số theo khách hàng/sản phẩm/nhân viên/khu vực • lợi nhuận gộp • công nợ phải thu • đơn hàng chưa giao • giao hàng đúng hạn • dự báo bán hàng | Xác định báo cáo & KPI bán hàng | Cao | Doanh số theo KH/SP/NVKD/khu vực, lợi nhuận gộp, công nợ phải thu, đơn hàng chưa giao, OTIF, dự báo bán hàng. | - Xây dựng báo cáo tổng hợp tự động với các tiêu chí: Có sẵn 2 cột chính: Sản lượng & Doanh thu Hiển thị theo timeline (tháng/quý/năm) trong cùng một báo cáo Tổng hợp cho toàn bộ danh sách khách hàng Cho phép xuất Excel với cấu trúc sẵn: Dữ liệu đã được pivot/tổng hợp (không cần xử lý thủ công thêm) Bổ sung tính năng phân tích: - Top sản phẩm bán chạy theo khách hàng - Top khách hàng mua nhiều theo từng mã sản phẩm - So sánh sản lượng/doanh thu giữa các tháng •Có thể tích hợp dashboard trực quan (biểu đồ) để theo dõi xu hướng Biểu đồ thể hiện sản lượng, doanh thu mua tăng giảm theo tháng, quý, năm.. Biểu đồ thể hiện nhóm, hệ, mua hàng mua tăng giảm theo tháng, quý , năm.. | --- FILE: 02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx --- [C. Bán hàng (Quote to Cash)] (45 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Quy trình từ tiếp nhận nhu cầu đến tạo báo giá hiện tại như thế nào? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | Cao | KH gọi/zalo/email → PKD nhận thông tin → kiểm tra tồn kho (hỏi KTP), kiểm tra công nợ (gửi Base) → lập báo giá (Excel) → gửi KH → KH xác nhận → tạo đơn hàng trên FAST. Cần tối ưu: tự động check tồn kho & công nợ ngay khi nhập yêu cầu. | - Nhận thông tin từ khách hàng ( gọi điện, zalo, email, hoặc từ kỹ thuật cắm tại nhà máy) - Làm mẫu => Khách hàng kí xác nhận=> Yêu cầu báo giá. - Phòng KT làm công thức + quy trình => Gửi chị Hiền ( Phòng KD ) - Phòng KD sẽ xin giá từ BGĐ => Báo giá khách hàng | R3: 2 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Báo giá được tạo bởi ai? Có cần phê duyệt trước khi gửi khách hàng không? | Phê duyệt báo giá | Cao | PKD lập báo giá. Cần phê duyệt cho báo giá vượt thẩm quyền hoặc giá đặc biệt. Workflow duyệt theo hạn mức giảm giá. | - PKD lập báo giá. Các báo giá đều được duyệt bởi BGĐ | R4: 3 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Báo giá cần thể hiện những thông tin nào (giá, thuế, lead time, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, COA/COC, file đính kèm…)? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | Cao | Tên SP, quy cách, số lượng, đơn giá, thuế GTGT, thời gian giao hàng dự kiến, điều kiện TT, điều kiện GH, thời hạn báo giá. Có thể đính kèm COA/COC/File kỹ thuật. | - Bảng báo giá cần hiện thông tin : tên mặt hàng, đơn vị tính, giá cũ, giá mới, quy cách đóng gói, tiền vận chuyển ( K/H Gia Lai ), thuế giá trị gia tăng , và có ghi chú khi cần | R5: 4 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Có quản lý nhiều phiên bản báo giá không? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | TB | Có. Cần quản lý version báo giá và lịch sử thay đổi. | Cần quản lý version báo giá và lịch sử thay đổi, cần nhiều phiên bản báo giá , port ra được Excel + Word | R6: 5 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Báo giá có được gửi qua email dưới dạng PDF không? Có mẫu biểu riêng không? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | TB | Có gửi email PDF cho KH. Cần mẫu báo giá riêng theo thương hiệu BTChem. | Có gửi email PDF cho KH. Cần mẫu báo giá riêng theo thương hiệu BTChem. | R7: 6 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Sau khi khách chấp nhận báo giá, quy trình chuyển sang đơn hàng diễn ra như thế nào? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | Cao | KH xác nhận (email/zalo) → PKD tạo Sales Order trên FAST. Cần: tự động tạo SO từ Quote đã được KH chấp nhận. | KH xác nhận (email/zalo) → khách hàng gửi đơn hàng theo thông tin được báo giá => Phòng KD check đơn hàng, đơn giá.. Xác nhận lại với khách hàng | R8: 7 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Những trở ngại lớn nhất khi lập báo giá hiện nay là gì? | Pain point khâu báo giá | Cao | 1) Không biết tồn kho thực tế → phải gọi KTP 2) Không biết công nợ KH → phải gửi Base chờ 3) Giá NVL biến động → khó báo giá chính xác 4) Chưa có giá thành lô SX để tham chiếu | - Có nhiều mã hàng: khách hàng yêu cầu báo giá ko đúng tên sản phẩm bên Btchem cung cấp. Cần xác định lại với kỹ thuật là sản phẩm gì, sản xuất quy trình nào… . Xác định đúng mới báo giá. - Sản phẩm mới quy cách trên bảng báo giá không ghi nhận quy cách đã có, phải nhập lại, bảng giá hiện nay thường không lấy dữ liệu ra file EX hoặc Word được ( khi cần lấy ) ,. -Sản phẩm màu mới => phải check lại với nhiều bộ phận, khi tăng giá /giảm giá hiện nay chưa cập nhật được tự động theo từng khách hàng | R9: 8 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Đơn hàng bán được tạo từ báo giá, nhập tay hay import từ nguồn khác? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Từ báo giá (khi có) hoặc nhập tay trên FAST cho KH quen. Có thể import từ Excel cho đơn hàng số lượng nhiều. | - Thường khách hàng sẽ gửi đơn hàng theo mẫu riêng của từng khách => điều này gây khó khăn nhiều trong việc check đơn giá, cũng như nhập liệu lên hệ thống Fast. - Nhập đơn hàng cần đúng chính xác, đúng quy cách đóng gói, đúng đơn vị tính, phạm vi tìm kiếm sảm phẩm chỉ tìm trong những mã giá hiện hành, khi muốn tìm rộng hơn cần thêm 1 thao tác khác | R10: 9 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Khi tạo đơn hàng bán, hệ thống cần tự động lấy các thông tin nào từ khách hàng? • giá • chiết khấu • điều khoản thanh toán • phương thức giao hàng • địa chỉ giao • hạn mức tín dụng | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Tên KH, giá (theo bảng giá KH), chiết khấu, điều khoản TT, địa chỉ GH, hạn mức tín dụng, nhân viên KD. Cần auto-populate từ master. | Hệ thống lấy dữ liệu từ giá của khách hàng đó, đơn vị tính của sản phẩm tương ứng từng khách hàng, địa chỉ giao hàng khác địa chỉ hóa đơn, cần có thư viện nhiều hơn 1 địa chỉ giao | R11: 10 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có kiểm tra hạn mức tín dụng khi tạo đơn hàng không? Nếu vượt hạn mức thì xử lý như thế nào? | Credit limit check | Cao | Cần kiểm tra hạn mức tín dụng khi tạo SO. Nếu vượt: chặn hoặc cảnh báo + yêu cầu phê duyệt từ BGĐ/phụ trách. | Tất cả các đơn hàng đều phải gửi lên group base - để kế toán kiểm tra hạn mức tín dụng, nếu vượt hạn mức, giữ lại, để làm việc với khách hàng về vấn đề thanh toán | R12: 11 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cần chặn tạo đơn / chặn xuất hàng / chặn xuất hóa đơn khi vượt công nợ không? | Blocking theo công nợ | Cao | Có. Cần chặn tạo đơn mới nếu công nợ quá hạn vượt ngưỡng. Chặn xuất hàng nếu chưa thanh toán đợt trước (theo chính sách từng KH). | Không cần chận , vì mỗi đơn hàng trước khi sx giao hàng đều chuyển P Kế Toán xem xét công nợ trước. | R13: 12 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có chính sách giá và chiết khấu theo: khách hàng, nhóm khách hàng, mặt hàng, số lượng, thời gian hiệu lực, khuyến mãi không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Chính sách giá theo KH, nhóm KH, mặt hàng, số lượng, thời gian hiệu lực. Chiết khấu theo đơn hàng và chiết khấu thanh toán. | Chưa có. | R14: 13 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có yêu cầu nhập đơn tối thiểu theo giá trị/số lượng không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Thấp | Có thể có yêu cầu đơn tối thiểu cho một số mặt hàng đặc thù. Cần xác nhận lại với PKD. | Không cần | R15: 14 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có kiểm tra tồn khả dụng khi tạo đơn hàng không? Dựa trên tồn kho thực tế hay cả kế hoạch sản xuất? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Cần kiểm tra ATP (Available-to-Promise): dựa trên tồn kho thực tế + kế hoạch SX. Nếu thiếu → đề xuất ngày SX. | Cần kiểm tra hàng tồn kho thực tế để tạo đơn hàng đúng ngày giao. Mặt hàng nào không có tồn sẽ làm kế hoạch sản xuất, và sẽ tạo đơn hàng với ngày giao phù hợp để khi sản xuất hàng xong là có hàng giao khách. | R16: 15 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cho phép giao hàng nhiều lần / xuất hóa đơn nhiều lần cho một đơn hàng không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Giao hàng nhiều lần cho 1 SO là phổ biến (do SX nhiều đợt). Xuất HĐ nhiều lần theo từng lần giao. | Hiện cảnh báo cho một số khách hàng về xuất hơn 1 hóa đơn trong 1 ngày hai đơn hàng trong cùng 1 hóa đơn . Một đơn hàng có thể giao và xuất hóa đơn nhiều lần | R17: 16 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cho phép gộp nhiều đơn để giao một lần không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | TB | Có. Gộp nhiều đơn cho 1 KH để giao 1 lần nhằm tối ưu chi phí vận chuyển. | Gộp nhiều đơn cho 1 KH để giao 1 lần nhằm tối ưu chi phí vận chuyển. | R18: 17 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có loại đơn nào đặc biệt: hàng mẫu, hàng khuyến mãi, ký gửi, nội bộ, điều chuyển liên kho? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | TB | Có: hàng mẫu (miễn phí), hàng khuyến mãi, hàng nội bộ, điều chuyển kho. Cần xử lý giá = 0 cho hàng mẫu. | Có hàng mẫu (miễn phí), hàng nội bộ, điều chuyển kho. Cần xử lý giá = 0 cho hàng mẫu. | R19: 18 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có yêu cầu phê duyệt đơn hàng theo giá trị, theo loại hàng, theo khách hàng hay theo công nợ không? | Sales order approval | Cao | Có. Phê duyệt theo: giá trị đơn hàng, tỷ lệ chiết khấu, loại KH, công nợ vượt hạn mức. Workflow phê duyệt có thể qua Base. | Có phê duyệt theo: công nợ vượt hạn mức. | R20: 19 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Trạng thái đơn hàng cần quản lý là gì? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | TB | Cần quản lý: Nháp, Chờ duyệt, Đã duyệt, Đang SX, Chờ giao, Đã giao 1 phần, Đã giao đủ, Đã HĐ, Hoàn tất. | Cần quản lý: đơn hàng trạng thái lập chứng từ, đơn hàng duyệt, đang sx , giao 1 phần ,đơn hàng đã hoàn thành. | R21: 20 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cần theo dõi đơn hàng dở dang / backorder không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Cần theo dõi backorder (hàng thiếu chờ SX tiếp) và thông báo cho PKD khi có hàng. | - Đơn hàng giao chưa đủ, ngày tiếp theo hiển thị lên kế hoạch giaohàng để giao tiếp - Nếu số lượng ít thì người dùng sẽ hủy số lượng đó, không giao | R22: 21 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Trường hợp hủy đơn hoặc sửa đơn sau phê duyệt được xử lý thế nào? | Kiểm soát thay đổi sau duyệt | Cao | Hủy đơn sau duyệt → cần phê duyệt hủy. Sửa đơn sau duyệt → lưu lịch sử thay đổi. Phân quyền người được phép sửa/hủy. | Hủy đơn sau duyệt → cần phê duyệt hủy. Sửa đơn sau duyệt → lưu lịch sử thay đổi. Phân quyền người được phép sửa/hủy,thể hiện tên người dùng sửa , ngày tháng , nếu đh có xử lý nhiều lần cần thể hiện lịch sử | R23: 22 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Quy trình từ đơn hàng đến xuất kho hiện tại như thế nào? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | Cao | SO duyệt → PKD lập KHSX trên Excel → Xưởng SX → QC kiểm tra → KTP nhập kho → PKD chốt lịch giao → KTP xuất kho + làm phiếu xuất bán → Giao hàng. Cần tự động hóa trên BC: SO→Production Order→QC→Warehouse→Delivery. | Kí duyệt → PKD lập KHSX trên phần mềm Fast ( up lên base)→ Xưởng SX → QC kiểm tra → KTP nhập kho → PKD chốtl lên lịch giao → KTP xuất kho + làm phiếu xuất bán → Giao hàng. | R24: 23 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Bộ phận nào chịu trách nhiệm pick/pack/ship? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | PKD: lập KHSX & lịch giao. Xưởng: SX. QC: kiểm tra. KTP: nhập & xuất kho. Bảo vệ + Tổ xe: giao hàng. | PKD: lập KHSX & lịch giao. Xưởng: SX. QC: kiểm tra. KTP: nhập & xuất kho. Bảo vệ + Tổ xe: giao hàng, P Kế Toán xuất hóa đơn | R25: 24 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có quản lý theo lệnh giao hàng/phiếu giao hàng không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | Hiện tại có Phiếu xuất bán trên FAST. Có thể cần Delivery Note riêng trên BC. | Đề xuất sau khi giao hàng, tài xế chụp hình biên nhận đã giao và lưu lên hệ thống, về sau có thể truy xuất để kiểm tra | R26: 25 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có yêu cầu gom nhiều đơn hàng vào một chuyến giao không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | Có. Gom nhiều đơn hàng vào 1 chuyến giao. PKD tự sắp lịch xe trên Excel. | Có gom nhiều đơn hàng của 1 khách hàng, và gom nhiều khách hàng lại vào một chuyến cùng hướng, cùng khu vực để giao hàng. Hiện này đang lập kế hoạch điều xe trên phần mềm Fast mỗi ngày 2 lần(thời gian : 10h30 và 14h) | R27: 26 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có cần in chứng từ giao hàng theo mẫu riêng không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | Có. Cần mẫu Phiếu giao hàng riêng, Biên nhận giao hàng (tài xế ký). | Có một số khách hàng đặc thù như: Geuther, Everyoung, An Cường, Trường Thành, Mekong, Hành mỹ,.. Là in phiếu giao hàng theo mẫu riêng yêu cầu khách hàng. Còn lại là theo mẫu chung cho các khách hàng còn lại. | R28: 27 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có quản lý lô/serial trên lúc xuất hàng không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | Cao | Có. Cần quản lý lot khi xuất hàng để truy xuất nguồn gốc. | Cần quản lý lot khi xuất hàng để truy xuất nguồn gốc. | R29: 28 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Nếu không đủ hàng, quy tắc ưu tiên xuất là gì? | Allocation/ưu tiên xuất | TB | FEFO (First Expiry First Out) cho hàng có hạn dùng. FIFO cho hàng không hạn dùng. | Nếu không đủ hàng , P Kinh Doanh sẽ chia hàng giao theo số lượng tồn kho , cân đối theo đơn hàng khách hàng đặt | R30: 29 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có cần tích hợp cân hoặc xác nhận khối lượng thực tế trước khi hoàn tất xuất kho không? | Tích hợp cân khi xuất | Cao | Có. Hệ thống cân tại trạm xuất hàng. Cần import dữ liệu cân vào BC để xác nhận khối lượng thực tế trước khi hoàn tất xuất kho. | Kho thành phẩm phản hồi | R31: 30 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Hóa đơn được tạo từ giao hàng, từ đơn hàng hay nhập tay? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | Cao | Hiện tại tạo từ giao hàng (thủ công trên FAST). Cần: HĐ tự động từ Delivery Note đã hoàn tất. | Biên nhận giao hàng lấy từ P Kinh Doanh sắp khgh trên Fast và hóa đơn lấy dữ liệu từ biên nhận giao hàng ( phần mềm fast) | R32: 31 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Có loại hóa đơn/proforma/debit note/credit note nào cần quản lý không? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Hóa đơn GTGT, Proforma (cho KH cần trước), Debit/Credit note cho điều chỉnh, trả hàng. | Hóa đơn điện tử gtgt, phiếu thu | R33: 32 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Có cần gửi hóa đơn điện tử FAST ngay sau khi post invoice không, hay theo batch? | Thời điểm đẩy FAST | Cao | Cần đẩy HĐ lên FAST ngay sau khi post invoice. Tự động hoặc batch theo giờ. | Khi lập hóa đơn, và chọn phát hành , sau khi phát hành hóa đơn được ký điện tử tự động đẩy lên port và gửi vào email đã được lưu sẵn theo từng khách hàng | R34: 33 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Nếu gửi FAST lỗi, quy trình xử lý và người chịu trách nhiệm là ai? | Xử lý lỗi tích hợp FAST | TB | Có log lỗi + retry tự động. Nếu lỗi >3 lần → thông báo cho Kế toán xử lý thủ công. | Hiện tại nếu lỗi, khách hàng phản hồi và gửi lại cho khách | R35: 34 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Trước khi đẩy hóa đơn sang FAST có cần bước kiểm tra/chỉnh sửa dữ liệu không? | Pre-check trước khi đẩy FAST | TB | Có. Cần bước kiểm tra dữ liệu HĐ trước khi đẩy (so sánh với SO/Delivery). | Kiểm tra tổng quan | R36: 35 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Các phương thức thu tiền hiện tại là gì (chuyển khoản, tiền mặt, bù trừ công nợ...)? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Chuyển khoản (chủ yếu), tiền mặt (một phần), bù trừ công nợ (có). | Chuyển khoản (chủ yếu), tiền mặt (một phần).Bù trừ công nợ thì P Kế Toán phản hồi | R37: 36 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Quy trình đối chiếu thanh toán với công nợ phải thu như thế nào? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Kế toán đối chiếu sao kê NH với công nợ AR trên FAST. Có thể cần tự động matching trên BC. | Phòng Kế Toán phản hồi | R38: 37 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Có cần tự động gửi chứng từ/hóa đơn/PDF qua email cho khách không? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Có. Cần tự động gửi HĐ/Chứng từ PDF qua email cho KH sau khi phát hành. | Có tự động gửi HĐ/Chứng từ PDF qua email cho KH sau khi phát hành. | R39: 38 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Các lý do khách trả hàng thường gặp là gì? | Mô tả quy trình return & complaint | TB | Lỗi chất lượng (sai màu, độ phủ kém), sai quy cách, giao sai hàng, hư hỏng vận chuyển. | Lỗi chất lượng (sai màu, độ phủ kém….), sai quy cách, giao sai hàng, hư hỏng vận chuyển và khách hàng đặt dư | R40: 39 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Quy trình trả hàng hiện tại từ lúc tiếp nhận đến nhập lại kho / giảm công nợ như thế nào? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | KH thông báo → PKD tiếp nhận → QC kiểm tra hàng trả về → Xử lý: đổi hàng/hoàn tiền/giảm giá → Nhập kho hàng trả lại/loại bỏ → Điều chỉnh công nợ. Cần workflow xử lý KPH + credit memo. | KH thông báo → PKD+P Kỷ Thuật tiếp nhận →báo Kỹ thuật nhà máy kiểm tra-> Làm phiếu đề nghị BGĐ kí -> PKD sắp xe lấy hàng về -> QC kiểm tra hàng trả về → Xử lý: đổi hàng/hoàn tiền/giảm giá/cấn trừ thế hàng khác → Nhập kho hàng trả lại/xử lý hàng KPH → Điều chỉnh công nợ(nếu không trả lại hàng cho khách) | R41: 40 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Có kiểm tra chất lượng hàng trả về không? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | Có. QC kiểm tra chất lượng hàng trả về trước khi quyết định xử lý. | QC kiểm tra chất lượng hàng trả về trước khi quyết định xử lý. | R42: 41 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Có cần theo dõi khiếu nại khách hàng và hành động khắc phục không? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | Có. Cần theo dõi khiếu nại KH, nguyên nhân, hành động khắc phục (CAPA), kết quả. | Cần theo dõi khiếu nại KH, nguyên nhân, hành động khắc phục (CAPA), kết quả. (QC theo dõi) | R43: 42 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Có cần liên kết trả hàng với lô sản xuất / lô bán ra không? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | Có. Cần liên kết trả hàng với lot bán ra → truy ngược lot SX → lot NVL. | Cần liên kết trả hàng với lot bán ra → truy ngược lot SX → lot NVL | R44: 43 | Báo cáo bán hàng | C6. Báo cáo bán hàng | Những báo cáo/KPI bán hàng đang dùng là gì? | Xác định báo cáo & KPI bán hàng | TB | Doanh số theo SP/KH/NVKD (Excel), công nợ phải thu (FAST), đơn hàng chưa giao (FAST+Excel). | Báo cáo so sánh sản lượng doanh thu Báo cáo mức độ mua hàng của khách hàng Báo cáo mặt hàng mua tăng giảm Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán Báo cáo tình hình xuất thành phẩm Báo cáo mức độ mua hàng theo Nhóm hàng. | R45: 44 | Báo cáo bán hàng | C6. Báo cáo bán hàng | Những báo cáo nào khách hàng muốn có trên hệ thống mới? • doanh số theo khách hàng/sản phẩm/nhân viên/khu vực • lợi nhuận gộp • công nợ phải thu • đơn hàng chưa giao • giao hàng đúng hạn • dự báo bán hàng | Xác định báo cáo & KPI bán hàng | Cao | Doanh số theo KH/SP/NVKD/khu vực, lợi nhuận gộp, công nợ phải thu, đơn hàng chưa giao, OTIF, dự báo bán hàng. | - Xây dựng báo cáo tổng hợp tự động với các tiêu chí: Có sẵn 2 cột chính: Sản lượng & Doanh thu Hiển thị theo timeline (tháng/quý/năm) trong cùng một báo cáo Tổng hợp cho toàn bộ danh sách khách hàng Cho phép xuất Excel với cấu trúc sẵn: Dữ liệu đã được pivot/tổng hợp (không cần xử lý thủ công thêm) Bổ sung tính năng phân tích: - Top sản phẩm bán chạy theo khách hàng - Top khách hàng mua nhiều theo từng mã sản phẩm - So sánh sản lượng/doanh thu giữa các tháng •Có thể tích hợp dashboard trực quan (biểu đồ) để theo dõi xu hướng Biểu đồ thể hiện sản lượng, doanh thu mua tăng giảm theo tháng, quý, năm.. Biểu đồ thể hiện nhóm, hệ, mua hàng mua tăng giảm theo tháng, quý , năm.. | --- FILE: 02.07 PKD. Ngoại lệ - Tình huống đặc biệt.xlsx --- [M. Ngoại lệ - Tình huống đặc bi] (8 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở bán hàng là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | KH mới chưa có MST, đơn hàng gấp (chờ SX), hủy đơn sau khi đã SX, KH yêu cầu giao hàng nhiều lần, đổi hàng mới (credit note). | Đơn hàng mặt hàng mới chưa có báo giá , đơn hàng gấp (chờ SX), hủy đơn sau khi đã SX, KH yêu cầu giao hàng nhiều lần, đổi trả hàng do khách đặt nhầm và đặt dư. | R3: 2 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở mua hàng là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Thiếu NVL đột xuất, NCC giao thiếu/giao thừa, NCC thay đổi giá sau khi xác nhận PO, NCC giao không đúng quy cách. | | Phòng ban khác R4: 3 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở kho là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Nhầm lẫn lot/hạn dùng, âm kho tạm thời, chênh lệch cân (hệ thống cân vs nhập tay), hàng hết hạn trong kho. | | Phòng ban khác R5: 4 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở sản xuất là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | SX không đạt ngay lần đầu (phải rework), thay đổi công thức giữa lệnh SX, thiếu NVL giữa lệnh SX, máy hỏng đột xuất. | | Phòng ban khác R6: 5 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những ngoại lệ thường phát sinh ở kế toán là gì? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Chênh lệch tỷ giá chưa xử lý, HĐ NCC sai thông tin, KH chậm thanh toán kéo dài, điều chỉnh sau khóa sổ. | | Phòng ban khác R7: 6 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Trường hợp nào hiện tại phải xử lý ngoài hệ thống/Excel? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | Theo dõi KHSX (Excel), tính giá thành (Excel), lịch sắp xe (Excel), báo cáo CSKH (Excel), quản lý bảng giá NVL (Excel). | Theo dõi báo cáo KHSX của các bô phận sx (Excel), tính giá thành+giá bán(Excel), báo cáo hàng mẫu, các báo cáo hàng bán về sản lượng, doanh thu tăng giảm… | R8: 7 | Exception / Edge cases | M. Ngoại lệ | Những tình huống nào bắt buộc phải hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1? | Nhận diện edge case cần hỗ trợ ngay từ giai đoạn 1 | Cao | BOM/công thức SX, Quản lý lot (truy xuất), QC và NCR, Tự động check tồn kho & công nợ, Tính giá thành theo lô. | Chưa có mẫu kí, công thức sx , tên mã hàng đặt sai, giá bị sai hoặc chưa báo giá, check tồn kho , check số lượng cần làm KHSX ( số lượng khách hàng đặt+ BP SX yêu cầu) | --- FILE: Báo cáo - KPI - BI.xlsx --- [L. Báo cáo - KPI - BI] (6 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Danh sách báo cáo bắt buộc cho từng phòng ban là gì? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | PKD: doanh số, công nợ, đơn hàng. Kho: tồn kho, nhập-xuất-tồn. SX: KHSX, tiến độ, giá thành. QC: KQ kiểm tra, KPH. Kế toán: BCTC, BC thuế, BC quản trị. | | R3: 2 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Báo cáo nào cần từ dữ liệu real-time, báo cáo nào chấp nhận chạy cuối ngày? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | TB | Real-time: tồn kho, tiến độ SX, công nợ KH. Cuối ngày: BCTC, BC thuế, BC SX. | | R4: 3 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Có yêu cầu xuất Excel/PDF tự động không? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | TB | Có. Cần xuất Excel/PDF tự động cho BC định kỳ (BC tháng, BC quý). | | R5: 4 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Có cần dashboard quản trị theo vai trò không? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | Có. Dashboard cho BGĐ: doanh số, tồn kho, công nợ, SX. Dashboard cho PKD: đơn hàng, giao hàng. Dashboard cho Kế toán: dòng tiền, AR/AP. | | R6: 5 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | KPI nào cần theo dõi định kỳ? • tồn kho • vòng quay kho • OTIF • lead time mua hàng • giá thành • tiêu hao thực tế • tỷ lệ lỗi • dòng tiền • doanh số • tuổi nợ | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | Tồn kho (giá trị, số lượng), vòng quay kho, OTIF, lead time mua hàng, giá thành, tiêu hao thực tế vs định mức, tỷ lệ lỗi, dòng tiền, doanh số, tuổi nợ. | | --- FILE: Báo cáo - KPI - BI_v2.xlsx --- [L. Báo cáo - KPI - BI] (6 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Danh sách báo cáo bắt buộc cho từng phòng ban là gì? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | PKD: doanh số, công nợ, đơn hàng. Kho: tồn kho, nhập-xuất-tồn. SX: KHSX, tiến độ, giá thành. QC: KQ kiểm tra, KPH. Kế toán: BCTC, BC thuế, BC quản trị. | | R3: 2 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Báo cáo nào cần từ dữ liệu real-time, báo cáo nào chấp nhận chạy cuối ngày? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | TB | Real-time: tồn kho, tiến độ SX, công nợ KH. Cuối ngày: BCTC, BC thuế, BC SX. | | R4: 3 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Có yêu cầu xuất Excel/PDF tự động không? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | TB | Có. Cần xuất Excel/PDF tự động cho BC định kỳ (BC tháng, BC quý). | | R5: 4 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Có cần dashboard quản trị theo vai trò không? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | Có. Dashboard cho BGĐ: doanh số, tồn kho, công nợ, SX. Dashboard cho PKD: đơn hàng, giao hàng. Dashboard cho Kế toán: dòng tiền, AR/AP. | | R6: 5 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | KPI nào cần theo dõi định kỳ? • tồn kho • vòng quay kho • OTIF • lead time mua hàng • giá thành • tiêu hao thực tế • tỷ lệ lỗi • dòng tiền • doanh số • tuổi nợ | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | Tồn kho (giá trị, số lượng), vòng quay kho, OTIF, lead time mua hàng, giá thành, tiêu hao thực tế vs định mức, tỷ lệ lỗi, dòng tiền, doanh số, tuổi nợ. | | --- FILE: Tổng quan DN & Phạm vi.xlsx --- [A. Tổng quan DN & Phạm vi] (24 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Mô hình kinh doanh chính của công ty là gì (sản xuất, thương mại, sản xuất theo đơn, sản xuất tồn kho, hay kết hợp)? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | Cao | Sản xuất theo đơn (Make-to-Order) kết hợp sản xuất tồn kho (Make-to-Stock). Hàng màu/chuyên dụng SX theo đơn, hàng trắng/chuẩn SX tồn kho. | | R3: 2 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Các nhóm sản phẩm chính đang kinh doanh/sản xuất là gì? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | Cao | Sơn UV (đông cứng bằng tia UV), sơn PU (Polyurethane), sơn NC (Nitrocellulose), sơn hệ nước (Water-based), dung môi công nghiệp. Phục vụ chính cho ngành chế biến gỗ và nội thất. | | R4: 3 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Công ty hiện có bao nhiêu pháp nhân, chi nhánh, nhà máy, kho và điểm giao nhận? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | Cao | 01 pháp nhân duy nhất tại TP.HCM. Nhiều xưởng SX: Xưởng UV, Xưởng Màu, Xưởng NC, Xưởng PU. Các kho: kho Nguyên liệu, kho Thành phẩm, kho Hóa chất, kho Phụ gia. Điểm giao nhận tại nhà máy. | | R5: 4 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Phạm vi triển khai trong giai đoạn này gồm những đơn vị/kho/quy trình nào? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | Cao | Toàn bộ quy trình cốt lõi: Bán hàng (PKD) → Sản xuất (Xưởng) → QC → Kho (KTP) → Giao hàng → Kế toán (FIN). Tất cả tại 1 địa điểm. | | R6: 5 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Quy trình nào nằm ngoài phạm vi giai đoạn hiện tại? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | TB | Tích hợp FAST (hóa đơn điện tử), Base (phê duyệt), hệ thống cân. HR/Payroll có thể ở giai đoạn sau. | | R7: 6 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Các hệ thống hiện hữu đang sử dụng là gì (kế toán, kho, sản xuất, cân, hóa đơn điện tử, Base, Excel...)? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | Cao | FAST (kế toán, bán hàng, kho hiện tại), Base (phê duyệt, giao việc, quy trình KPH), Excel (báo giá, KHSX, lịch xe, bảng giá NVL, báo cáo CSKH), Hệ thống cân trạm (xuất Excel), Hóa đơn điện tử FAST. | | R8: 7 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Những vấn đề lớn nhất của hệ thống/quy trình hiện tại là gì? | Nhận diện pain points cốt lõi | Cao | 1) FAST không hỗ trợ quản lý SX & BOM 2) Nhập liệu nhiều lần: COA nhập 2 lần, phiếu báo QC phải nhập tay 3) KHSX làm thủ công bằng Excel 4) KTP phải đổi tên SP thủ công (1 mã SP nhiều tên KH) 5) Không có real-time visibility 6) Lịch sắp xe làm tay 7) Thiếu kiểm soát công nợ tự động 8) Không tính được giá thành theo lô | | R9: 8 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Mục tiêu kỳ vọng khi triển khai Business Central là gì? | Xác định kỳ vọng TO-BE | Cao | 1) Tự động hóa quy trình Bán hàng→SX→Giao hàng 2) Quản lý BOM/công thức SX tập trung 3) Tính giá thành theo lô SX 4) Dashboard real-time cho BGĐ 5) Giảm 50%+ nhập liệu thủ công 6) Kiểm soát tồn kho, công nợ, hạn mức tín dụng tự động 7) Truy xuất nguồn gốc 2 chiều | | R10: 9 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Tiêu chí thành công của dự án là gì? | Định nghĩa success criteria | Cao | 1) Go-live đúng tiến độ 2) Số liệu kế toán chính xác sau migrate 3) User adoption >80% sau 3 tháng 4) Giảm 50% thời gian xử lý đơn hàng 5) Dashboard BGĐ hoạt động ngay sau go-live | | R11: 10 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Những ràng buộc quan trọng của dự án là gì (ngân sách, thời gian, pháp lý, nhân sự, go-live)? | Ràng buộc & governance dự án | Cao | Ngân sách: Theo hợp đồng đã ký với FPT. Thời gian: Mục tiêu 8-12 tháng cho giai đoạn 1. Nhân sự: Ban CĐS 5 người (Trưởng ban: anh Tâm BGĐ; thành viên: anh Hải, Quỳnh Anh, các TBP). Pháp lý: Tuân thủ VAS, thuế GTGT. Go-live: Đầu tháng/kỳ kế toán. | | R12: 11 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu báo giá bán? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 5-10 báo giá/ngày, tương đương 150-250 báo giá/tháng. | | R13: 12 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu đơn hàng bán? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 15-25 đơn hàng bán/ngày, tương đương 400-600 đơn/tháng. | | R14: 13 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu phiếu xuất hàng? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 20-30 phiếu xuất hàng/ngày. | | R15: 14 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu hóa đơn bán? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 15-25 hóa đơn bán/ngày. | | R16: 15 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu đơn mua hàng? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 5-10 đơn mua hàng/ngày, tương đương 150-250 đơn/tháng. | | R17: 16 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu phiếu nhập hàng? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 5-10 phiếu nhập hàng/ngày. | | R18: 17 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu hóa đơn mua? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 5-10 hóa đơn mua/ngày. | | R19: 18 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu lệnh sản xuất? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 10-20 lệnh sản xuất/ngày (tùy theo xưởng và mùa vụ). | | R20: 19 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu phiếu xuất NVL? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 10-20 phiếu xuất NVL/ngày. | | R21: 20 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu phiếu nhập thành phẩm? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 10-20 phiếu nhập thành phẩm/ngày. | | R22: 21 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Mỗi chứng từ trung bình có bao nhiêu dòng? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | Thấp | Trung bình 3-10 dòng/chứng từ, tùy loại đơn hàng. | | R23: 22 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Có mùa vụ/đỉnh cao sản lượng theo tháng/quý không? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Có. Cao điểm cuối năm (Quý 4) và các tháng cận Tết Nguyên đán, sản lượng có thể tăng 30-50%. | | R24: 23 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Dữ liệu lịch sử cần theo dõi trên hệ thống mới là bao nhiêu năm? | Phạm vi dữ liệu lịch sử cần migrate | Cao | Cần migrate 2-3 năm dữ liệu gần nhất (2024-2026) để phục vụ đối chiếu và báo cáo tài chính. | | --- FILE: Tổng quan DN & Phạm vi_v2.xlsx --- [A. Tổng quan DN & Phạm vi] (24 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Mô hình kinh doanh chính của công ty là gì (sản xuất, thương mại, sản xuất theo đơn, sản xuất tồn kho, hay kết hợp)? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | Cao | Sản xuất theo đơn (Make-to-Order) kết hợp sản xuất tồn kho (Make-to-Stock). Hàng màu/chuyên dụng SX theo đơn, hàng trắng/chuẩn SX tồn kho. | | R3: 2 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Các nhóm sản phẩm chính đang kinh doanh/sản xuất là gì? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | Cao | Sơn UV (đông cứng bằng tia UV), sơn PU (Polyurethane), sơn NC (Nitrocellulose), sơn hệ nước (Water-based), dung môi công nghiệp. Phục vụ chính cho ngành chế biến gỗ và nội thất. | | R4: 3 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Công ty hiện có bao nhiêu pháp nhân, chi nhánh, nhà máy, kho và điểm giao nhận? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | Cao | 01 pháp nhân duy nhất tại TP.HCM. Nhiều xưởng SX: Xưởng UV, Xưởng Màu, Xưởng NC, Xưởng PU. Các kho: kho Nguyên liệu, kho Thành phẩm, kho Hóa chất, kho Phụ gia. Điểm giao nhận tại nhà máy. | | R5: 4 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Phạm vi triển khai trong giai đoạn này gồm những đơn vị/kho/quy trình nào? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | Cao | Toàn bộ quy trình cốt lõi: Bán hàng (PKD) → Sản xuất (Xưởng) → QC → Kho (KTP) → Giao hàng → Kế toán (FIN). Tất cả tại 1 địa điểm. | | R6: 5 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Quy trình nào nằm ngoài phạm vi giai đoạn hiện tại? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | TB | Tích hợp FAST (hóa đơn điện tử), Base (phê duyệt), hệ thống cân. HR/Payroll có thể ở giai đoạn sau. | | R7: 6 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Các hệ thống hiện hữu đang sử dụng là gì (kế toán, kho, sản xuất, cân, hóa đơn điện tử, Base, Excel...)? | Xác định mô hình kinh doanh, phạm vi & mục tiêu triển khai | Cao | FAST (kế toán, bán hàng, kho hiện tại), Base (phê duyệt, giao việc, quy trình KPH), Excel (báo giá, KHSX, lịch xe, bảng giá NVL, báo cáo CSKH), Hệ thống cân trạm (xuất Excel), Hóa đơn điện tử FAST. | | R8: 7 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Những vấn đề lớn nhất của hệ thống/quy trình hiện tại là gì? | Nhận diện pain points cốt lõi | Cao | 1) FAST không hỗ trợ quản lý SX & BOM 2) Nhập liệu nhiều lần: COA nhập 2 lần, phiếu báo QC phải nhập tay 3) KHSX làm thủ công bằng Excel 4) KTP phải đổi tên SP thủ công (1 mã SP nhiều tên KH) 5) Không có real-time visibility 6) Lịch sắp xe làm tay 7) Thiếu kiểm soát công nợ tự động 8) Không tính được giá thành theo lô | | R9: 8 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Mục tiêu kỳ vọng khi triển khai Business Central là gì? | Xác định kỳ vọng TO-BE | Cao | 1) Tự động hóa quy trình Bán hàng→SX→Giao hàng 2) Quản lý BOM/công thức SX tập trung 3) Tính giá thành theo lô SX 4) Dashboard real-time cho BGĐ 5) Giảm 50%+ nhập liệu thủ công 6) Kiểm soát tồn kho, công nợ, hạn mức tín dụng tự động 7) Truy xuất nguồn gốc 2 chiều | | R10: 9 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Tiêu chí thành công của dự án là gì? | Định nghĩa success criteria | Cao | 1) Go-live đúng tiến độ 2) Số liệu kế toán chính xác sau migrate 3) User adoption >80% sau 3 tháng 4) Giảm 50% thời gian xử lý đơn hàng 5) Dashboard BGĐ hoạt động ngay sau go-live | | R11: 10 | Thông tin doanh nghiệp | A1. Thông tin chung | Những ràng buộc quan trọng của dự án là gì (ngân sách, thời gian, pháp lý, nhân sự, go-live)? | Ràng buộc & governance dự án | Cao | Ngân sách: Theo hợp đồng đã ký với FPT. Thời gian: Mục tiêu 8-12 tháng cho giai đoạn 1. Nhân sự: Ban CĐS 5 người (Trưởng ban: anh Tâm BGĐ; thành viên: anh Hải, Quỳnh Anh, các TBP). Pháp lý: Tuân thủ VAS, thuế GTGT. Go-live: Đầu tháng/kỳ kế toán. | | R12: 11 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu báo giá bán? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 5-10 báo giá/ngày, tương đương 150-250 báo giá/tháng. | | R13: 12 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu đơn hàng bán? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 15-25 đơn hàng bán/ngày, tương đương 400-600 đơn/tháng. | | R14: 13 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu phiếu xuất hàng? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 20-30 phiếu xuất hàng/ngày. | | R15: 14 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu hóa đơn bán? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 15-25 hóa đơn bán/ngày. | | R16: 15 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu đơn mua hàng? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 5-10 đơn mua hàng/ngày, tương đương 150-250 đơn/tháng. | | R17: 16 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu phiếu nhập hàng? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 5-10 phiếu nhập hàng/ngày. | | R18: 17 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu hóa đơn mua? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 5-10 hóa đơn mua/ngày. | | R19: 18 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu lệnh sản xuất? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 10-20 lệnh sản xuất/ngày (tùy theo xưởng và mùa vụ). | | R20: 19 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu phiếu xuất NVL? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 10-20 phiếu xuất NVL/ngày. | | R21: 20 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Trung bình mỗi ngày/tháng có bao nhiêu phiếu nhập thành phẩm? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Khoảng 10-20 phiếu nhập thành phẩm/ngày. | | R22: 21 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Mỗi chứng từ trung bình có bao nhiêu dòng? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | Thấp | Trung bình 3-10 dòng/chứng từ, tùy loại đơn hàng. | | R23: 22 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Có mùa vụ/đỉnh cao sản lượng theo tháng/quý không? | Ước lượng khối lượng giao dịch để sizing, license & thiết kế hiệu năng | TB | Có. Cao điểm cuối năm (Quý 4) và các tháng cận Tết Nguyên đán, sản lượng có thể tăng 30-50%. | | R24: 23 | Khối lượng giao dịch | A2. Khối lượng hoạt động | Dữ liệu lịch sử cần theo dõi trên hệ thống mới là bao nhiêu năm? | Phạm vi dữ liệu lịch sử cần migrate | Cao | Cần migrate 2-3 năm dữ liệu gần nhất (2024-2026) để phục vụ đối chiếu và báo cáo tài chính. | |