=== PHÒNG BAN: KhoThanhPham === --- FILE: Copy of Bán hàng (Quote to Cash).xlsx --- [C. Bán hàng (Quote to Cash)] (45 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Quy trình từ tiếp nhận nhu cầu đến tạo báo giá hiện tại như thế nào? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | Cao | KH gọi/zalo/email → PKD nhận thông tin → kiểm tra tồn kho (hỏi KTP), kiểm tra công nợ (gửi Base) → lập báo giá (Excel) → gửi KH → KH xác nhận → tạo đơn hàng trên FAST. Cần tối ưu: tự động check tồn kho & công nợ ngay khi nhập yêu cầu. | | R3: 2 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Báo giá được tạo bởi ai? Có cần phê duyệt trước khi gửi khách hàng không? | Phê duyệt báo giá | Cao | PKD lập báo giá. Cần phê duyệt cho báo giá vượt thẩm quyền hoặc giá đặc biệt. Workflow duyệt theo hạn mức giảm giá. | | R4: 3 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Báo giá cần thể hiện những thông tin nào (giá, thuế, lead time, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, COA/COC, file đính kèm…)? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | Cao | Tên SP, quy cách, số lượng, đơn giá, thuế GTGT, thời gian giao hàng dự kiến, điều kiện TT, điều kiện GH, thời hạn báo giá. Có thể đính kèm COA/COC/File kỹ thuật. | | R5: 4 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Có quản lý nhiều phiên bản báo giá không? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | TB | Có. Cần quản lý version báo giá và lịch sử thay đổi. | | R6: 5 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Báo giá có được gửi qua email dưới dạng PDF không? Có mẫu biểu riêng không? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | TB | Có gửi email PDF cho KH. Cần mẫu báo giá riêng theo thương hiệu BTChem. | | R7: 6 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Sau khi khách chấp nhận báo giá, quy trình chuyển sang đơn hàng diễn ra như thế nào? | Mô tả quy trình báo giá hiện tại & yêu cầu TO-BE | Cao | KH xác nhận (email/zalo) → PKD tạo Sales Order trên FAST. Cần: tự động tạo SO từ Quote đã được KH chấp nhận. | | R8: 7 | Báo giá bán | C1. Báo giá bán | Những trở ngại lớn nhất khi lập báo giá hiện nay là gì? | Pain point khâu báo giá | Cao | 1) Không biết tồn kho thực tế → phải gọi KTP 2) Không biết công nợ KH → phải gửi Base chờ 3) Giá NVL biến động → khó báo giá chính xác 4) Chưa có giá thành lô SX để tham chiếu | | R9: 8 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Đơn hàng bán được tạo từ báo giá, nhập tay hay import từ nguồn khác? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Từ báo giá (khi có) hoặc nhập tay trên FAST cho KH quen. Có thể import từ Excel cho đơn hàng số lượng nhiều. | | R10: 9 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Khi tạo đơn hàng bán, hệ thống cần tự động lấy các thông tin nào từ khách hàng? • giá • chiết khấu • điều khoản thanh toán • phương thức giao hàng • địa chỉ giao • hạn mức tín dụng | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Tên KH, giá (theo bảng giá KH), chiết khấu, điều khoản TT, địa chỉ GH, hạn mức tín dụng, nhân viên KD. Cần auto-populate từ master. | | R11: 10 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có kiểm tra hạn mức tín dụng khi tạo đơn hàng không? Nếu vượt hạn mức thì xử lý như thế nào? | Credit limit check | Cao | Cần kiểm tra hạn mức tín dụng khi tạo SO. Nếu vượt: chặn hoặc cảnh báo + yêu cầu phê duyệt từ BGĐ/phụ trách. | | R12: 11 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cần chặn tạo đơn / chặn xuất hàng / chặn xuất hóa đơn khi vượt công nợ không? | Blocking theo công nợ | Cao | Có. Cần chặn tạo đơn mới nếu công nợ quá hạn vượt ngưỡng. Chặn xuất hàng nếu chưa thanh toán đợt trước (theo chính sách từng KH). | | R13: 12 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có chính sách giá và chiết khấu theo: khách hàng, nhóm khách hàng, mặt hàng, số lượng, thời gian hiệu lực, khuyến mãi không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Chính sách giá theo KH, nhóm KH, mặt hàng, số lượng, thời gian hiệu lực. Chiết khấu theo đơn hàng và chiết khấu thanh toán. | | R14: 13 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có yêu cầu nhập đơn tối thiểu theo giá trị/số lượng không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Thấp | Có thể có yêu cầu đơn tối thiểu cho một số mặt hàng đặc thù. Cần xác nhận lại với PKD. | | R15: 14 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có kiểm tra tồn khả dụng khi tạo đơn hàng không? Dựa trên tồn kho thực tế hay cả kế hoạch sản xuất? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Cần kiểm tra ATP (Available-to-Promise): dựa trên tồn kho thực tế + kế hoạch SX. Nếu thiếu → đề xuất ngày SX. | | R16: 15 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cho phép giao hàng nhiều lần / xuất hóa đơn nhiều lần cho một đơn hàng không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Giao hàng nhiều lần cho 1 SO là phổ biến (do SX nhiều đợt). Xuất HĐ nhiều lần theo từng lần giao. | | R17: 16 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cho phép gộp nhiều đơn để giao một lần không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | TB | Có. Gộp nhiều đơn cho 1 KH để giao 1 lần nhằm tối ưu chi phí vận chuyển. | | R18: 17 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có loại đơn nào đặc biệt: hàng mẫu, hàng khuyến mãi, ký gửi, nội bộ, điều chuyển liên kho? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | TB | Có: hàng mẫu (miễn phí), hàng khuyến mãi, hàng nội bộ, điều chuyển kho. Cần xử lý giá = 0 cho hàng mẫu. | | R19: 18 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có yêu cầu phê duyệt đơn hàng theo giá trị, theo loại hàng, theo khách hàng hay theo công nợ không? | Sales order approval | Cao | Có. Phê duyệt theo: giá trị đơn hàng, tỷ lệ chiết khấu, loại KH, công nợ vượt hạn mức. Workflow phê duyệt có thể qua Base. | | R20: 19 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Trạng thái đơn hàng cần quản lý là gì? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | TB | Cần quản lý: Nháp, Chờ duyệt, Đã duyệt, Đang SX, Chờ giao, Đã giao 1 phần, Đã giao đủ, Đã HĐ, Hoàn tất. | | R21: 20 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Có cần theo dõi đơn hàng dở dang / backorder không? | Mô tả xử lý đơn hàng & các kiểm soát | Cao | Có. Cần theo dõi backorder (hàng thiếu chờ SX tiếp) và thông báo cho PKD khi có hàng. | | R22: 21 | Đơn hàng bán | C2. Đơn hàng bán | Trường hợp hủy đơn hoặc sửa đơn sau phê duyệt được xử lý thế nào? | Kiểm soát thay đổi sau duyệt | Cao | Hủy đơn sau duyệt → cần phê duyệt hủy. Sửa đơn sau duyệt → lưu lịch sử thay đổi. Phân quyền người được phép sửa/hủy. | | R23: 22 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Quy trình từ đơn hàng đến xuất kho hiện tại như thế nào? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | Cao | SO duyệt → PKD lập KHSX trên Excel → Xưởng SX → QC kiểm tra → KTP nhập kho → PKD chốt lịch giao → KTP xuất kho + làm phiếu xuất bán → Giao hàng. Cần tự động hóa trên BC: SO→Production Order→QC→Warehouse→Delivery. | | R24: 23 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Bộ phận nào chịu trách nhiệm pick/pack/ship? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | PKD: lập KHSX & lịch giao. Xưởng: SX. QC: kiểm tra. KTP: nhập & xuất kho. Bảo vệ + Tổ xe: giao hàng. | | R25: 24 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có quản lý theo lệnh giao hàng/phiếu giao hàng không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | Hiện tại có Phiếu xuất bán trên FAST. Có thể cần Delivery Note riêng trên BC. | PKD gửi lịch giao hàng,, Kho làm phiếu xuất bán (xuất kho) dựa trên số đơn hàng từ PKD. Phiếu xuất sẽ theo từng khách hàng theo từng nhóm sản phẩm (từng mã kho DM, DB, MP, MĐ, ...). Mỗi nhóm hàng thuộc mỗi kho ở vị trí địa lý (tại xưởng) khác nhau. Phiếu xuất này sẽ dùng giao nhận với Tài xế (P.KD) Bảo vệ. Trong phiếu xuất bán có mô tả: Số đơn hàng, Ngày giao, Khách hàng, Tên hàng, ĐVT, số lượng, Quy cách, Mã lô. Sau đó phòng KD sẽ xuất biên nhận giao hàng bao gồm tất cả những sản phẩm của các mỗi khách hàng trên cùng một biên nhận. | R26: 25 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có yêu cầu gom nhiều đơn hàng vào một chuyến giao không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | Có. Gom nhiều đơn hàng vào 1 chuyến giao. PKD tự sắp lịch xe trên Excel. | | R27: 26 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có cần in chứng từ giao hàng theo mẫu riêng không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | TB | Có. Cần mẫu Phiếu giao hàng riêng, Biên nhận giao hàng (tài xế ký). | | R28: 27 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có quản lý lô/serial trên lúc xuất hàng không? | Mô tả quy trình pick/pack/ship | Cao | Có. Cần quản lý lot khi xuất hàng để truy xuất nguồn gốc. | Thành phẩm được quản lý theo từng lô sản xuất và tuân thủ quy tắc FIFO. Từ mã lô trên nhãn sản phẩm sẽ truy được ngày SX của lô hàng. Đề xuất: Quy ước một quy tắc chung cho cách đặt mã lô cho tất cả các xưởng trong công ty. Cách đặt mã lô hiện tại còn mang tính tự phát, không đồng bộ. | R29: 28 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Nếu không đủ hàng, quy tắc ưu tiên xuất là gì? | Allocation/ưu tiên xuất | TB | FEFO (First Expiry First Out) cho hàng có hạn dùng. FIFO cho hàng không hạn dùng. | Nguyên tắc FIFO | R30: 29 | Giao hàng / Xuất kho | C3. Giao hàng / Xuất kho | Có cần tích hợp cân hoặc xác nhận khối lượng thực tế trước khi hoàn tất xuất kho không? | Tích hợp cân khi xuất | Cao | Có. Hệ thống cân tại trạm xuất hàng. Cần import dữ liệu cân vào BC để xác nhận khối lượng thực tế trước khi hoàn tất xuất kho. | Có. Hiện tại xưởng cân hàng khi nhập kho và chuyển dữ liệu cho Kho kiểm tra, đối chiếu. Khi giao hàng Kho va Bốc xếp thực hiện cân thủ công để kiểm tra trước khi lên xe. Đã có đề xuất hệ thống cân: Dữ liệu cân được liên kết với số lô và đơn hàng, cho phép truy xuất nguồn gốc sản phẩm từ khâu cân, xuất kho đến khách hàng thống cân tích hợp lưu dữ liệu với phiếu xuất bán hàng nhưng vẫn còn trong dự án. | R31: 30 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Hóa đơn được tạo từ giao hàng, từ đơn hàng hay nhập tay? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | Cao | Hiện tại tạo từ giao hàng (thủ công trên FAST). Cần: HĐ tự động từ Delivery Note đã hoàn tất. | | R32: 31 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Có loại hóa đơn/proforma/debit note/credit note nào cần quản lý không? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Hóa đơn GTGT, Proforma (cho KH cần trước), Debit/Credit note cho điều chỉnh, trả hàng. | | R33: 32 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Có cần gửi hóa đơn điện tử FAST ngay sau khi post invoice không, hay theo batch? | Thời điểm đẩy FAST | Cao | Cần đẩy HĐ lên FAST ngay sau khi post invoice. Tự động hoặc batch theo giờ. | | R34: 33 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Nếu gửi FAST lỗi, quy trình xử lý và người chịu trách nhiệm là ai? | Xử lý lỗi tích hợp FAST | TB | Có log lỗi + retry tự động. Nếu lỗi >3 lần → thông báo cho Kế toán xử lý thủ công. | | R35: 34 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Trước khi đẩy hóa đơn sang FAST có cần bước kiểm tra/chỉnh sửa dữ liệu không? | Pre-check trước khi đẩy FAST | TB | Có. Cần bước kiểm tra dữ liệu HĐ trước khi đẩy (so sánh với SO/Delivery). | | R36: 35 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Các phương thức thu tiền hiện tại là gì (chuyển khoản, tiền mặt, bù trừ công nợ...)? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Chuyển khoản (chủ yếu), tiền mặt (một phần), bù trừ công nợ (có). | | R37: 36 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Quy trình đối chiếu thanh toán với công nợ phải thu như thế nào? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Kế toán đối chiếu sao kê NH với công nợ AR trên FAST. Có thể cần tự động matching trên BC. | | R38: 37 | Hóa đơn bán & Thu tiền | C4. Hóa đơn & Thu tiền | Có cần tự động gửi chứng từ/hóa đơn/PDF qua email cho khách không? | Mô tả phát hành hóa đơn, FAST & thu tiền | TB | Có. Cần tự động gửi HĐ/Chứng từ PDF qua email cho KH sau khi phát hành. | | R39: 38 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Các lý do khách trả hàng thường gặp là gì? | Mô tả quy trình return & complaint | TB | Lỗi chất lượng (sai màu, độ phủ kém), sai quy cách, giao sai hàng, hư hỏng vận chuyển. | | R40: 39 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Quy trình trả hàng hiện tại từ lúc tiếp nhận đến nhập lại kho / giảm công nợ như thế nào? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | KH thông báo → PKD tiếp nhận → QC kiểm tra hàng trả về → Xử lý: đổi hàng/hoàn tiền/giảm giá → Nhập kho hàng trả lại/loại bỏ → Điều chỉnh công nợ. Cần workflow xử lý KPH + credit memo. | | R41: 40 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Có kiểm tra chất lượng hàng trả về không? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | Có. QC kiểm tra chất lượng hàng trả về trước khi quyết định xử lý. | | R42: 41 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Có cần theo dõi khiếu nại khách hàng và hành động khắc phục không? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | Có. Cần theo dõi khiếu nại KH, nguyên nhân, hành động khắc phục (CAPA), kết quả. | | R43: 42 | Hàng bán trả lại / Khiếu nại | C5. Trả hàng / Khiếu nại | Có cần liên kết trả hàng với lô sản xuất / lô bán ra không? | Mô tả quy trình return & complaint | Cao | Có. Cần liên kết trả hàng với lot bán ra → truy ngược lot SX → lot NVL. | | R44: 43 | Báo cáo bán hàng | C6. Báo cáo bán hàng | Những báo cáo/KPI bán hàng đang dùng là gì? | Xác định báo cáo & KPI bán hàng | TB | Doanh số theo SP/KH/NVKD (Excel), công nợ phải thu (FAST), đơn hàng chưa giao (FAST+Excel). | | R45: 44 | Báo cáo bán hàng | C6. Báo cáo bán hàng | Những báo cáo nào khách hàng muốn có trên hệ thống mới? • doanh số theo khách hàng/sản phẩm/nhân viên/khu vực • lợi nhuận gộp • công nợ phải thu • đơn hàng chưa giao • giao hàng đúng hạn • dự báo bán hàng | Xác định báo cáo & KPI bán hàng | Cao | Doanh số theo KH/SP/NVKD/khu vực, lợi nhuận gộp, công nợ phải thu, đơn hàng chưa giao, OTIF, dự báo bán hàng. | | --- FILE: Copy of Báo cáo - KPI - BI.xlsx --- [L. Báo cáo - KPI - BI] (6 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Danh sách báo cáo bắt buộc cho từng phòng ban là gì? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | PKD: doanh số, công nợ, đơn hàng. Kho: tồn kho, nhập-xuất-tồn. SX: KHSX, tiến độ, giá thành. QC: KQ kiểm tra, KPH. Kế toán: BCTC, BC thuế, BC quản trị. | - Báo cáo tuổi tồn kho thành phẩm - Báo cáo nhập - xuất - tồn | R3: 2 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Báo cáo nào cần từ dữ liệu real-time, báo cáo nào chấp nhận chạy cuối ngày? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | TB | Real-time: tồn kho, tiến độ SX, công nợ KH. Cuối ngày: BCTC, BC thuế, BC SX. | | R4: 3 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Có yêu cầu xuất Excel/PDF tự động không? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | TB | Có. Cần xuất Excel/PDF tự động cho BC định kỳ (BC tháng, BC quý). | '- Báo cáo tuổi tồn kho cần xuất báo cáo exel hàng tuần gửi cho các bộ phận liên quan. | R5: 4 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | Có cần dashboard quản trị theo vai trò không? | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | Có. Dashboard cho BGĐ: doanh số, tồn kho, công nợ, SX. Dashboard cho PKD: đơn hàng, giao hàng. Dashboard cho Kế toán: dòng tiền, AR/AP. | | R6: 5 | Báo cáo & BI | L. Báo cáo / KPI / BI | KPI nào cần theo dõi định kỳ? • tồn kho • vòng quay kho • OTIF • lead time mua hàng • giá thành • tiêu hao thực tế • tỷ lệ lỗi • dòng tiền • doanh số • tuổi nợ | Xác định danh mục báo cáo, dashboard & KPI | Cao | Tồn kho (giá trị, số lượng), vòng quay kho, OTIF, lead time mua hàng, giá thành, tiêu hao thực tế vs định mức, tỷ lệ lỗi, dòng tiền, doanh số, tuổi nợ. | - Mức tồn kho hàng thành phẩm chờ xử lý quy định hiện tại không vượt quá 1000 Kg. | --- FILE: Copy of Dữ liệu danh mục (Master Data).xlsx --- [B. Dữ liệu danh mục (Master Dat] (25 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Công ty đang quản lý các loại mã nào: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công cụ dụng cụ? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Nguyên vật liệu (nhựa, bột màu, dung môi, phụ gia), bán thành phẩm, thành phẩm (sơn các loại), hàng hóa (dung môi mua bán lại), CCDC, bao bì (thùng phuy, can, nhãn), vật tư phụ. | Kho Thành phẩm đang quản lý các loại mã hàng: Thành phẩm và bán Thành phẩm. - Thành phẩm gồm nhiều nhóm thành phẩm nhỏ (Dầu Bóng, Sơn UV, Sơn Nước, Màu Đơn, Màu hỗn hợp) - Bán thành phẩm: Cũng là mã hàng thành phẩm nhưng thành phẩm của xưởng này sẽ là bán thành phẩm/ nguyên liệu của xưởng khác. Hoặc có lúc thành phẩm của cùng một xưởng sản xuất thì nhập kho bán hàng thì gọi là Thành phẩm nhưng dùng xuất lại cho chính xưởng đó để pha hàng khác thì gọi là bán thành phẩm. | R3: 2 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Quy tắc đặt mã hàng hiện tại là gì? Có cần tự động sinh mã không? | Number series & quy tắc mã hóa | Cao | Hiện tại mã hàng theo quy tắc thủ công. Cần thiết kế lại number series: tự động sinh mã theo cấu trúc nhóm hàng + số thứ tự (VD: UV-xxxx, NC-xxxx, WB-xxxx). Cần mapping mã cũ→mới. | Mã hàng đang phân chia theo xưởng sản xuất là 1 chữ cái và 8 ký tự số tiếp theo. Ví dụ: H0401-0533 - Bắt đầu bằng chữ H: Nhóm hàng Dầu bóng, Sơn Nước, Màu nghiền - Bắt đầu bằng chữ J: Dung Môi - Bắt đầu bằng chữ K: Màu hỗn hợp - Bắt đầu bằng chữ L: Màu pha Tuy nhiên quy tắc này không được đồng bộ, còn có một số mã hàng thuộc xưởng này sản xuất nhưng mã thuộc vào nhóm xưởng còn lại. Đề xuất: Rà soát lại mã hàng, chuẩn hoá, và mapping mã cũ và mới. Mã phát sinh mới sẽ tự động sinh ra theo nguyên tắc cho sẵn. | R4: 3 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Một mã hàng cần quản lý những thông tin nào? • tên tiếng Việt / tiếng Anh • quy cách • đơn vị tính • nhóm hàng • tính chất hóa chất • tiêu chuẩn chất lượng • trọng lượng / thể tích • hạn dùng • điều kiện bảo quản • mã thay thế • nhà cung cấp ưu tiên | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Cần: tên (Việt + Anh), quy cách, ĐVT, nhóm hàng, tính chất hóa chất (MSDS), tiêu chuẩn chất lượng, hạn dùng, điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm), mã thay thế, NCC ưu tiên, lead time, BOM (cho thành phẩm), tờ khai hóa chất, mã HS. | Mã hàng cần được quản lý theo: Tên hàng, quy cách, trọng lượng, đơn vị tính, điều kiện bảo quản, hạn sử dụng, nhóm hàng và mã kho nhỏ theo nhóm tương ứng. | R5: 4 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có quản lý nhiều đơn vị tính mua – tồn – bán – sản xuất không? Quy đổi như thế nào? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Có. Mua, tồn bằng Kg. Bán có thể bằng Kg hoặc Lít. Sản xuất theo Kg. Cần quản lý tỷ trọng quy đổi giữa các ĐVT theo từng mặt hàng cụ thể. | Đa số đơn hàng bán theo Kg, số ít bán theo Lít thì dựa trên tỷ trọng niêm yết để quy đổi. | R6: 5 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có quản lý theo lô (Lot), serial, hạn dùng, ngày sản xuất không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Có. Quản lý theo lot (lô sản xuất) cho tất cả sản phẩm sơn và NVL chính. Cần theo dõi: ngày SX, hạn dùng, số lot (tự động sinh hoặc nhập tay). | Có quản lý theo mã lô cho tất cả các mã thành phẩm. Có cần theo dõi ngày SX và hạn sử dụng. Số lô được xưởng tự đặt theo riêng từng xưởng, cần thống nhất, đồng bộ cách đặt mã lô cho tất cả các sản phẩm | R7: 6 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có yêu cầu truy xuất nguồn gốc 2 chiều từ nguyên vật liệu → thành phẩm → khách hàng không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | Cao | Có, rất quan trọng. Yêu cầu truy xuất 2 chiều: từ lot NVL → lot thành phẩm (sản xuất) → khách hàng (bán ra). Quan trọng cho xử lý KPH, recall, và khiếu nại. | Có. Rất quan trọng. Việc truy xuất dữ liệu bán hàng thành phẩm thường xuyên khi có sự cố hàng không phù hợp. Khó khăn đang gặp phải khi truy xuất dữ liệu là tốn nhiều thời gian cho việc truy xuất dữ liệu của một mã hàng thành phẩm, vì mỗi mã hàng có thể đổi tên thành nhiều mã hàng khác để bán hàng cho nhiều khách hàng khác nhau. Do đó, khi làm phiếu xuất bán hàng, phải làm phiếu đổi tên từ mặt hàng gốc qua một tên hàng khác mới làm phiếu xuất được. Đề xuất: Master data ban đầu sẽ bao gồm toàn bộ những mã sản phẩm chính và phụ phụ khác, khi làm phiếu xuất chỉ cần chọn tên hàng tương ứng thì hệ thống sẽ tự động chạy. | R8: 7 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Một mã hàng có thể được dùng ở nhiều kho/địa điểm với chính sách tồn kho khác nhau không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | TB | Có. Một mã hàng có thể ở nhiều kho (NVL, thành phẩm, trung gian) với chính sách tồn kho và định mức khác nhau. | Có. Một mã hàng có thể ở nhiều kho: kho Thành phẩm, kho xưởng theo định mức và chính sách tồn kho khác nhau. | R9: 8 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có quản lý tồn kho an toàn, reorder point, min/max theo từng kho không? | Thiết kế item master & chính sách tồn kho | TB | Có nhu cầu. Hiện tại chưa có hệ thống - đang làm thủ công bằng theo dõi Excel. Cần quản lý tồn kho an toàn, reorder point, min/max theo từng kho. | | R10: 9 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có cho phép âm kho không? Nếu có thì trong trường hợp nào? | Chính sách kiểm soát âm kho | Cao | Chính sách: Không cho phép âm kho đối với thành phẩm (bắt buộc SX trước khi bán). Có thể chấp nhận âm tạm thời cho NVL trong quy trình backflush SX. Cần kiểm soát chặt. | Không cho phép âm kho đối với thành phẩm. Hàng sản xuất, nhập kho mới xuất kho | R11: 10 | Danh mục Item / NVL / Thành phẩm | B1. Mặt hàng | Có cần phân quyền xem giá vốn / BOM / thông tin kỹ thuật theo vai trò không? | Bảo mật dữ liệu nhạy cảm | Cao | Có. Giá vốn, BOM/công thức SX: chỉ Kỹ thuật & Kế toán xem. Giá bán: PKD xem. Công nợ: Kế toán. Cần phân quyền theo vai trò rõ ràng. | | R12: 11 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Quy trình tạo mới khách hàng hiện tại như thế nào? Ai phê duyệt? | Quy trình & phê duyệt tạo KH | Cao | PKD đề xuất tạo KH mới → trưởng PKD duyệt → Kế toán tạo mã trên FAST. Trên BC: có thể tự động tạo KH từ SO với workflow duyệt. | | R13: 12 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Khách hàng cần lưu những thông tin nào? • MST • địa chỉ giao hàng • địa chỉ xuất hóa đơn • hạn mức tín dụng • nhóm giá • điều khoản thanh toán • tuyến/territory • nhân viên kinh doanh phụ trách • loại khách hàng • phương thức giao hàng | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | Cao | MST, địa chỉ GH, địa chỉ XHĐ, hạn mức tín dụng, nhóm giá, điều khoản TT, nhân viên KD phụ trách, loại KH, phương thức GH, thông tin liên hệ (mua hàng, kế toán, kho). | | R14: 13 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Một khách hàng có nhiều địa chỉ giao hàng/thanh toán không? | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | Cao | Có. Một KH có thể có nhiều địa chỉ giao hàng khác nhau (nhiều nhà máy, xưởng). Cần quản lý địa chỉ giao hàng mặc định và lịch sử. | | R15: 14 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Có phân nhóm khách hàng theo khu vực/ngành/đại lý/kênh bán không? | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | TB | Có. Phân loại KH: VIP, thường xuyên, thời vụ, mới. Phân theo khu vực (miền). Có thể mở rộng theo ngành (gỗ, nội thất, xây dựng). | | R16: 15 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Có chính sách giá/chiết khấu riêng theo khách hàng, nhóm khách hàng, sản phẩm không? | Thiết kế customer master & chính sách giá/công nợ | Cao | Có. Chính sách giá theo KH, nhóm KH, sản phẩm, số lượng. Có chiết khấu theo đơn hàng và theo kỳ. Cần Sales Price Engine + workflow duyệt CK. | | R17: 16 | Danh mục Khách hàng | B2. Khách hàng | Hạn mức tín dụng được xác định và cập nhật như thế nào? | Quản lý hạn mức tín dụng | Cao | Hiện tại chưa có hạn mức tín dụng chính thức trên FAST. PKD gửi list đơn hàng qua Base để PKT rà soát tay. Cần tự động trên BC: credit limit + aging check. | | R18: 17 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Quy trình tạo mới nhà cung cấp như thế nào? Ai phê duyệt? | Quy trình & phê duyệt tạo NCC | Cao | Phòng Vật tư (PVT) đề xuất → trưởng PVT duyệt → Kế toán tạo mã. Trên BC: có thể có workflow duyệt tự động. | | R19: 18 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Nhà cung cấp cần lưu những thông tin nào? • MST • ngân hàng • điều khoản thanh toán • tiền tệ • lead time • nhóm NCC • điều kiện giao hàng • sản phẩm cung cấp • chứng nhận chất lượng | Thiết kế vendor master & đánh giá NCC | Cao | MST, ngân hàng, điều khoản TT, tiền tệ, lead time, nhóm NCC, điều kiện GH, sản phẩm cung cấp, chứng nhận CL, xếp hạng, lịch sử giao hàng, người liên hệ. | | R20: 19 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Có đánh giá/xếp hạng nhà cung cấp không? Theo KPI nào? | Vendor scorecard/KPI | TB | Có nhu cầu. Cần theo dõi KPI: đúng hạn, chất lượng, giá cả ổn định. Hiện tại chưa có hệ thống - làm thủ công. | | R21: 20 | Danh mục Nhà cung cấp | B3. Nhà cung cấp | Một mặt hàng có thể mua từ nhiều nhà cung cấp không? Cách chọn NCC mặc định là gì? | Thiết kế vendor master & đánh giá NCC | Cao | Có. Một mặt hàng có thể mua từ nhiều NCC. NCC mặc định theo tiêu chí: giá thấp nhất, lead time nhanh nhất, chất lượng tốt nhất. Có thể cần RFQ để chọn. | | R22: 21 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Hệ thống tài khoản hiện tại có theo VAS không? Có giữ nguyên COA hiện tại hay thiết kế lại? | Thiết kế COA, dimensions & danh mục tài sản | Cao | Hệ thống tài khoản theo VAS trên FAST. Có thể cần mapping lại để tối ưu cho BC. Nên giữ cấu trúc COA hiện tại và bổ sung dimension. | | R23: 22 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Công ty đang quản lý phân tích tài chính theo các chiều nào (phòng ban, sản phẩm, kho, đơn vị, dự án, kênh bán...)? | Thiết kế COA, dimensions & danh mục tài sản | Cao | Phòng ban, nhà máy/xưởng, kho, nhóm sản phẩm, nhóm KH, nhân viên KD, dự án (nếu có). | | R24: 23 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Có cần hạch toán/phân tích theo dimensions trên từng dòng chứng từ không? | Quy tắc dimension bắt buộc | Cao | Có. Cần dimension bắt buộc trên từng dòng chứng từ: phòng ban, kho, nhóm SP. | | R25: 24 | Tài khoản / Dimensions / TSCĐ | B4. Kế toán / Dimensions / FA | Với tài sản cố định, cần lưu những thông tin nào? • mã tài sản • ngày mua • nguyên giá • bộ phận sử dụng • nơi sử dụng • thời gian khấu hao • phương pháp khấu hao • tài khoản hạch toán | Thiết kế COA, dimensions & danh mục tài sản | TB | Mã TS, ngày mua, nguyên giá, bộ phận SD, nơi SD, thời gian KH, phương pháp KH, tài khoản hạch toán. Bao gồm cả CCDC phân bổ nhiều kỳ. | | --- FILE: Copy of Kho & Tồn kho.xlsx --- [E. Kho & Tồn kho] (19 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Hiện có bao nhiêu kho/địa điểm lưu kho? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Cao | Kho NVL (nguyên liệu), Kho Thành phẩm, Kho Hóa chất, Kho Phụ gia, Kho Bao bì. Kho tạm/quarantine (hàng chờ QC). | Tồng Kho Thành phẩm gồm các nhóm kho nhỏ, được sắp xếp riêng biệt từng khu riêng: - Dầu Bóng (TP.05) - Sơn UV (TP.03) - Sơn Nước (TP.02 & kho Bán TP - KX4A) - Màu Đơn (TP.06) - Màu hỗn hợp (TP.06) - Dung Môi (TP.04) - Kho hàng lỗi (TP.CXL) | R3: 2 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Mỗi kho có cần quản lý bin/vị trí không? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | TB | Có nhu cầu quản lý bin/vị trí để tối ưu picking & put-away. Đặc biệt cho kho hóa chất (cần phân khu an toàn). | Có phân chia hàng theo nhóm hàng thành phẩm tương ứng, có sơ đồ, vị trí kệ nhưng chưa có trên hệ thống. Đề xuất khi nhập kho, có thêm bước nhập vị trí của nhóm hàng. Vị trí này khi khi làm phiếu xuất kho sẽ hiển thị để thuận tiện cho việc soạn hàng và kiểm kê. | R4: 3 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Có phân khu riêng cho: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng lỗi, quarantine, hàng trả lại không? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Cao | Có. Cần phân khu: NVL, Bán thành phẩm, Thành phẩm, Hàng lỗi/KPH, Quarantine (hàng chờ QC), Hàng trả lại, Hóa chất nguy hiểm. | Như câu 1 | R5: 4 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Kho có yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt không (nhiệt độ, hóa chất, nguy hiểm, hạn dùng)? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Cao | Có. Hóa chất cần điều kiện bảo quản đặc biệt: nhiệt độ, thông gió, cách ly hóa chất tương kỵ, MSDS đính kèm. | Có. Hóa chất cần điều kiện bảo quản đặc biệt: nhiệt độ, thông gió, cách ly hóa chất tương kỵ, MSDS đính kèm. | R6: 5 | Cấu trúc kho | E1. Cấu trúc kho | Có kho thuê ngoài / 3PL / consignment không? | Mô tả cấu trúc kho/địa điểm/bin | Thấp | Không có kho thuê ngoài, 3PL hay consignment ở thời điểm hiện tại. | Không có kho thuê ngoài. | R7: 6 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Quy trình nhập – xuất – chuyển kho – điều chỉnh hiện tại như thế nào? | Mô tả nhập/xuất/chuyển/điều chỉnh & kiểm kê | Cao | Nhập: mua hàng + SX hoàn thành → QC → nhập kho. Xuất: bán hàng + SX (xuất NVL). Chuyển: giữa các kho nội bộ. Điều chỉnh: kiểm kê, hủy, thanh lý. | Nhập mua NVL -> SX hoàn thành theo KHSX của PKD → QC ktra → nhập kho TP: 1. Xuất bán hàng 2. Xuất điều chuyển cho các xưởng có nhu cầu SX 3. Xuất điều chuyển qua kho chờ xử lý (Nếu là hàng đến hạn hoặc có sự cố chất lượng) | R8: 7 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có dùng phiếu nhập/xuất/điều chuyển nội bộ hay chỉ hạch toán trực tiếp? | Mô tả nhập/xuất/chuyển/điều chỉnh & kiểm kê | TB | Có phiếu nhập/xuất/điều chuyển. Cần duy trì trên BC. | Có phiếu nhập/ xuất điều chuyển từ kho qua xưởng và ngược lại. | R9: 8 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có quản lý picking / put-away / movement không? | Mô tả nhập/xuất/chuyển/điều chỉnh & kiểm kê | TB | Có nhu cầu picking list (cho xuất NVL SX) và put-away (cho nhập thành phẩm). Hiện tại chưa có. | Hiện tại chưa có. | R10: 9 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có sử dụng barcode/RF scanner không? Nếu chưa, có định hướng dùng sau này không? | Barcode/RF scanner | TB | Chưa có barcode/RF scanner. Có định hướng dùng trong tương lai. Giai đoạn 1: nhập tay + import từ trạm cân. | Hiện tại chưa có barcode/ RF scanner. Mong muốn sẽ có để công việc hiệu quả hơn | R11: 10 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Ai được phép điều chỉnh tồn kho? Có cần phê duyệt và reason code không? | Kiểm soát điều chỉnh tồn | Cao | Chỉ KTP được phép điều chỉnh tồn kho. Cần reason code cho mỗi điều chỉnh. Phê duyệt cho điều chỉnh lớn. | Hiện tại được phép điều chỉnh tồn kho ở mức độ hàng hao hụt. Cần reason code cho mỗi lần điều chỉnh và cần được phê duyệt cho mỗi lần điều chỉnh (bao gồm cả nhỏ và lớn) | R12: 11 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Có kiểm kê định kỳ hay cycle counting không? Theo tần suất nào? | Kiểm kê / cycle counting | TB | Có kiểm kê cuối năm. Cần cycle counting định kỳ cho hàng giá trị cao. | Có kiểm kê thành phẩm theo Quý. Riêng đối với thành phẩm Dung môi thì kiểm hàng tuần. | R13: 12 | Nghiệp vụ kho | E2. Nghiệp vụ kho | Cách xử lý chênh lệch kiểm kê hiện tại như thế nào? | Xử lý chênh lệch kiểm kê | TB | Chênh lệch kiểm kê → KTP + Kế toán xác nhận → điều chỉnh tồn kho → BGĐ duyệt. | Báo cáo chênh lệch kiểm kê Kho TP & Kế toán xác nhận -> BGĐ duyệt - > Điều chỉnh | R14: 13 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Nhóm hàng nào bắt buộc theo dõi lot/serial? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Tất cả sản phẩm sơn (thành phẩm): bắt buộc lot. NVL chính (nhựa, dung môi): bắt buộc lot. NVL phụ (bột màu, phụ gia): khuyến khích. | Tất cả các mã sản phẩm sơn trong Kho Thành phẩm đều bắt buộc theo dõi số lô (số lot) | R15: 14 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Có quản lý hạn dùng / ngày sản xuất / warranty date không? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Có. Quản lý ngày SX, hạn dùng (tính từ ngày SX + thời gian bảo quản). | Có quản lý ngày SX, hạn dùng. Tính từ ngày sản xuất đến hết 1/3 vòng đời sản phẩm. Đề xuất: Có cảnh báo khi xuất hàng đến mã sản phẩm đã lưu kho 1/2 vòng đời sản phẩm. | R16: 15 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Có yêu cầu FEFO/FIFO khi xuất hàng không? | Quy tắc xuất FEFO/FIFO | Cao | FEFO cho hàng có hạn dùng. FIFO cho hàng không hạn dùng. | FEFO cho hàng có hạn dùng. FIFO cho hàng không hạn dùng. | R17: 16 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Có cần truy vết từ lot nguyên vật liệu sang lot thành phẩm không? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Có. Rất quan trọng cho truy xuất: lot NVL → lot thành phẩm (qua lệnh SX). | Có. Rất quan trọng | R18: 17 | Theo dõi lô / serial / hạn dùng | E3. Lô / Serial / Hạn dùng | Khi recall sản phẩm, có cần truy ngược tới NCC/lần nhập/lô sản xuất không? | Mô tả item tracking & truy vết | Cao | Có. Recall SP → truy ngược: lot TP → lệnh SX → lot NVL → NCC + lần nhập. Cần thiết cho xử lý KPH & khiếu nại. | Có. Rất quan trọng khi truy vết, recall khi phát sinh sản phẩm KPH và khiếu nại KH | R19: 18 | Báo cáo tồn kho | E4. Báo cáo tồn kho | Những báo cáo tồn kho quan trọng là gì? • tồn theo kho • tồn theo lot • tuổi tồn kho • hàng chậm luân chuyển • giá trị tồn kho • âm kho • chênh lệch kiểm kê | Xác định báo cáo tồn kho | Cao | Tồn theo kho, tồn theo lot, tuổi tồn kho, hàng chậm luân chuyển, giá trị tồn kho, âm kho, chênh lệch kiểm kê, tồn an toàn. | Báo cáo tồn theo kho, tồn theo nhóm hệ sản phẩm, tồn theo lô, hàng chậm luân chuyển, giá trị hàng tồn kho, chênh lệch kiểm kê, tồn an toàn. | --- FILE: Copy of Sản xuất (Manufacturing).xlsx --- [F. Sản xuất (Manufacturing)] (46 dòng) R1: STT | Quy trình | Nhóm câu hỏi | Câu hỏi khảo sát | Mục đích | Phân loại | Câu trả lời mẫu | Câu trả lời | Ghi chú R2: 1 | Mô hình sản xuất | F1. Mô hình sản xuất | Công ty sản xuất theo mô hình nào? • Make-to-Stock • Make-to-Order • theo mẻ/batch • liên tục • bán liên tục • kết hợp | Xác định mô hình & phạm vi sản xuất | Cao | Kết hợp: Make-to-Order (hàng màu/chuyên dụng) + Make-to-Stock (hàng trắng/chuẩn). Sản xuất theo mẻ/batch (batch processing). | | R3: 2 | Mô hình sản xuất | F1. Mô hình sản xuất | Thành phẩm nào sản xuất nội bộ, thành phẩm nào gia công ngoài? | Xác định mô hình & phạm vi sản xuất | Cao | Nội bộ: tất cả sản phẩm sơn. Gia công ngoài: có thể có một số công đoạn hoặc sản phẩm đặc thù. | | R4: 3 | Mô hình sản xuất | F1. Mô hình sản xuất | Sản xuất có nhiều công đoạn / nhiều chuyền / nhiều ca không? | Xác định mô hình & phạm vi sản xuất | Cao | Có. Sản xuất nhiều công đoạn: pha chế → phối trộn → kiểm tra → đóng gói. Nhiều chuyền/xưởng riêng (UV, NC, PU, Màu). | | R5: 4 | BOM / Công thức | F2. BOM / Công thức | BOM/công thức hiện đang quản lý như thế nào? | Thiết kế BOM nhiều cấp & quản lý version | Cao | Hiện tại Excel + giấy. Chưa có hệ thống. Cần quản lý BOM trên BC: danh sách NVL, định mức, tỷ lệ hao hụt cho từng mã thành phẩm. | | R6: 5 | BOM / Công thức | F2. BOM / Công thức | Có BOM nhiều cấp không? | Thiết kế BOM nhiều cấp & quản lý version | Cao | Có. BOM nhiều cấp: NVL → Bán thành phẩm (VD: sơn màu gốc) → Thành phẩm (sơn pha màu hoàn chỉnh). | | R7: 6 | BOM / Công thức | F2. BOM / Công thức | Có quản lý version BOM theo thời gian/kỳ hiệu lực không? | Thiết kế BOM nhiều cấp & quản lý version | Cao | Có. BOM thay đổi theo: cải tiến công thức, thay NCC, điều chỉnh chi phí. Cần version BOM + hiệu lực theo thời gian. | | R8: 7 | BOM / Công thức | F2. BOM / Công thức | Trường hợp thay đổi công thức, ai phê duyệt, áp dụng từ khi nào? | Phê duyệt thay đổi BOM | Cao | Phòng Kỹ thuật/R&D thay đổi công thức → Trưởng Kỹ thuật duyệt → BGĐ duyệt (nếu thay đổi lớn). Áp dụng từ ngày hiệu lực. | | R9: 8 | BOM / Công thức | F2. BOM / Công thức | Có phát sinh nguyên liệu thay thế (substitution) không? Điều kiện dùng thay thế là gì? | Thiết kế BOM nhiều cấp & quản lý version | Cao | Có. Nguyên liệu thay thế (substitution) khi thiếu hàng hoặc NCC ngưng cung cấp. Điều kiện: tương đương chất lượng, có phê duyệt của Kỹ thuật. | | R10: 9 | BOM / Công thức | F2. BOM / Công thức | Có tỷ lệ hao hụt chuẩn trong BOM không? | Thiết kế BOM nhiều cấp & quản lý version | Cao | Có. Tỷ lệ hao hụt chuẩn trong BOM (VD: 2-5% tùy loại). Theo dõi tiêu hao thực tế vs định mức. | | R11: 10 | BOM / Công thức | F2. BOM / Công thức | Có quản lý theo batch size / định mức theo mẻ không? | Thiết kế BOM nhiều cấp & quản lý version | Cao | Có. Sản xuất theo mẻ (batch size) với định mức NVL cho mỗi mẻ. VD: 100kg/mẻ UV. Có thể tùy chỉnh theo lệnh SX. | | R12: 11 | BOM / Công thức | F2. BOM / Công thức | Có yêu cầu phân quyền xem BOM/công thức theo vai trò không? | Bảo mật BOM/công thức | Cao | Có. BOM/công thức SX là tài sản trí tuệ. Chỉ Kỹ thuật, Kế toán (giá thành), BGĐ được xem. | | R13: 12 | Routing / Công đoạn / Nguồn lực | F3. Routing / Nguồn lực | Quy trình sản xuất gồm những công đoạn nào? | Mô tả công đoạn, work/machine center & công suất | Cao | Cân đong NVL → Phối trộn → Nghiền/phân tán → Kiểm tra độ mịn → Pha màu (nếu có) → Gia công (nếu cần) → Kiểm tra chất lượng → Đóng gói → Dán nhãn → Nhập kho. | | R14: 13 | Routing / Công đoạn / Nguồn lực | F3. Routing / Nguồn lực | Mỗi công đoạn thực hiện ở work center/machine center nào? | Mô tả công đoạn, work/machine center & công suất | Cao | Mỗi xưởng có các máy: máy nghiền, máy khuấy, máy phân tán, bồn phối trộn, máy đóng gói. Cần machine center cho từng thiết bị. | | R15: 14 | Routing / Công đoạn / Nguồn lực | F3. Routing / Nguồn lực | Có quản lý thời gian setup và runtime chuẩn không? | Mô tả công đoạn, work/machine center & công suất | TB | Có. Setup time (vệ sinh máy, chuyển đổi sản phẩm) và runtime (thời gian SX chuẩn). Cần quản lý để tính capacity & chi phí. | | R16: 15 | Routing / Công đoạn / Nguồn lực | F3. Routing / Nguồn lực | Có công đoạn song song hay tuần tự không? | Mô tả công đoạn, work/machine center & công suất | TB | Có cả công đoạn song song (VD: pha màu + pha nhựa nền) và tuần tự. | | R17: 16 | Routing / Công đoạn / Nguồn lực | F3. Routing / Nguồn lực | Có quản lý nhân công trực tiếp / máy / chi phí chung theo công đoạn không? | Mô tả công đoạn, work/machine center & công suất | Cao | Có. NVL trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí chung SX (điện, bảo trì máy, khấu hao). Phân bổ theo giờ máy/giờ công. | | R18: 17 | Routing / Công đoạn / Nguồn lực | F3. Routing / Nguồn lực | Có sản xuất theo ca kíp, lịch làm việc, ngày nghỉ, công suất máy không? | Mô tả công đoạn, work/machine center & công suất | TB | Có ca kíp (sáng/chiều). Lịch làm việc theo giờ hành chính, có thể tăng ca. Cần quản lý công suất máy và lịch bảo trì. | | R19: 18 | Routing / Công đoạn / Nguồn lực | F3. Routing / Nguồn lực | Có nút thắt công suất thường gặp ở công đoạn nào? | Bottleneck công suất | TB | Xưởng Màu (nhiều công đoạn pha màu phức tạp). Công đoạn nghiền (năng suất thấp nếu máy giới hạn). | | R20: 19 | Lập kế hoạch SX & MRP | F4. Kế hoạch SX & MRP | Kế hoạch sản xuất được lập từ những nguồn nào: forecast, sales order, tồn kho, đơn hàng tối thiểu, kế hoạch bán hàng? | Mô tả planning, MRP/MPS & horizon | Cao | KHSX từ: Sales Order (chính), tồn kho min/max (kích hoạt SX bổ sung), kế hoạch bán hàng (forecast mùa vụ). | | R21: 20 | Lập kế hoạch SX & MRP | F4. Kế hoạch SX & MRP | Tần suất chạy kế hoạch là bao lâu? | Mô tả planning, MRP/MPS & horizon | TB | Hàng ngày (chốt KHSX trước 11h cho ngày hôm sau). | | R22: 21 | Lập kế hoạch SX & MRP | F4. Kế hoạch SX & MRP | Có dùng MRP/MPS hay Excel thủ công? | Mô tả planning, MRP/MPS & horizon | Cao | Hiện tại Excel thủ công (PKD lập). Cần MRP trên BC: tự động đề xuất lệnh SX từ SO + tồn kho + BOM. | | R23: 22 | Lập kế hoạch SX & MRP | F4. Kế hoạch SX & MRP | Horizon lập kế hoạch là bao lâu (ngày/tuần/tháng)? | Mô tả planning, MRP/MPS & horizon | TB | Ngày (D+1 cho KHSX, D+3~5 cho kế hoạch NVL). | | R24: 23 | Lập kế hoạch SX & MRP | F4. Kế hoạch SX & MRP | Ai là người chốt kế hoạch sản xuất? | Phê duyệt kế hoạch SX | Cao | PKD chốt KHSX (hiện tại). Trên BC: PKD xác nhận đề xuất KHSX từ MRP. | | R25: 24 | Lập kế hoạch SX & MRP | F4. Kế hoạch SX & MRP | Có cần đề xuất tự động lệnh sản xuất / đơn mua hàng / lệnh điều chuyển không? | Planning worksheet tự động | Cao | Có. BC cần tự động đề xuất: lệnh SX (từ SO), đơn mua hàng (từ MRP), lệnh điều chuyển (nếu cần). | | R26: 25 | Lập kế hoạch SX & MRP | F4. Kế hoạch SX & MRP | Lead time mua và sản xuất hiện có độ chính xác khoảng bao nhiêu %? | Mô tả planning, MRP/MPS & horizon | TB | Lead time mua NVL: 2-4 tuần (hàng NK), 1 tuần (hàng nội địa). Lead time SX: 1-3 ngày tùy loại. | | R27: 26 | Lập kế hoạch SX & MRP | F4. Kế hoạch SX & MRP | Khi thay đổi nhu cầu bán hàng, kế hoạch sản xuất được cập nhật như thế nào? | Mô tả planning, MRP/MPS & horizon | TB | Hiện tại PKD điều chỉnh KHSX thủ công. Cần: thay đổi SO → MRP chạy lại → cập nhật KHSX tự động. | | R28: 27 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Lệnh sản xuất được tạo bằng cách nào (từ kế hoạch, từ SO, thủ công)? | Mô tả production order, consumption & output | Cao | Từ kế hoạch SX (chính). Thủ công cho SX thử nghiệm/mẫu. | | R29: 28 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Trạng thái lệnh sản xuất cần quản lý là gì? | Mô tả production order, consumption & output | TB | Dự kiến: Nháp → Lên lịch → Phát hành → Đang SX → Hoàn thành → Đóng. | | R30: 29 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Khi phát hành lệnh, có cần in phiếu sản xuất / phiếu cấp phát / work instruction không? | Mô tả production order, consumption & output | TB | Có. Cần in: Phiếu SX, Phiếu cấp phát NVL (Pick List), Work Instruction cho từng công đoạn. | | R31: 30 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | NVL được xuất cho sản xuất theo cách nào: manual issue, backflush, theo công đoạn, theo cuối lệnh? | Mô tả production order, consumption & output | Cao | Kết hợp: Manual issue (NVL chính cần cân đong chính xác) + Backflush (phụ gia, dung môi phụ theo định mức). | | R32: 31 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Thành phẩm/bán thành phẩm được nhập kho khi nào? | Mô tả production order, consumption & output | Cao | Sau khi QC ĐẠT. Nhập kho ngay. Trên BC: tự động nhập khi hoàn thành lệnh SX + QC pass. | Hiện tại hầu hết sản phẩm từ các xưởng (SN, Màu, UV, Dung môi, Màu) nhập hàng vào kho là hàng đã đạt mới nhập kho. Riêng hàng Dầu bóng thì QC "Ra hàng, nhập kho" thì cho nhập kho và sang ngày hôm sau mới cho kết quả "Đat" để giao hàng. | R33: 32 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Có cho phép hoàn thành một phần / nhập kho nhiều lần theo cùng lệnh không? | Mô tả production order, consumption & output | Cao | Có. Nhập kho nhiều lần cho 1 lệnh SX (VD: SX 1000kg, nhập 500kg đợt 1, 500kg đợt 2). | Có. Nhập nhiều lần cho một lện sản xuất. | R34: 33 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Có khai báo sản lượng, tiêu hao, thời gian máy, giờ công theo công đoạn không? | Mô tả production order, consumption & output | Cao | Có. Cần khai báo: sản lượng thực tế, NVL tiêu hao thực tế, thời gian máy, giờ công theo công đoạn. Dùng để tính giá thành & phân tích hiệu suất. | | R35: 34 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Dữ liệu sản xuất được nhập bởi ai? trên thiết bị nào? bằng tay hay import? | Nguồn nhập dữ liệu SX | TB | Xưởng nhập tay trên BC (PC/mobile). Hiện chưa có thiết bị chuyên dụng. Có thể import dữ liệu từ trạm cân. | Hiện tại xưởng nhập số liệu bằng tay trên hệ thống Fast. Số liệu chạy thẳng vào kho. Kho kiểm tra đối chiếu với số liệu thực tế và chốt số liệu. Để xuất cần có thêm bước "xác nhận nhập kho" của Kho sau khi xưởng nhập hàng vào hệ thống. Trong bước này, sẽ có thêm cột vị trí (bin) để kho hoàn thành bước nhập kho. | R36: 35 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Có cần liên kết lệnh sản xuất với lot sản xuất không? | Mô tả production order, consumption & output | Cao | Có. Lệnh SX phải liên kết với lot sản xuất. Lot TP = Mã SX của lệnh đó. | | R37: 36 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Có gia công ngoài một phần công đoạn không? Quy trình hạch toán như thế nào? | Mô tả production order, consumption & output | TB | Có thể có gia công ngoài một công đoạn. Cần hạch toán riêng: xuất NVL gia công → nhập bán thành phẩm gia công. | | R38: 37 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Có quản lý phụ phẩm/by-product không? | Mô tả production order, consumption & output | TB | Có. By-product (VD: dung môi thu hồi). Cần quản lý và hạch toán giá trị by-product. | | R39: 38 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Có quản lý phế phẩm/scrap trong sản xuất không? | Mô tả production order, consumption & output | Cao | Có. Scrap trong SX (VD: sơn không đạt phải loại). Cần ghi nhận tỷ lệ scrap, nguyên nhân, xử lý. | | R40: 39 | Lệnh sản xuất & Thực thi | F5. Lệnh SX & Thực thi | Có quy trình rework/sửa lỗi không? Nếu có, tạo lệnh rework hay điều chỉnh trực tiếp? | Mô tả production order, consumption & output | Cao | Có. Hàng SX lỗi → QC ghi NCR → R&D xem xét → nếu sửa được → tạo lệnh rework. Nếu không → scrap/thanh lý. | | R41: 40 | Giá thành sản xuất | F6. Giá thành SX | Phương pháp tính giá thành cần áp dụng là gì: Standard Cost, Actual Cost, theo batch, theo lệnh sản xuất? | Xác định phương pháp & thành phần giá thành | Cao | Standard Cost (định mức) cho phân tích variance. Actual Cost (thực tế) cho giá thành thực. Tính theo lệnh SX/batch. | | R42: 41 | Giá thành sản xuất | F6. Giá thành SX | Công ty cần tính những thành phần giá thành nào: NVL trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí chung, gia công ngoài? | Xác định phương pháp & thành phần giá thành | Cao | NVL trực tiếp (chính), nhân công trực tiếp, chi phí chung SX (điện, bảo trì, khấu hao, quản lý xưởng), gia công ngoài (nếu có). | | R43: 42 | Giá thành sản xuất | F6. Giá thành SX | Có cần phân tích chênh lệch giá thành so với định mức không? | Cost variance analysis | Cao | Có. Cần phân tích chênh lệch: Quantity variance, Price variance, Mix variance. Quan trọng cho kiểm soát chi phí SX. | | R44: 43 | Giá thành sản xuất | F6. Giá thành SX | Chu kỳ tính/cập nhật giá thành là hàng ngày, cuối tháng hay theo kỳ? | Xác định phương pháp & thành phần giá thành | TB | Cuối tháng (chính). Có thể cập nhật tạm thời hàng ngày cho BGĐ. | | R45: 44 | Giá thành sản xuất | F6. Giá thành SX | Có sản phẩm/bán thành phẩm nào cần đánh giá theo costing đặc biệt không? | Xác định phương pháp & thành phần giá thành | TB | Hàng mới (R&D): costing tạm thời theo ước lượng. Bán thành phẩm trung gian: cần costing riêng. | | R46: 45 | Báo cáo sản xuất | F7. Báo cáo sản xuất | Những báo cáo/KPI sản xuất cần có là gì? • tiến độ lệnh sản xuất • sản lượng thực tế • tiêu hao thực tế vs định mức • hiệu suất máy/chuyền • tỷ lệ lỗi/phế phẩm • giá thành • WIP • bottleneck | Xác định báo cáo & KPI sản xuất | Cao | Tiến độ lệnh SX, sản lượng thực tế, tiêu hao thực tế vs định mức, hiệu suất máy, tỷ lệ lỗi/phế phẩm, giá thành, WIP, bottleneck. | |