# BÁO CÁO PHÂN TÍCH QUY TRÌNH & ĐIỂM ĐAU THEO PHÒNG BAN

---

## 1. PHÒNG KINH DOANH (PKD)

---

### 1.1. QUY TRÌNH CÔNG VIỆC

---

#### 1.1.1. Quy trình Báo giá bán (Quote-to-Cash - Tiếp nhận nhu cầu đến báo giá)

**Mô tả tổng quan:**
Khách hàng gửi yêu cầu qua nhiều kênh (gọi điện, Zalo, email, hoặc từ kỹ thuật cắm tại nhà máy). PKD làm mẫu thử, khách hàng ký xác nhận mẫu rồi mới yêu cầu báo giá. Phòng Kỹ thuật làm công thức + quy trình sản xuất, gửi cho PKD. PKD xin giá từ Ban Giám Đốc (BGĐ), sau đó lập báo giá gửi khách hàng.

**Các bước chi tiết:**
1. Tiếp nhận nhu cầu từ khách hàng (điện thoại, Zalo, email, từ kỹ thuật cắm tại nhà máy)
2. Làm mẫu thử => Khách hàng ký xác nhận mẫu => Yêu cầu báo giá
3. Phòng Kỹ thuật làm công thức + quy trình sản xuất => Gửi cho PKD (chị Hiền)
4. PKD xin giá từ BGĐ
5. Lập báo giá (trên Excel)
6. Gửi báo giá cho khách hàng (email PDF)
7. Nếu khách hàng yêu cầu sản phẩm mới/màu mới => Phải check lại với nhiều bộ phận

**Người tham gia:** PKD (nhân viên kinh doanh), Phòng Kỹ thuật, BGĐ, Khách hàng, Kho Thành Phẩm (kiểm tra tồn kho), Kế toán (kiểm tra công nợ)

**Chứng từ / Biểu mẫu:**
- Bảng báo giá (Excel, xuất PDF)
- Mẫu báo giá theo thương hiệu BTChem
- Cần xuất được ra Excel + Word
- Có thể đính kèm COA/COC/File kỹ thuật

**Hệ thống sử dụng:** Excel (lập báo giá), FAST (check thông tin), Base (phê duyệt), Email/Zalo (gửi báo giá)

**Yêu cầu TO-BE:**
- Tự động kiểm tra tồn kho & công nợ ngay khi nhập yêu cầu
- Quản lý version báo giá và lịch sử thay đổi
- Có mẫu báo giá riêng theo thương hiệu BTChem
- Tự động tạo Sales Order từ Quote đã được KH chấp nhận

**Phê duyệt:** PKD lập báo giá. Các báo giá đều được duyệt bởi BGĐ. Cần phê duyệt cho báo giá vượt thẩm quyền hoặc giá đặc biệt.

**Thông tin báo giá cần có:**
- Tên mặt hàng, đơn vị tính, giá cũ, giá mới
- Quy cách đóng gói
- Tiền vận chuyển (đối với khách hàng Gia Lai)
- Thuế giá trị gia tăng
- Ghi chú khi cần

---

#### 1.1.2. Quy trình Đơn hàng bán (Sales Order)

**Mô tả tổng quan:**
Khách hàng gửi đơn hàng theo thông tin đã báo giá (thường theo mẫu riêng của từng khách). PKD kiểm tra đơn hàng, đơn giá, xác nhận lại với khách hàng. Trước khi sản xuất/giao hàng, chuyển cho Phòng Kế Toán xem xét công nợ.

**Các bước chi tiết:**
1. Khách hàng xác nhận báo giá (email/Zalo)
2. Khách hàng gửi đơn hàng (theo mẫu riêng của từng khách)
3. PKD kiểm tra đơn hàng, đơn giá, quy cách đóng gói, đơn vị tính
4. Xác nhận lại với khách hàng
5. Nhập đơn hàng lên hệ thống FAST
6. Kiểm tra hàng tồn kho thực tế để tạo đơn hàng đúng ngày giao
7. Nếu mặt hàng không có tồn => làm kế hoạch sản xuất, tạo đơn hàng với ngày giao phù hợp

**Người tham gia:** PKD, Khách hàng, Kế toán (kiểm tra công nợ), Kho Thành Phẩm (kiểm tra tồn kho)

**Chứng từ / Biểu mẫu:**
- Đơn hàng khách hàng gửi (mẫu riêng từng khách)
- Sales Order trên FAST
- Biên nhận giao hàng

**Hệ thống sử dụng:** FAST (tạo SO), Base (gửi kiểm tra công nợ), Excel

**Yêu cầu TO-BE:**
- Hệ thống tự động lấy thông tin từ khách hàng: giá, đơn vị tính, địa chỉ giao hàng (cần thư viện nhiều hơn 1 địa chỉ giao)
- Kiểm tra hạn mức tín dụng khi tạo SO
- Kiểm tra ATP (Available-to-Promise): dựa trên tồn kho thực tế + kế hoạch SX
- Cho phép giao hàng nhiều lần / xuất hóa đơn nhiều lần cho 1 SO
- Cho phép gộp nhiều đơn cho 1 KH để giao 1 lần
- Có loại đơn đặc biệt: hàng mẫu (giá=0), hàng nội bộ, điều chuyển kho
- Phê duyệt theo: công nợ vượt hạn mức
- Trạng thái đơn hàng: lập chứng từ, duyệt, đang SX, giao 1 phần, hoàn thành
- Theo dõi backorder (hàng thiếu chờ SX tiếp)
- Hủy đơn sau duyệt → cần phê duyệt hủy
- Sửa đơn sau duyệt → lưu lịch sử thay đổi, thể hiện tên người sửa, ngày tháng

**Kiểm soát công nợ:**
- Tất cả đơn hàng đều gửi lên group Base để kế toán kiểm tra hạn mức tín dụng
- Nếu vượt hạn mức: giữ lại, làm việc với KH về thanh toán
- Không cần chặn tự động vì mỗi đơn hàng trước khi SX/giao đều chuyển Kế Toán xem xét

---

#### 1.1.3. Quy trình Giao hàng / Xuất kho

**Mô tả tổng quan:**
Đơn hàng được ký duyệt → PKD lập Kế hoạch Sản xuất (KHSX) trên phần mềm Fast (upload lên Base) → Xưởng sản xuất → QC kiểm tra → Kho Thành Phẩm nhập kho → PKD chốt lịch giao → KTP xuất kho + làm phiếu xuất bán → Giao hàng.

**Các bước chi tiết:**
1. Đơn hàng được ký duyệt
2. PKD lập KHSX trên phần mềm Fast (upload lên Base)
3. Xưởng sản xuất hàng
4. QC kiểm tra chất lượng
5. Kho Thành Phẩm nhập kho
6. PKD chốt lịch giao hàng
7. KTP xuất kho + làm phiếu xuất bán
8. Giao hàng (Bảo vệ + Tổ xe)
9. Phòng Kế Toán xuất hóa đơn

**Người tham gia:**
- PKD: lập KHSX & lịch giao
- Xưởng: Sản xuất
- QC: Kiểm tra chất lượng
- KTP: Nhập kho & xuất kho
- Bảo vệ + Tổ xe: Giao hàng
- Phòng Kế Toán: Xuất hóa đơn

**Chứng từ / Biểu mẫu:**
- Phiếu xuất bán (trên FAST): gồm Số đơn hàng, Ngày giao, Khách hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng, Quy cách, Mã lô
- Biên nhận giao hàng (tổng hợp tất cả sản phẩm của các khách hàng trên cùng 1 biên nhận)
- Phiếu giao hàng theo mẫu riêng cho một số khách hàng đặc thù (Geuther, Everyoung, An Cường, Trường Thành, Mekong, Hành Mỹ...)

**Hệ thống sử dụng:** FAST, Base, Excel (sắp lịch xe)

**Yêu cầu TO-BE:**
- Tự động hóa trên BC: SO → Production Order → QC → Warehouse → Delivery
- Sau khi giao hàng, tài xế chụp hình biên nhận đã giao và lưu lên hệ thống
- Gom nhiều đơn hàng của 1 khách hàng và nhiều khách hàng cùng hướng/khu vực vào một chuyến
- Quản lý lot khi xuất hàng để truy xuất nguồn gốc
- Tích hợp hệ thống cân tại trạm xuất hàng, import dữ liệu cân vào BC
- Lập kế hoạch điều xe trên Fast, mỗi ngày 2 lần (10h30 và 14h)

---

#### 1.1.4. Quy trình Hóa đơn bán & Thu tiền

**Mô tả:**
- Biên nhận giao hàng lấy từ PKD sắp xếp trên Fast
- Hóa đơn lấy dữ liệu từ biên nhận giao hàng (trên Fast)
- Hóa đơn điện tử GTGT, phiếu thu
- Khi lập hóa đơn và chọn phát hành, hóa đơn được ký điện tử tự động đẩy lên cổng và gửi vào email đã lưu sẵn theo từng khách hàng
- Cần kiểm tra tổng quan dữ liệu HĐ trước khi đẩy

**Phương thức thu tiền:**
- Chuyển khoản (chủ yếu)
- Tiền mặt (một phần)
- Bù trừ công nợ (Phòng Kế Toán phản hồi)

**Yêu cầu TO-BE:**
- HĐ tự động từ Delivery Note đã hoàn tất
- Tự động gửi HĐ/Chứng từ PDF qua email cho KH sau khi phát hành
- Tự động matching sao kê NH với công nợ AR

---

#### 1.1.5. Quy trình Hàng bán trả lại & Khiếu nại

**Các bước chi tiết:**
1. Khách hàng thông báo trả hàng
2. PKD + Phòng Kỹ Thuật tiếp nhận
3. Báo Kỹ thuật nhà máy kiểm tra
4. Làm phiếu đề nghị BGĐ ký
5. PKD sắp xe lấy hàng về
6. QC kiểm tra hàng trả về
7. Xử lý: đổi hàng/hoàn tiền/giảm giá/cấn trừ thế hàng khác
8. Nhập kho hàng trả lại/xử lý hàng KPH
9. Điều chỉnh công nợ (nếu không trả lại hàng cho khách)

**Các lý do trả hàng thường gặp:**
- Lỗi chất lượng (sai màu, độ phủ kém)
- Sai quy cách
- Giao sai hàng
- Hư hỏng vận chuyển
- Khách hàng đặt dư

**Yêu cầu TO-BE:**
- Theo dõi khiếu nại KH, nguyên nhân, hành động khắc phục (CAPA), kết quả (QC theo dõi)
- Liên kết trả hàng với lot bán ra → truy ngược lot SX → lot NVL

---

#### 1.1.6. Quy trình Báo cáo bán hàng & KPI

**Báo cáo đang dùng (hiện tại):**
- Báo cáo so sánh sản lượng doanh thu
- Báo cáo mức độ mua hàng của khách hàng
- Báo cáo mặt hàng mua tăng giảm
- Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán
- Báo cáo tình hình xuất thành phẩm
- Báo cáo mức độ mua hàng theo Nhóm hàng

**Yêu cầu TO-BE:**
- Xây dựng báo cáo tổng hợp tự động với các tiêu chí:
  - Có sẵn 2 cột chính: Sản lượng & Doanh thu
  - Hiển thị theo timeline (tháng/quý/năm) trong cùng một báo cáo
  - Tổng hợp cho toàn bộ danh sách khách hàng
  - Cho phép xuất Excel với cấu trúc sẵn (dữ liệu đã pivot/tổng hợp)
  - Top sản phẩm bán chạy theo khách hàng
  - Top khách hàng mua nhiều theo từng mã sản phẩm
  - So sánh sản lượng/doanh thu giữa các tháng
- Dashboard trực quan (biểu đồ): sản lượng, doanh thu tăng giảm theo tháng/quý/năm
- Biểu đồ nhóm/hệ mua hàng tăng giảm

**KPI cần theo dõi:**
- Tồn kho (giá trị, số lượng)
- Vòng quay kho
- OTIF (On-Time In-Full)
- Lead time mua hàng
- Giá thành
- Tiêu hao thực tế vs định mức
- Tỷ lệ lỗi
- Dòng tiền
- Doanh số
- Tuổi nợ

---

### 1.2. ĐIỂM ĐAU (PAIN POINTS) - PHÒNG KINH DOANH

| STT | Pain Point | Mô tả chi tiết | Mức độ |
|-----|-----------|----------------|--------|
| 1 | **Không biết tồn kho thực tế** | Phải gọi điện hỏi kho Thành Phẩm thủ công, không có visibility real-time | Cao |
| 2 | **Không biết công nợ khách hàng** | Phải gửi Base cho kế toán và chờ phản hồi, mất thời gian | Cao |
| 3 | **Giá NVL biến động** | Khó báo giá chính xác khi giá nguyên vật liệu thay đổi liên tục | Cao |
| 4 | **Chưa có giá thành lô SX** | Không có giá thành tham chiếu để báo giá chính xác | Cao |
| 5 | **Khách hàng gọi sai tên sản phẩm** | Có nhiều mã hàng, khách yêu cầu báo giá không đúng tên sản phẩm BTChem, phải xác định lại với kỹ thuật | Cao |
| 6 | **Không lưu được quy cách sản phẩm** | Sản phẩm mới quy cách phải nhập lại, không ghi nhận quy cách đã có | TB |
| 7 | **Không xuất được dữ liệu báo giá ra Excel/Word** | Bảng giá hiện nay thường không lấy dữ liệu ra file Excel hoặc Word được | TB |
| 8 | **Chưa cập nhật tự động giá tăng/giảm theo khách hàng** | Khi tăng giá/giảm giá chưa cập nhật được tự động theo từng khách hàng | Cao |
| 9 | **Khách hàng gửi đơn hàng theo mẫu riêng** | Mỗi khách hàng có mẫu đơn hàng khác nhau, gây khó khăn khi check đơn giá và nhập liệu lên Fast | Cao |
| 10 | **Phạm vi tìm kiếm sản phẩm giới hạn** | Khi nhập đơn hàng, phạm vi tìm kiếm sản phẩm chỉ tìm trong những mã giá hiện hành, muốn tìm rộng hơn cần thao tác khác | TB |
| 11 | **Chưa có chính sách giá và chiết khấu** | Chưa có chính sách giá theo khách hàng, nhóm khách hàng, mặt hàng, số lượng, thời gian hiệu lực | Cao |
| 12 | **Phải kiểm tra công nợ thủ công qua Base** | Tất cả đơn hàng phải gửi lên group Base để kế toán kiểm tra, chưa tự động | TB |
| 13 | **FAST không hỗ trợ quản lý SX & BOM** | Hệ thống hiện tại không quản lý được sản xuất và định mức nguyên vật liệu | Cao |
| 14 | **Nhập liệu nhiều lần (COA, QC)** | COA nhập 2 lần, phiếu báo QC phải nhập tay | Cao |
| 15 | **KHSX làm thủ công bằng Excel** | Kế hoạch sản xuất lập thủ công, không tự động từ đơn hàng | Cao |
| 16 | **KTP phải đổi tên SP thủ công** | 1 mã SP có nhiều tên theo từng khách hàng, phải đổi tên thủ công khi xuất hàng | Cao |
| 17 | **Không có real-time visibility** | Không thể xem trạng thái đơn hàng, tồn kho, sản xuất theo thời gian thực | Cao |
| 18 | **Lịch sắp xe làm tay** | Sắp xếp lịch xe giao hàng thủ công trên Excel | TB |
| 19 | **Thiếu kiểm soát công nợ tự động** | Chưa có cơ chế tự động chặn/chặn khi vượt hạn mức tín dụng | Cao |
| 20 | **Không tính được giá thành theo lô** | Giá thành sản xuất không tính được theo từng lô sản xuất | Cao |
| 21 | **Tra cứu thông tin khách hàng phân tán** | Phải mở nhiều màn hình/báo cáo riêng lẻ để xem giá chào, đơn hàng, doanh thu, sản lượng | Cao |
| 22 | **Xuất báo cáo thủ công** | Phải xuất nhiều file Excel riêng lẻ và tự tổng hợp, mất thời gian và dễ sai sót | Cao |
| 23 | **Không theo dõi được tiến độ đơn hàng** | Khi khách hỏi tình trạng đơn hàng, phải kiểm tra nhiều bộ phận thủ công | Cao |
| 24 | **Đơn hàng mặt hàng mới chưa có báo giá** | Phát sinh đơn hàng gấp cho mặt hàng chưa kịp báo giá | Cao |
| 25 | **Hủy đơn sau khi đã sản xuất** | Khách hủy đơn sau khi đã sản xuất gây tồn kho và lãng phí | Cao |

---

### 1.3. THUẬT NGỮ & VIẾT TẮT - PHÒNG KINH DOANH

| Thuật ngữ | Ý nghĩa |
|-----------|---------|
| PKD | Phòng Kinh Doanh |
| BGĐ | Ban Giám Đốc |
| KTP | Kho Thành Phẩm |
| KH | Khách hàng |
| SX | Sản xuất |
| GH | Giao hàng |
| TT | Thanh toán |
| KHSX | Kế hoạch sản xuất |
| SO | Sales Order / Đơn hàng bán |
| HĐ | Hóa đơn |
| ATP | Available-to-Promise (Khả năng đáp ứng hàng) |
| COA | Certificate of Analysis (Chứng nhận phân tích) |
| COC | Certificate of Conformance (Chứng nhận phù hợp) |
| CAPA | Corrective and Preventive Action (Hành động khắc phục & phòng ngừa) |
| KPH | Không phù hợp (Non-conformance) |
| FEFO | First Expiry First Out (Hàng gần hết hạn xuất trước) |
| FIFO | First In First Out (Hàng nhập trước xuất trước) |
| GTGT | Giá trị gia tăng (VAT) |
| NVL | Nguyên vật liệu |
| BC | Business Central (Hệ thống ERP mới) |
| FAST | Phần mềm kế toán hiện tại |
| Base | Nền tảng phê duyệt/giao việc hiện tại |
| OTIF | On-Time In-Full (Giao đúng hạn, đầy đủ) |
| BOM | Bill of Materials (Định mức nguyên vật liệu) |
| NCC | Nhà cung cấp |
| BTChem | Thương hiệu của công ty |
| CSKH | Chăm sóc khách hàng |
| AR | Accounts Receivable (Công nợ phải thu) |
| AP | Accounts Payable (Công nợ phải trả) |
| MTS | Make-to-Stock (Sản xuất tồn kho) |
| MTO | Make-to-Order (Sản xuất theo đơn hàng) |

---

## 2. KHO THÀNH PHẨM (KTP)

---

### 2.1. QUY TRÌNH CÔNG VIỆC

---

#### 2.1.1. Cấu trúc kho & Quản lý vị trí

**Cấu trúc kho Thành phẩm (gồm các kho nhỏ được sắp xếp riêng biệt từng khu):**
- TP.05: Dầu Bóng
- TP.03: Sơn UV
- TP.02 & KX4A: Sơn Nước & Kho Bán Thành Phẩm
- TP.06: Màu Đơn & Màu hỗn hợp
- TP.04: Dung Môi
- TP.CXL: Kho hàng lỗi (chờ xử lý)

**Phân khu:**
- Nguyên vật liệu, Bán thành phẩm, Thành phẩm
- Hàng lỗi/KPH, Quarantine (hàng chờ QC), Hàng trả lại
- Hóa chất nguy hiểm

**Yêu cầu TO-BE:**
- Có sơ đồ, vị trí kệ nhưng chưa có trên hệ thống
- Đề xuất khi nhập kho có thêm bước nhập vị trí của nhóm hàng
- Vị trí hiển thị khi làm phiếu xuất kho để thuận tiện cho soạn hàng và kiểm kê

**Điều kiện bảo quản đặc biệt:**
- Hóa chất cần nhiệt độ, thông gió, cách ly hóa chất tương kỵ
- MSDS đính kèm

---

#### 2.1.2. Quy trình Nhập - Xuất - Chuyển kho

**Nhập kho:**
1. Nhập mua NVL
2. SX hoàn thành theo KHSX của PKD
3. QC kiểm tra
4. Nhập kho thành phẩm

**Xuất kho:**
1. Xuất bán hàng
2. Xuất điều chuyển cho các xưởng có nhu cầu SX
3. Xuất điều chuyển qua kho chờ xử lý (hàng đến hạn hoặc có sự cố chất lượng)

**Chứng từ:** Phiếu nhập/xuất/điều chuyển nội bộ

**Lưu ý quy trình hiện tại:**
- Hầu hết sản phẩm từ các xưởng nhập vào kho là hàng đã đạt QC mới nhập
- Riêng hàng Dầu bóng: QC "Ra hàng, nhập kho" => cho nhập kho, sang ngày hôm sau mới có kết quả "Đạt" để giao hàng
- Xưởng nhập số liệu bằng tay trên Fast → số liệu chạy thẳng vào kho
- Kho kiểm tra đối chiếu với số liệu thực tế và chốt số liệu

**Yêu cầu TO-BE:**
- Có thêm bước "xác nhận nhập kho" của Kho sau khi xưởng nhập hàng
- Thêm cột vị trí (bin) để kho hoàn thành bước nhập kho
- Không cho phép âm kho đối với thành phẩm

---

#### 2.1.3. Quy trình Kiểm kê

- Kiểm kê thành phẩm theo Quý
- Riêng thành phẩm Dung môi: kiểm hàng tuần
- Xử lý chênh lệch: Kho TP & Kế toán xác nhận → BGĐ duyệt → Điều chỉnh

---

#### 2.1.4. Quản lý Lô (Lot) & Truy xuất nguồn gốc

**Yêu cầu bắt buộc:**
- Tất cả mã sản phẩm sơn trong Kho Thành phẩm đều bắt buộc theo dõi số lô

**Quy tắc xuất:**
- FEFO cho hàng có hạn dùng
- FIFO cho hàng không hạn dùng

**Hạn dùng:**
- Quản lý ngày SX, hạn dùng (tính từ ngày SX đến hết 1/3 vòng đời sản phẩm)
- Đề xuất: Cảnh báo khi xuất hàng đến mã sản phẩm đã lưu kho 1/2 vòng đời sản phẩm

**Truy xuất nguồn gốc (rất quan trọng):**
- 2 chiều: Từ lot NVL → lot thành phẩm (qua lệnh SX) → khách hàng (bán ra)
- Cần cho xử lý KPH, recall và khiếu nại

**Vấn đề hiện tại:**
- Mỗi mã hàng có thể đổi tên thành nhiều mã hàng khác để bán cho nhiều khách hàng khác nhau
- Khi làm phiếu xuất bán, phải làm phiếu đổi tên từ mặt hàng gốc qua tên hàng khác mới xuất được

---

#### 2.1.5. Báo cáo tồn kho

**Báo cáo hiện tại / yêu cầu:**
- Báo cáo tồn theo kho
- Báo cáo tồn theo nhóm/hệ sản phẩm
- Báo cáo tồn theo lô
- Báo cáo tuổi tồn kho (cần xuất Excel hàng tuần gửi các bộ phận)
- Báo cáo hàng chậm luân chuyển
- Báo cáo giá trị hàng tồn kho
- Báo cáo chênh lệch kiểm kê
- Báo cáo tồn an toàn
- Báo cáo nhập - xuất - tồn
- Mức tồn kho hàng thành phẩm chờ xử lý: không vượt quá 1000 Kg

---

### 2.2. ĐIỂM ĐAU (PAIN POINTS) - KHO THÀNH PHẨM

| STT | Pain Point | Mô tả chi tiết | Mức độ |
|-----|-----------|----------------|--------|
| 1 | **Quy tắc đặt mã lô không đồng bộ** | Mỗi xưởng tự đặt mã lô riêng, không có quy tắc chung, gây khó khăn cho quản lý và truy xuất | Cao |
| 2 | **Chưa có barcode/RF scanner** | Nhập liệu hoàn toàn thủ công, mong muốn có thiết bị để làm việc hiệu quả hơn | Cao |
| 3 | **Quản lý vị trí (bin) chưa có trên hệ thống** | Có sơ đồ, vị trí kệ thực tế nhưng chưa được quản lý trên phần mềm | TB |
| 4 | **Quy tắc đặt mã hàng không đồng bộ** | Mã hàng phân chia theo xưởng nhưng không đồng bộ, có mã hàng thuộc xưởng này sản xuất nhưng mã thuộc nhóm xưởng khác | Cao |
| 5 | **Truy xuất dữ liệu tốn nhiều thời gian** | Mỗi mã hàng có thể đổi tên thành nhiều mã khác cho nhiều khách hàng, phải làm phiếu đổi tên thủ công khi xuất | Cao |
| 6 | **Phải đổi tên sản phẩm thủ công** | Khi xuất bán, phải làm phiếu đổi tên từ mặt hàng gốc sang tên khách hàng mới xuất được | Cao |
| 7 | **Chưa có picking/put-away management** | Chưa có danh sách picking cho xuất NVL SX và put-away cho nhập thành phẩm | TB |
| 8 | **Tích hợp cân chưa hoàn thiện** | Đã có đề xuất hệ thống cân tích hợp với phiếu xuất bán nhưng vẫn còn trong dự án, hiện cân thủ công | Cao |
| 9 | **Chưa có tồn kho an toàn / reorder point** | Quản lý thủ công bằng Excel, chưa có hệ thống tự động | TB |
| 10 | **Điều chỉnh tồn kho cần reason code** | Mỗi lần điều chỉnh cần reason code và phê duyệt cho cả nhỏ và lớn (hiện chỉ ở mức hao hụt) | TB |
| 11 | **Nhập số liệu sản xuất không có xác nhận kho** | Xưởng nhập số liệu trực tiếp vào Fast, kho chỉ kiểm tra đối chiếu, cần thêm bước "xác nhận nhập kho" của Kho | TB |
| 12 | **Hàng Dầu bóng chờ QC kết quả** | QC cho nhập kho nhưng kết quả "Đạt" có vào ngày hôm sau, gây chậm giao hàng | TB |

---

### 2.3. THUẬT NGỮ & VIẾT TẮT - KHO THÀNH PHẨM

| Thuật ngữ | Ý nghĩa |
|-----------|---------|
| KTP | Kho Thành Phẩm |
| TP | Thành Phẩm |
| BTP | Bán Thành Phẩm |
| NVL | Nguyên vật liệu |
| KPH | Không phù hợp (Non-conformance) |
| SX | Sản xuất |
| QC | Quality Control (Kiểm soát chất lượng) |
| FIFO | First In First Out |
| FEFO | First Expiry First Out |
| MSDS | Material Safety Data Sheet (Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất) |
| RF Scanner | Radio Frequency Scanner (Máy quét mã vạch) |
| Bin | Vị trí/kệ trong kho |
| Pallet | Kệ hàng |
| Quarantine | Kho cách ly hàng chờ xử lý |
| Picking | Lấy hàng từ kệ xuất |
| Put-away | Cất hàng lên kệ nhập |
| Cycle counting | Kiểm kê luân chuyển |
| Reorder point | Điểm đặt hàng lại |
| ATP | Available-to-Promise |
| UOM / ĐVT | Đơn vị tính (Kg, Lít, Thùng...) |
| CCDC | Công cụ dụng cụ |
| BOM | Bill of Materials (Định mức NVL) |

---

## 3. PHÒNG KỸ THUẬT (PKT)

---

### 3.1. QUY TRÌNH CÔNG VIỆC

---

#### 3.1.1. Quy trình Quản lý Chất lượng (QC)

**Các điểm kiểm tra chất lượng:**
1. Đầu vào (NVL mua về) - kiểm tra theo lô, lấy mẫu đại diện
2. Trong SX (bán thành phẩm)
3. Cuối SX (thành phẩm) - 1 mẫu/mẻ
4. Trước xuất bán (nếu cần) - kiểm tra lại thực tế các chỉ tiêu cơ bản, cảm quan
5. Định kỳ trong kho (hàng lưu kho)

**Các chỉ tiêu kiểm tra:**
- Độ nhớt (viscosity)
- Độ mịn (fineness)
- Màu sắc (so mẫu)
- Độ phủ (coverage)
- Hàm lượng rắn (solid content)
- pH
- Tỷ trọng (density)
- Kết quả định tính + định lượng

**Phân công trách nhiệm:**
- Phòng R&D: Định nghĩa chỉ tiêu và mức chấp nhận
- QC: Thực hiện kiểm tra theo tiêu chuẩn
- Phòng Kỹ thuật: Khi đã có sản phẩm thực tế và chỉ tiêu cụ thể, tùy vào điều kiện nhà máy và yêu cầu KH, PKT góp ý thêm để ứng dụng sản xuất (không phải người định nghĩa chỉ tiêu)

**Chứng từ:**
- Phiếu báo kiểm (trên FAST hiện tại)
- Quality Order (trên BC - yêu cầu TO-BE)
- COA (Certificate of Analysis) theo lô cho KH yêu cầu
- NCR (Non-Conformance Report)

---

#### 3.1.2. Quy trình Xử lý Hàng không đạt (Non-Conformance)

**Các bước:**
1. QC không đạt
2. Ghi NCR (Non-Conformance Report)
3. Cách ly hàng (quarantine)
4. R&D đánh giá
5. Xác định hướng xử lý: Tái kiểm / Rework / Giảm cấp / Scrap / Trả NCC (đầu vào)

---

#### 3.1.3. Quản lý CAPA (Corrective and Preventive Actions)

- Quản lý nguyên nhân lỗi (root cause)
- Hành động khắc phục (CA - Corrective Action)
- Hành động phòng ngừa (PA - Preventive Action)
- Đã có quy trình KPH trên Base

---

#### 3.1.4. Báo cáo & KPI - Phòng Kỹ Thuật

**Báo cáo cần có:**
- Báo cáo tình hình khách hàng: đơn hàng, cạnh tranh, tổng kết tuần
- Kế hoạch sản xuất
- Kế hoạch mẫu màu và kết quả mẫu
- Kiểm tra chất lượng hàng sản xuất
- Báo cáo sự cố (xảy ra là báo cáo ngay - real-time)
- Báo cáo cạnh tranh (phát hiện đối thủ cạnh tranh vào nhà máy công ty đang bán hàng thì báo ngay)
- Báo cáo nhân sự, chấm công, tăng ca
- Tỷ lệ đạt/KPH, lỗi theo NCC, lỗi theo công đoạn
- COA/COC, hàng quarantine, xu hướng chất lượng theo thời gian
- Xuất Excel/PDF tự động cho BC tháng, BC quý

**Yêu cầu dashboard cho BGĐ:**
- Tình hình sản xuất
- Tình hình mẫu màu
- Cạnh tranh
- Sự cố
- Nhân sự

---

### 3.2. ĐIỂM ĐAU (PAIN POINTS) - PHÒNG KỸ THUẬT

| STT | Pain Point | Mô tả chi tiết | Mức độ |
|-----|-----------|----------------|--------|
| 1 | **Nhập liệu thủ công kết quả QC** | Kết quả QC nhập thủ công, chưa import tự động từ thiết bị đo phòng lab | TB |
| 2 | **COA nhập 2 lần** | Chứng nhận phân tích phải nhập nhiều lần trên các hệ thống khác nhau | Cao |
| 3 | **Phiếu báo QC phải nhập tay** | Chưa tự động tạo Quality Order khi kích hoạt QC | TB |
| 4 | **Chưa tự động in/gửi COA cho KH** | COA cần in/gửi cho khách tự động khi giao hàng, hiện làm thủ công | Cao |
| 5 | **Báo cáo sự cố cần real-time** | Sự cố phát sinh cần báo cáo ngay lập tức cho BGĐ, nhưng hiện làm thủ công | Cao |
| 6 | **Báo cáo định kỳ thủ công** | Cần xuất Excel/PDF tự động cho BC tháng, BC quý để phục vụ đánh giá khách hàng | TB |
| 7 | **Phân định trách nhiệm R&D - QC - Kỹ thuật chưa rõ** | PKT cho rằng không phải người định nghĩa chỉ tiêu sản phẩm, mà là R&D và QC; PKT chỉ góp ý ứng dụng | Trung bình |
| 8 | **Thiếu dashboard quản trị** | Cần dashboard tổng quan cho BGĐ về tình hình SX, mẫu màu, cạnh tranh, sự cố, nhân sự | Cao |

---

### 3.3. THUẬT NGỮ & VIẾT TẮT - PHÒNG KỸ THUẬT

| Thuật ngữ | Ý nghĩa |
|-----------|---------|
| PKT | Phòng Kỹ Thuật |
| QC | Quality Control (Kiểm soát chất lượng) |
| R&D | Research & Development (Nghiên cứu & Phát triển) |
| NCR | Non-Conformance Report (Báo cáo hàng không phù hợp) |
| KPH | Không phù hợp (Non-conformance) |
| CAPA | Corrective and Preventive Action |
| CA | Corrective Action (Hành động khắc phục) |
| PA | Preventive Action (Hành động phòng ngừa) |
| COA | Certificate of Analysis (Chứng nhận phân tích) |
| COC | Certificate of Conformance (Chứng nhận phù hợp) |
| MSDS | Material Safety Data Sheet |
| NVL | Nguyên vật liệu |
| NCC | Nhà cung cấp |
| BGĐ | Ban Giám Đốc |
| SX | Sản xuất |
| BOM | Bill of Materials |
| UV | Ultraviolet (Sơn đông cứng bằng tia UV) |
| PU | Polyurethane (Sơn PU) |
| NC | Nitrocellulose (Sơn NC) |
| WB | Water-based (Sơn hệ nước) |
| ISO | Tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng |
| Quarantine | Kho cách ly hàng chờ xử lý |
| Scrap | Phế phẩm / Hàng loại bỏ |
| Rework | Sửa lỗi / Làm lại |

---

## 4. TỔNG HỢP CÁC VẤN ĐỀ XUYÊN PHÒNG BAN

---

### 4.1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG

| STT | Vấn đề | Các phòng ban liên quan |
|-----|--------|------------------------|
| 1 | **Nhập liệu thủ công nhiều lần** - Dữ liệu phải nhập lại trên nhiều hệ thống (Fast, Excel, Base) | PKD, KTP, PKT |
| 2 | **Thiếu tự động hóa quy trình** - Từ SO → SX → Giao hàng → Hóa đơn đều có bước thủ công | PKD, KTP, PKT |
| 3 | **Phụ thuộc nhiều vào Excel** - Báo giá, KHSX, lịch xe, báo cáo đều làm trên Excel | PKD, KTP |
| 4 | **Không có real-time visibility** - Không thể theo dõi trạng thái đơn hàng, tồn kho, SX real-time | PKD, KTP, BGĐ |
| 5 | **Quản lý lot không đồng bộ** - Quy tắc đặt mã lô khác nhau giữa các xưởng | KTP, SX |
| 6 | **Mã hàng không chuẩn hóa** - Mã hàng phân chia theo xưởng nhưng không đồng bộ | KTP, PKD, Kỹ thuật |
| 7 | **Truy xuất nguồn gốc khó khăn** - 1 mã SP có thể đổi tên thành nhiều mã cho nhiều KH | KTP, PKD |
| 8 | **Kiểm soát công nợ thủ công** - Phải gửi Base cho kế toán kiểm tra từng đơn | PKD, Kế toán |
| 9 | **Không tính được giá thành theo lô** - Ảnh hưởng đến báo giá và phân tích lợi nhuận | PKD, Kế toán, SX |
| 10 | **Thiếu dashboard quản trị** - BGĐ không có công cụ tổng quan real-time | BGĐ, tất cả phòng ban |

---

### 4.2. CÁC HỆ THỐNG HIỆN HỮU

| Hệ thống | Mục đích sử dụng | Hạn chế |
|----------|-----------------|---------|
| **FAST** | Kế toán, bán hàng, kho, hóa đơn điện tử | Không hỗ trợ SX & BOM, không quản lý được quy trình sản xuất |
| **Base** | Phê duyệt, giao việc, quy trình KPH | Không tích hợp trực tiếp với FAST |
| **Excel** | Báo giá, KHSX, lịch xe, bảng giá NVL, báo cáo CSKH | Thủ công, dễ sai, không real-time |
| **Hệ thống cân trạm** | Cân hàng nhập/xuất | Chưa tích hợp với hệ thống, xuất dữ liệu Excel thủ công |

---

### 4.3. MỤC TIÊU KỲ VỌNG KHI TRIỂN KHAI ERP MỚI (BUSINESS CENTRAL)

1. Tự động hóa quy trình Bán hàng → Sản xuất → Giao hàng
2. Quản lý BOM/công thức SX tập trung
3. Tính giá thành theo lô SX
4. Dashboard real-time cho BGĐ
5. Giảm 50%+ nhập liệu thủ công
6. Kiểm soát tồn kho, công nợ, hạn mức tín dụng tự động
7. Truy xuất nguồn gốc 2 chiều (NVL → SX → Khách hàng)

---

*Báo cáo được tổng hợp từ các file khảo sát: PhongKinhDoanh.txt, KhoThanhPham.txt, PhongKiThuat.txt và file DOCX bổ sung từ Phòng Kinh Doanh.*