**1. Giai đoạn Chuẩn bị / Khởi động chiến lược (Kéo dài khoảng 1 tuần)**

- **Mục tiêu:** Xác định rõ mục tiêu của dự án (ví dụ: thay thế hệ thống cũ, quản lý sản xuất, công thức).
- **Họp khởi động (Kick-off):** Tổ chức cuộc họp để tất cả thành viên của dự án (cả phía FPT và doanh nghiệp) cùng nắm rõ phạm vi công việc, thời gian thực hiện, những điểm rủi ro cần lưu ý và vai trò của từng người.
- **Thiết lập quy trình làm việc:**
    - Thiết kế các kênh giao tiếp chính thức (Email, Zalo, họp trực tiếp/online).
    - Thống nhất lịch họp báo cáo tiến độ. Sẽ có cuộc họp Ban chỉ đạo (Steering Committee) hàng tháng để đưa ra các quyết định quan trọng, và các cuộc họp cập nhật tiến độ dự án định kỳ (hàng tuần hoặc mỗi 2 tuần) để theo dõi trạng thái dự án (xanh, vàng, đỏ).

**2. Giai đoạn Phân tích & Thiết kế (Kéo dài khoảng 2 tháng)** Đây là giai đoạn hai bên sẽ tương tác trực tiếp rất nhiều để chốt giải pháp.

- **Thu thập và tổng hợp quy trình (Workshop):** FPT sẽ tổ chức các buổi workshop riêng cho từng bộ phận (Sale, Mua hàng, Kho...), mỗi bộ phận kéo dài khoảng 3 ngày. Trước đó, FPT sẽ gửi danh sách câu hỏi khảo sát và tạo một Project Folder chung được phân quyền theo phòng ban. Người dùng (Key user/Trưởng phó phòng) cần tải lên các báo cáo đặc thù, quy trình ISO, và tài liệu vận hành hiện tại vào thư mục này để hai bên chuẩn bị trước.
- **Demo hệ thống mẫu:** FPT thực hiện demo một quy trình chuẩn trên hệ thống bằng dữ liệu giả lập (mock-up data). Người dùng sẽ xem và đánh giá xem các bước thao tác có phù hợp với thực tế vận hành hay không và đưa ra mong muốn điều chỉnh.
- **Đánh giá Fit/Gap:** Hai bên phân tích sự chênh lệch giữa quy trình hiện tại (As-Is) và quy trình lý tưởng (To-Be). Yêu cầu sẽ được đưa vào bảng "Fit/gap summary" để xác định tính năng nào có sẵn, tính năng nào cần cấu hình hay lập trình thêm.
- **Thiết kế Giải pháp (Blueprint/Solution):** Rà soát lại quy trình liên thông giữa các phòng ban và chốt tài liệu thiết kế chi tiết cho từng bộ phận. Nếu sau này có điểm sai lệch so với thống nhất ban đầu, hai bên vẫn có thể linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp.

**3. Giai đoạn Xây dựng hệ thống (Kéo dài khoảng 14 tuần)** Giai đoạn này chủ yếu làm việc online và do đội ngũ kỹ thuật đảm nhận.

- **Cấu hình & Lập trình:** Đội ngũ Developer/Technical sẽ dựa trên tài liệu thiết kế đã chốt để lập trình (customize), cấu hình hệ thống, và xây dựng mô hình dữ liệu.
- **Chiến lược & Di chuyển Dữ liệu (Data Migration):**
    - Đánh giá khối lượng dữ liệu (số dư đầu kỳ, dữ liệu master) để lựa chọn phương án đẩy dữ liệu lên hệ thống (thông qua Excel hay dùng Tool can thiệp trực tiếp vào Database).
    - Dựa vào bảng thiết kế To-Be, hệ thống sẽ xác định các trường (field) dữ liệu nào là bắt buộc, trường nào không bắt buộc.
    - Người dùng (User) sẽ có khoảng 2 đến 3 tháng (từ lúc chốt thiết kế đến lúc đào tạo) để gom và chuẩn hóa dữ liệu mẫu theo đúng cấu trúc mới.

**4. Giai đoạn Triển khai & Kiểm thử (Kéo dài khoảng 2 tháng)**

- **Đào tạo (Training):** FPT sẽ xuống trực tiếp văn phòng (onsite) để đào tạo cho các Key user / Super user dựa trên tài liệu hướng dẫn được viết riêng cho doanh nghiệp. Mỗi bộ phận nên chọn ra ít nhất 2 Key user để dự phòng (backup) cho nhau khi có việc đột xuất. Họ sẽ là những người nắm sâu nhất về hệ thống để sau này tự đào tạo lại cho nhân viên mới của công ty.
- **Lên kịch bản kiểm thử (Test case/Script):** Người dùng sẽ liệt kê toàn bộ các công việc, giao dịch, và báo cáo phát sinh hàng ngày/hàng tháng để lập thành các Test case (kịch bản kiểm thử). Mỗi kịch bản sẽ có Script hướng dẫn thao tác từng bước.
- **Kiểm thử người dùng (UAT - User Acceptance Testing):** Key user dùng các Test case trên để trực tiếp thao tác thử nghiệm, đảm bảo hệ thống chạy đúng 100% ngữ cảnh công việc thực tế. FPT sẽ hỗ trợ onsite trong quá trình này.
- **Chuẩn bị Vận hành (Cut-over):** Đánh giá các tiêu chí sẵn sàng: Dữ liệu đã sẵn sàng chưa? Ngày Go-live có ảnh hưởng đến mùa vụ kinh doanh không? Mọi người đã sẵn sàng chuyển đổi chưa?. Sau khi chọn được ngày Go-live, dự án sẽ lùi lại khoảng 3 tuần để chuẩn bị dữ liệu số dư đầu ngày và đẩy dữ liệu lên hệ thống thực.

**5. Giai đoạn Vận hành (Go-live) & Hỗ trợ (Hỗ trợ trực tiếp 2 tháng, Bảo hành 3-6 tháng)**

- **Go-live & Hỗ trợ 2 tháng đầu:** Đưa hệ thống vào hoạt động. Đội ngũ dự án (cả FPT và Key user) sẽ túc trực hỗ trợ giải quyết các vấn đề vận hành hàng ngày của người dùng. Đặc biệt, sẽ tập trung hỗ trợ mạnh mẽ vào cuối tháng để đảm bảo đóng sổ và ra báo cáo kế toán chính xác.
- **Bảo hành:** Kéo dài khoảng 3 đến 6 tháng sau giai đoạn Go-live để tiếp tục theo dõi, tinh chỉnh và cam kết đúng đầu ra của hệ thống.