# 🔍 KẾT QUẢ KIỂM TRA CHÉO: SƠ ĐỒ PKD (OM) vs DỮ LIỆU TRẢ LỜI THẬT

> **Ngày kiểm tra:** 06/07/2026
> **Nguồn dữ liệu:** 4 file xlsx phòng Kinh doanh (cột H — Câu trả lời THẬT)
> **Sơ đồ đối chiếu:** Trích từ SO_DO_QUY_TRINH_CAC_PHONG_BAN_BTCHEM.md, mục 2. PHÒNG KINH DOANH (OM)

---

## TỔNG KẾT

| Loại lỗi | Số lượng |
|:---------|:--------:|
| ❌ **SAI / Mâu thuẫn** | 2 |
| ⚠️ **THIẾU / Bỏ sót bước** | 9 |
| 🔶 **CHƯA CHÍNH XÁC / Diễn đạt chưa đúng** | 5 |
| **Tổng cộng** | **16** |

---

## A. QUY TRÌNH CHÍNH (Báo giá → Giao hàng)

### ❌ SAI / MÂU THUẪN

#### 1. Vượt hạn mức → Giữ lại, làm việc với KH
- **Sơ đồ ghi:** "Vượt hạn mức → Giữ lại, làm việc với KH" (ngụ ý chặn đơn tự động)
- **Dữ liệu thật (STT 11, dòng 26):** *"Không cần chận, vì mỗi đơn hàng trước khi sx giao hàng đều chuyển P Kế Toán xem xét công nợ trước."*
- **Kết luận:** Sơ đồ mô tả cơ chế "giữ lại/chặn" như một quy tắc, nhưng thực tế PKD KHÔNG muốn chặn tự động. Họ muốn chuyển cho Kế toán xem xét thủ công.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 11, C2. Đơn hàng bán

#### 2. "Lịch sắp xe làm tay trên FAST" là pain point
- **Sơ đồ ghi:** Pain point "Lịch sắp xe làm tay trên FAST"
- **Dữ liệu thật (STT 25, dòng 43):** *"Hiện này đang lập kế hoạch điều xe trên phần mềm Fast mỗi ngày 2 lần (thời gian: 10h30 và 14h)"*
- **Kết luận:** Dữ liệu thật không coi đây là pain point — họ đã chủ động dùng FAST để sắp xe. Cụm "làm tay trên FAST" gây hiểu nhầm: thực tế họ dùng phần mềm, không phải Excel thủ công.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 25, C3. Giao hàng / Xuất kho

---

### ⚠️ THIẾU / BỎ SÓT BƯỚC

#### 3. Thiếu bước "KH gửi đơn hàng (PO)" trước khi xử lý
- **Sơ đồ:** BÁO GIÁ → XỬ LÝ ĐƠN HÀNG (check đơn giá luôn)
- **Dữ liệu thật (STT 6, dòng 12):** *"KH xác nhận (email/zalo) → khách hàng gửi đơn hàng theo thông tin được báo giá => Phòng KD check đơn hàng, đơn giá.. Xác nhận lại với khách hàng"*
- **Kết luận:** Sơ đồ nhảy từ Báo giá sang check đơn giá, bỏ qua bước KH gửi PO. Đây là bước quan trọng vì KH thường gửi đơn theo mẫu riêng → khó nhập liệu (pain point đã ghi nhận).
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 6, C1. Báo giá bán

#### 4. Thiếu bước "Kí duyệt" trước khi tạo SO/KHSX
- **Sơ đồ:** XỬ LÝ ĐƠN HÀNG → TẠO SO + KHSX
- **Dữ liệu thật (STT 22, dòng 40):** *"Kí duyệt → PKD lập KHSX trên phần mềm Fast (up lên base) → Xưởng SX → ..."*
- **Kết luận:** Trước khi tạo SO và KHSX, cần bước "Kí duyệt" (phê duyệt). Sơ đồ bỏ qua bước này.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 22, C3. Giao hàng / Xuất kho

#### 5. Thiếu các bước trung gian giữa KHSX và Giao hàng
- **Sơ đồ:** TẠO SO + KHSX → SẮP XẾP GIAO HÀNG
- **Dữ liệu thật (STT 22, dòng 40):** *"...→ Xưởng SX → QC kiểm tra → KTP nhập kho → PKD chốt lên lịch giao → KTP xuất kho + làm phiếu xuất bán → Giao hàng"*
- **Kết luận:** Sơ đồ bỏ qua toàn bộ chuỗi SX → QC → Nhập kho → Xuất kho. Chỉ ghi gọn "SẮP XẾP GIAO HÀNG" nhưng không phản ánh các bước cần có.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 22, C3. Giao hàng / Xuất kho

#### 6. Thiếu bước "Kế toán xuất hóa đơn"
- **Sơ đồ:** Không đề cập hóa đơn trong chuỗi PKD
- **Dữ liệu thật (STT 23, dòng 41):** *"PKD: lập KHSX & lịch giao. Xưởng: SX. QC: kiểm tra. KTP: nhập & xuất kho. Bảo vệ + Tổ xe: giao hàng, **P Kế Toán xuất hóa đơn**"*
- **Kết luận:** Bước xuất hóa đơn (bởi Kế toán) là một phần của chuỗi giao hàng nhưng sơ đồ PKD không nhắc đến.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 23, C3. Giao hàng / Xuất kho

#### 7. Thiếu pain point "Sản phẩm mới / quy cách mới phải nhập lại thủ công"
- **Sơ đồ:** Không đề cập
- **Dữ liệu thật (STT 7, dòng 14):** *"Sản phẩm mới quy cách trên bảng báo giá không ghi nhận quy cách đã có, phải nhập lại, bảng giá hiện nay thường không lấy dữ liệu ra file Excel hoặc Word được (khi cần lấy)"*
- **Kết luận:** Đây là pain point thực tế quan trọng: không có khả năng export báo giá ra Excel/Word.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 7, C1. Báo giá bán

#### 8. Thiếu pain point "Sản phẩm màu mới phải check nhiều bộ phận"
- **Sơ đồ:** Không đề cập
- **Dữ liệu thật (STT 7, dòng 15):** *"Sản phẩm màu mới => phải check lại với nhiều bộ phận, khi tăng giá/giảm giá hiện nay chưa cập nhật được tự động theo từng khách hàng"*
- **Kết luận:** Quy trình phối hợp nhiều BP cho sản phẩm màu mới là pain point thực tế.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 7, C1. Báo giá bán

#### 9. Thiếu pain point "Khó tìm kiếm sản phẩm khi nhập đơn hàng"
- **Sơ đồ:** Không đề cập
- **Dữ liệu thật (STT 8, dòng 17):** *"phạm vi tìm kiếm sản phẩm chỉ tìm trong những mã giá hiện hành, khi muốn tìm rộng hơn cần thêm 1 thao tác khác"*
- **Kết luận:** FAST giới hạn phạm vi tìm kiếm SP → gây khó khăn khi nhập đơn hàng.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 8, C2. Đơn hàng bán

#### 10. Thiếu quản lý version báo giá
- **Sơ đồ:** Không đề cập
- **Dữ liệu thật (STT 4, dòng 10):** *"Cần quản lý version báo giá và lịch sử thay đổi, cần nhiều phiên bản báo giá, port ra được Excel + Word"*
- **Kết luận:** Yêu cầu quản lý phiên bản báo giá là nhu cầu thực tế nhưng không có trong sơ đồ.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 4, C1. Báo giá bán

#### 11. Thiếu chi tiết về phê duyệt đơn hàng theo công nợ
- **Sơ đồ:** Chỉ nói "Kế toán check công nợ" ở bước xử lý đơn hàng
- **Dữ liệu thật (STT 18, dòng 35):** *"Có phê duyệt theo: công nợ vượt hạn mức."*
- **Kết luận:** Sơ đồ không thể hiện rằng bản thân đơn hàng (SO) cần workflow phê duyệt riêng khi vượt hạn mức công nợ.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 18, C2. Đơn hàng bán

---

### 🔶 CHƯA CHÍNH XÁC / Diễn đạt chưa đúng

#### 12. "BÁO GIÁ: PKD xin giá BGĐ → Lập BCG (Excel) → Gửi KH (PDF)"
- **Sơ đồ:** "xin giá BGĐ" (ngụ ý: chỉ xin giá)
- **Dữ liệu thật (STT 2, dòng 8):** *"Các báo giá đều được duyệt bởi BGĐ"*
- **Kết luận:** Không chỉ "xin giá" mà toàn bộ báo giá đều phải được BGĐ **duyệt** (approval), không đơn thuần là hỏi giá. Mức độ kiểm soát cao hơn sơ đồ mô tả.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 2, C1. Báo giá bán

#### 13. "THEO DÕI GIAO HÀNG: Kiểm tra biên nhận từ tài xế"
- **Sơ đồ:** Mô tả như một bước hiện tại
- **Dữ liệu thật (STT 24, dòng 42):** *"Đề xuất sau khi giao hàng, tài xế chụp hình biên nhận đã giao và lưu lên hệ thống, về sau có thể truy xuất để kiểm tra"*
- **Kết luận:** Đây là **đề xuất/yêu cầu tương lai**, KHÔNG phải quy trình hiện tại. Sơ đồ trình bày như đang làm.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 24, C3. Giao hàng / Xuất kho

#### 14. Gom đơn giao hàng: thiếu chi tiết gom nhiều KH cùng hướng
- **Sơ đồ:** "Gom nhiều đơn 1 KH cùng hướng vào 1 chuyến"
- **Dữ liệu thật (STT 25, dòng 43):** *"Có gom nhiều đơn hàng của 1 khách hàng, **và gom nhiều khách hàng lại vào một chuyến cùng hướng, cùng khu vực** để giao hàng."*
- **Kết luận:** Sơ đồ chỉ nói gom đơn của 1 KH, nhưng thực tế còn gom nhiều KH khác nhau cùng hướng.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 25, C3. Giao hàng / Xuất kho

#### 15. "KH dùng tên SP khác BTChem → phải xác định lại"
- **Sơ đồ:** Chỉ nói "phải xác định lại"
- **Dữ liệu thật (STT 7, dòng 13):** *"Cần xác định lại với kỹ thuật là sản phẩm gì, sản xuất quy trình nào… Xác định đúng mới báo giá."*
- **Kết luận:** Sơ đồ bỏ qua chi tiết quan trọng: phải liên hệ với **Phòng Kỹ thuật** để xác định — không phải PKD tự xác định được.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 7, C1. Báo giá bán

#### 16. "Báo KT nhà máy kiểm tra" trong quy trình trả hàng
- **Sơ đồ:** "Báo KT nhà máy kiểm tra"
- **Dữ liệu thật (STT 39, dòng 57):** "báo Kỹ thuật nhà máy kiểm tra"
- **Kết luận:** Cụm "KT nhà máy" dễ gây nhầm với "Kế toán" hoặc "Kỹ thuật". Nên viết rõ "Kỹ thuật nhà máy".
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 39, C5. Trả hàng / Khiếu nại

---

## B. QUY TRÌNH HÀNG TRẢ LẠI / KHIẾU NẠI

### ❌ SAI / THIẾU NGHIÊM TRỌNG

#### 17. Thiếu 3 bước xử lý cuối trong quy trình trả hàng

| Sơ đồ hiện tại | Dữ liệu thật (STT 39, dòng 57) |
|:---|:---|
| Đổi / Hoàn / Giảm giá / Nhập kho | Đổi hàng / Hoàn tiền / Giảm giá / **Cấn trừ thế hàng khác** → Nhập kho / **Xử lý hàng KPH** → **Điều chỉnh công nợ** |

- **Thiếu 1:** "Cấn trừ thế hàng khác" — một phương thức xử lý phổ biến (offset với mặt hàng khác) không có trong sơ đồ.
- **Thiếu 2:** "Xử lý hàng KPH" — hàng không phù hợp (Non-Conforming) cần quy trình riêng, không chỉ đơn giản "nhập kho".
- **Thiếu 3:** "Điều chỉnh công nợ" — bước cuối để cập nhật AR, đặc biệt nếu không trả lại hàng.
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Bán hàng (Quote to Cash)_v2.xlsx` — STT 39, C5. Trả hàng / Khiếu nại

---

## C. NGOẠI LỆ / EDGE CASES KHÔNG CÓ TRONG SƠ ĐỒ

#### 18. Thiếu các ngoại lệ bán hàng quan trọng

Từ file `02.07 PKD. Ngoại lệ - Tình huống đặc biệt.xlsx` (STT 1):

- **Sơ đồ:** Không đề cập edge cases
- **Dữ liệu thật:** *"Đơn hàng mặt hàng mới chưa có báo giá, đơn hàng gấp (chờ SX), hủy đơn sau khi đã SX, KH yêu cầu giao hàng nhiều lần, đổi trả hàng do khách đặt nhầm và đặt dư."*
- **Kết luận:** Các ngoại lệ phổ biến chưa được phản ánh trong sơ đồ:
  - Mặt hàng mới chưa có báo giá
  - Đơn hàng gấp (chờ SX)
  - Hủy đơn sau khi đã SX
  - KH yêu cầu giao hàng nhiều lần
  - Đổi trả hàng do khách đặt nhầm/đặt dư (không phải lỗi chất lượng)
- **Nguồn:** `02.07 PKD. Ngoại lệ - Tình huống đặc biệt.xlsx` — STT 1

---

## D. CÁC ĐIỂM KHỚP (XÁC NHẬN ĐÚNG) ✅

| STT | Nội dung sơ đồ | Dữ liệu thật xác nhận | Nguồn |
|:---:|:---|:---|:---|
| 1 | Tiếp nhận nhu cầu (từ KH / KT viên tại NM KH) | *"từ khách hàng (gọi điện, zalo, email, hoặc từ kỹ thuật cắm tại nhà máy)"* | STT 1, dòng 3 |
| 2 | Làm mẫu → KH ký xác nhận | *"Làm mẫu => Khách hàng kí xác nhận => Yêu cầu báo giá"* | STT 1, dòng 4 |
| 3 | PKD xin giá BGĐ → báo giá | *"Phòng KD sẽ xin giá từ BGĐ => Báo giá khách hàng"* | STT 1, dòng 6 |
| 4 | Gửi KH (PDF) | *"Có gửi email PDF cho KH"* | STT 5, dòng 11 |
| 5 | Check đơn giá | *"Phòng KD check đơn hàng, đơn giá.. Xác nhận lại với khách hàng"* | STT 6, dòng 12 |
| 6 | Kế toán check công nợ | *"Tất cả các đơn hàng đều phải gửi lên group base - để kế toán kiểm tra hạn mức tín dụng"* | STT 10, dòng 25 |
| 7 | Thiếu → Lập KHSX | *"Mặt hàng nào không có tồn sẽ làm kế hoạch sản xuất"* | STT 14, dòng 30 |
| 8 | Tạo SO (FAST) | *"PKD lập KHSX trên phần mềm Fast (up lên base)"* | STT 22, dòng 40 |
| 9 | 2 khung giờ: 10h30 & 14h | *"lập kế hoạch điều xe trên phần mềm Fast mỗi ngày 2 lần (thời gian: 10h30 và 14h)"* | STT 25, dòng 43 |
| 10 | KH báo khiếu nại → PKD + KT tiếp nhận | *"KH thông báo → PKD+P Kỷ Thuật tiếp nhận"* | STT 39, dòng 57 |
| 11 | Làm phiếu đề nghị → BGĐ ký | *"Làm phiếu đề nghị BGĐ kí"* | STT 39, dòng 57 |
| 12 | QC kiểm tra hàng trả về | *"QC kiểm tra hàng trả về trước khi quyết định xử lý"* | STT 40, dòng 58 |
| 13 | Pain: KH dùng tên SP khác | *"khách hàng yêu cầu báo giá ko đúng tên sản phẩm bên Btchem cung cấp"* | STT 7, dòng 13 |
| 14 | Pain: Chưa có bảng giá tự động | *"chưa cập nhật được tự động theo từng khách hàng"* | STT 7, dòng 15 |
| 15 | Pain: Không biết tồn kho thực tế | *"Cần kiểm tra hàng tồn kho thực tế"* | STT 14, dòng 29 |
| 16 | Pain: KH gửi đơn theo mẫu riêng | *"khách hàng sẽ gửi đơn hàng theo mẫu riêng của từng khách"* | STT 8, dòng 16 |

---

## E. KHUYẾN NGHỊ SỬA SƠ ĐỒ

### Quy trình chính nên sửa thành:

```
KHÁCH HÀNG
    │
    ▼
TIẾP NHẬN NHU CẦU (Từ KH / Kỹ thuật viên tại NM KH)
    │
    ▼
LÀM MẪU (Phòng KT làm công thức+quy trình → gửi PKD) → KH ký xác nhận
    │
    ▼
BÁO GIÁ: PKD xin giá + BGĐ DUYỆT → Lập BCG (Excel) → Gửi KH (PDF)
    │
    ▼  KH xác nhận + gửi PO
XỬ LÝ ĐƠN HÀNG:
  1. PKD check đơn giá, số lượng → xác nhận với KH
  2. Gửi Base → Kế toán kiểm tra công nợ
     └── Vượt hạn mức → Làm việc với KH (KHÔNG chặn tự động)
  3. Kiểm tra tồn kho thực tế
     ├── Có sẵn → Tạo SO
     └── Thiếu → Lập KHSX
    │
    ▼
KÍ DUYỆT → TẠO SO (FAST) + KHSX (FAST → Base)
    │
    ▼
XƯỞNG SX → QC KIỂM TRA → KTP NHẬP KHO
    │
    ▼
SẮP XẾP GIAO HÀNG (2 khung: 10h30 & 14h)
  - Gom nhiều đơn + nhiều KH cùng hướng/khu vực
    │
    ▼
KTP XUẤT KHO + PHIẾU XUẤT BÁN → GIAO HÀNG → KẾ TOÁN XUẤT HĐ
    │
    ▼
THEO DÕI GIAO HÀNG → Xử lý khiếu nại
```

### Pain points bổ sung:
- Sản phẩm mới/quy cách mới → phải nhập lại thủ công
- Bảng giá không export được ra Excel/Word
- Sản phẩm màu mới → phải check nhiều bộ phận
- Phạm vi tìm kiếm SP trên FAST bị giới hạn
- Cần quản lý version báo giá + lịch sử thay đổi

### Quy trình trả hàng nên sửa thành:
```
KH báo khiếu nại → PKD + Phòng KT tiếp nhận
→ Báo Kỹ thuật nhà máy kiểm tra
→ Làm phiếu đề nghị → BGĐ ký
→ PKD sắp xe lấy hàng về
→ QC kiểm tra
→ Xử lý: Đổi hàng / Hoàn tiền / Giảm giá / Cấn trừ thế hàng khác
→ Nhập kho hàng trả / Xử lý hàng KPH
→ Điều chỉnh công nợ
```