# BLUEPRINT — PHÂN HỆ BÁN HÀNG (OM)
## Công ty Sơn BT Chem
### Microsoft Dynamics 365 Business Central

| Mục | Nội dung |
|-----|----------|
| **Dự án** | Triển khai ERP — BT Chem |
| **Phân hệ** | Bán hàng (OM — Order Management / Sales) |
| **Tư vấn** | FPT |
| **Phiên bản** | V1.0 |
| **Ngày** | 10/06/2026 |

---

## LỊCH SỬ THAY ĐỔI

| Ngày | Phiên bản | Mô tả thay đổi | Người sửa |
|------|-----------|----------------|-----------|
| 10/06/2026 | V1.0 | Tài liệu gốc | FPT |

---

## TRANG KÝ DUYỆT

| Vai trò | Tên & Chức vụ | Chữ ký | Ngày | Ghi chú |
|---------|---------------|--------|------|---------|
| Giám đốc dự án | | | | |
| Quản lý dự án | | | | |
| Key User OM | | | | |
| Key User FIN | | | | |
| Key User MFG | | | | |

---

## MỤC LỤC

1. [TỔNG QUAN](#1-tổng-quan)
2. [DANH MỤC DỮ LIỆU NỀN](#2-danh-mục-dữ-liệu-nền)
3. [QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TƯƠNG LAI](#3-quy-trình-nghiệp-vụ-tương-lai)
4. [DANH SÁCH BÁO CÁO](#4-danh-sách-báo-cáo)
5. [XỬ LÝ ĐƠN HÀNG THIẾU (NỘI ĐỊA)](#om08--xử-lý-đơn-hàng-thiếu-nội-địa)
6. [XỬ LÝ ĐƠN HÀNG THỪA (NỘI ĐỊA)](#om09--xử-lý-đơn-hàng-thừa-nội-địa)
7. [XỬ LÝ ĐƠN HÀNG NƯỚC NGOÀI](#om10--xử-lý-đơn-hàng-nước-ngoài)
8. [BÁO CÁO & DASHBOARD](#om11--báo-cáo--dashboard-bán-hàng)
9. [DANH SÁCH BÁO CÁO](#4-danh-sách-báo-cáo)
10. [TÀI LIỆU THAM KHẢO](#5-tài-liệu-tham-khảo)

---

## 1. TỔNG QUAN

### 1.1 Phạm vi tài liệu

Tài liệu này xác định đầy đủ các quy trình nghiệp vụ tương lai của **phân hệ Bán hàng (OM)**, được xây dựng bởi đội tư vấn FPT và đội nghiệp vụ của BT Chem.

Các quy trình nghiệp vụ này được áp dụng tại BT Chem khi hệ thống Microsoft Dynamics 365 vận hành.

### 1.2 Phạm vi áp dụng

- **Mô hình kinh doanh**: B2B — bán sơn, hóa chất cho nhà máy sản xuất gỗ / công nghiệp
- **Kênh bán hàng**: PKD tiếp nhận qua Phone / Zalo / Email → tạo đơn trên hệ thống
- **Sản phẩm**: Sơn UV, sơn NC, sơn gốc nước, dung môi, hóa chất phụ gia
- **Đối tượng khách hàng**: Doanh nghiệp sản xuất (B2B), không bán lẻ

### 1.3 Các điểm đau hiện tại

1. **Chiết tính giá** không rõ ràng — ai tính, căn cứ, cách tính
2. **Hẹn giao hàng** không chính thức — KH không biết chính xác ngày nhận
3. **Không phân loại đơn hàng** (mới/lặp/điều chỉnh) → khó ưu tiên
4. **Không có SLA** thời gian xử lý từng bước
5. **Phân quyền duyệt giá** chưa rõ — ai được duyệt CK bao nhiêu %

### 1.4 Thuật ngữ

| Thuật ngữ | Giải thích |
|-----------|------------|
| **OM** | Order Management — Quản lý đơn hàng / Bán hàng |
| **ĐH** | Đơn hàng (Sales Order) |
| **KH** | Khách hàng |
| **PKD** | Phòng Kinh Doanh |
| **Bảng giá chuẩn** | Bảng giá niêm yết cho từng sản phẩm, có thể theo nhóm KH |
| **Chiết khấu (CK)** | Giảm giá theo % hoặc số tiền |
| **Hạn mức tín dụng** | Số dư công nợ tối đa cho phép của KH |
| **Ngày giao dự kiến** | Ngày hẹn giao hàng (Promised Ship Date) |
| **SLA** | Service Level Agreement — Thời gian cam kết xử lý từng bước |
| **Loại đơn hàng** | Mới / Lặp / Điều chỉnh / Khẩn |
| **HĐĐT** | Hóa đơn điện tử |

### 1.5 Ý nghĩa hình vẽ

| Ký hiệu | Ý nghĩa |
|---------|---------|
| ⬜ Hình chữ nhật | Bước quy trình / Công việc |
| 🔷 Hình thoi | Quyết định / Phân nhánh |
| ⏹ Hình chữ nhật góc bo | Bắt đầu / Kết thúc |
| 📄 Tài liệu | Chứng từ / Dữ liệu đầu vào/ra |
| 🗄 Cơ sở dữ liệu | Hệ thống D365 |

---

## 2. DANH MỤC DỮ LIỆU NỀN

### 2.1 Phân loại khách hàng (Customer groups)

| Mã nhóm | Tên nhóm | Mô tả |
|---------|----------|-------|
| KH-VIP | Khách hàng VIP | Nhà máy lớn, đặt hàng thường xuyên > 500Kg/tháng |
| KH-TX | Khách hàng thường xuyên | Nhà máy vừa, đặt hàng định kỳ |
| KH-TH | Khách hàng thời vụ | Đặt theo dự án, không thường xuyên |
| KH-MN | Khách hàng mới | Chưa có lịch sử giao dịch, cần kiểm tra kỹ |
| KH-QL | Nội bộ / Quản lý | Xuất hàng mẫu, nội bộ, QC |

### 2.2 Thông tin khách hàng (Customer account)

**Đường dẫn:** Sales & Marketing → Customers → All customers

| Trường dữ liệu | Bắt buộc | Mô tả |
|----------------|----------|-------|
| Mã khách hàng | ✅ | Tự động sinh theo format: **KH-XXXXX** |
| Tên khách hàng | ✅ | Tên công ty / cá nhân |
| Mã số thuế | ✅ | Kiểm tra tính duy nhất |
| Địa chỉ | ✅ | Địa chỉ giao hàng + địa chỉ xuất HĐ |
| SĐT / Email | ✅ | Liên hệ |
| Nhóm KH | ✅ | Gán nhóm KH-VIP / KH-TX / KH-TH / KH-MN |
| Hạn mức tín dụng | ✅ | Số tiền tối đa được nợ (VND) |
| Kỳ hạn thanh toán | ✅ | 15 / 30 / 45 / 60 ngày |
| Giá mặc định | ✅ | Gán bảng giá chuẩn cho KH này |
| Người phụ trách | ✅ | Nhân viên PKD phụ trách |

#### Quy tắc sinh mã khách hàng

```
KH-XXXXX
│   └── 5 số tự động tăng (00001 → 99999)
└── Tiền tố cố định
```

### 2.3 Bảng giá chuẩn (Sales price lists)

**Đường dẫn:** Sales & Marketing → Setup → Customer price groups

BT Chem có tối đa **4 cấp giá** cho mỗi sản phẩm:

| Cấp giá | Áp dụng cho | Hệ số so với giá gốc |
|---------|-------------|---------------------|
| **Giá gốc** | Giá niêm yết / giá gốc sản phẩm | 1.0 |
| **Giá A** | KH-VIP | Giá gốc × 0.85 (CK 15%) |
| **Giá B** | KH-TX | Giá gốc × 0.90 (CK 10%) |
| **Giá C** | KH-TH | Giá gốc × 0.95 (CK 5%) |
| **KH-MN** | KH mới | Tạm tính theo Giá C hoặc theo thỏa thuận |

Mỗi sản phẩm sẽ có bảng giá riêng, ví dụ:

| Mã SP | Tên SP | Giá gốc | Giá A | Giá B | Giá C |
|-------|--------|---------|-------|-------|-------|
| UV-CLR-001 | UV Clear Coat | 100,000 | 85,000 | 90,000 | 95,000 |
| UV-CLR-002 | UV Clear Coat (chống xước) | 130,000 | 110,500 | 117,000 | 123,500 |
| NC-CLR-001 | NC Clear Coat | 45,000 | 38,250 | 40,500 | 42,750 |

### 2.4 Chiết khấu (Discounts)

| Loại CK               | Mô tả                            | Ai duyệt                                                                                  |
| --------------------- | -------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| **CK theo sản lượng** | CK thêm khi mua > 200Kg/lần      | Hệ thống tự tính                                                                          |
| **CK theo đơn hàng**  | CK % cho toàn bộ đơn (tay)       | PKD (dưới 5%), GĐ (5-10%), Chủ DN (>10%) — xem chi tiết mục **Hạn mức duyệt CK** bên dượi |
| **CK đặc biệt**       | CK theo thỏa thuận riêng từng KH | GĐ / Chủ DN duyệt                                                                         |

#### Hạn mức duyệt CK

> **Duyệt CK** = phê duyệt tỷ lệ giảm giá / chiết khấu cho đơn hàng. Mục đích: tránh nhân viên tự ý giảm giá quá nhiều, ảnh hưởng lợi nhuận công ty.

| Mức CK | Người duyệt | Mục đích |
|--------|-------------|----------|
| Dưới 5% | PKD tự duyệt | CK linh hoạt cho KH quen, không cần xin ý kiến |
| 5% – 10% | Giám đốc duyệt | CK lớn cần quản lý phê duyệt để đảm bảo lợi nhuận |
| Trên 10% | Chủ DN duyệt | CK rất lớn, chỉ chủ DN quyết định để tránh ảnh hưởng lợi nhuận công ty |

### 2.5 Loại đơn hàng (Order types)

| Mã loại | Tên loại | Mô tả |
|---------|----------|-------|
| NEW | Đơn mới | Đơn hàng lần đầu của KH |
| REPEAT | Đơn lặp | Đơn lại của KH cũ |
| ADJUST | Điều chỉnh | Sửa / hủy một phần đơn cũ |
| URGENT | Đơn khẩn | Giao gấp trong ngày |
| SAMPLE | Đơn mẫu | Xuất hàng mẫu (miễn phí hoặc thu phí) |

### 2.6 Kỳ hạn thanh toán (Terms of payment)

| Mã | Mô tả | Số ngày |
|----|-------|---------|
| CK | Thanh toán ngay (COD) | 0 |
| NET15 | Thanh toán trong 15 ngày | 15 |
| NET30 | Thanh toán trong 30 ngày | 30 |
| NET45 | Thanh toán trong 45 ngày | 45 |
| NET60 | Thanh toán trong 60 ngày | 60 |

### 2.7 Hình thức thanh toán (Method of payment)

| Mã | Hình thức |
|----|-----------|
| TM | Tiền mặt |
| CKNH | Chuyển khoản ngân hàng |
| UNG | Ứng trước / đặt cọc |

### 2.8 Trạng thái đơn hàng (Order status)

| Mã trạng thái | Mô tả |
|---------------|-------|
| DRAFT | Nháp — đang soạn |
| PENDING | Chờ duyệt |
| APPROVED | Đã duyệt — chờ SX / chờ giao |
| PRODUCING | Đang SX |
| PARTIAL | Giao một phần |
| DELIVERED | Đã giao toàn bộ |
| INVOICED | Đã xuất HĐ |
| CANCELLED | Đã hủy |

### 2.9 Lý do hủy đơn hàng

| Mã | Lý do |
|----|-------|
| CAN-01 | KH yêu cầu hủy |
| CAN-02 | KH không đủ công nợ |
| CAN-03 | Hết NVL SX, không hẹn được |
| CAN-04 | Sai thông tin đơn hàng (tạo lại) |
| CAN-99 | Khác |

---

### 2.10 Điều kiện thực thi (Business Conditions)

| Điều kiện thực thi | Quy trình / Ngữ cảnh áp dụng | Mô tả |
|-------------------|-----------------------------|-------|
| Mã danh mục được định nghĩa | Tất cả quy trình | Mã KH, SP, NCC, kho, vị trí kho phải có trên hệ thống trước khi thực hiện giao dịch |
| Mã dữ liệu danh mục gắn kết với kho, vị trí kho tương ứng | OM.01 — Tạo ĐH, OM.04 — Lập lịch giao | Mỗi SP phải được gán kho/vị trí kho mặc định |
| Định mức tồn kho được thiết lập | OM.04 — Lập lịch giao | Thiết lập tồn kho tối thiểu / tối đa cho SP để hệ thống cảnh báo khi sắp hết hàng |
| Cấu trúc BOM (Bill of Manufacturing) được định nghĩa | OM.04 — Lập lịch giao (khi thiếu hàng cần SX) | BOM phải được tạo cho SP trước khi có thể tính toán thời gian SX |
| Hạn mức tín dụng KH được thiết lập | OM.01 — Tạo ĐH | Giới hạn công nợ cho từng KH, hệ thống cảnh báo khi vượt hạn mức |
| Bảng giá chuẩn được thiết lập | OM.01 — Tạo ĐH, OM.02 — Chiết tính giá | Bảng giá theo nhóm KH phải có trên hệ thống trước khi tạo ĐH |
| Quy tắc CK được thiết lập | OM.02 — Chiết tính giá, OM.03 — Duyệt CK | % CK tối đa cho từng cấp duyệt |

### 2.11 Vai trò nhân sự (Business Roles)

| Vai trò (Role Name) | Mô tả | Quyền trên hệ thống |
|--------------------|-------|--------------------|
| PKD (Nhân viên kinh doanh) | Tiếp nhận yêu cầu KH, tạo đơn hàng, báo giá, theo dõi đơn hàng | Tạo/sửa ĐH (dưới hạn mức CK), xem tồn kho, xem báo cáo bán hàng |
| PKD — Trưởng phòng | Duyệt ĐH trong hạn mức, phân công xử lý | Duyệt ĐH (CK < 5%), xem tất cả ĐH của phòng |
| Giám đốc | Duyệt ĐH có CK lớn, phê duyệt giá đặc biệt | Duyệt ĐH (CK 5-10%), xem dashboard, phê duyệt hạn mức tín dụng |
| Chủ DN | Duyệt CK trên 10%, quyết định cuối cùng | Toàn quyền duyệt, xem tất cả dữ liệu |
| Kế toán bán hàng | Xuất hóa đơn, theo dõi công nợ | Xem ĐH đã giao, tạo/xuất HĐ, xem báo cáo công nợ |
| Thủ kho | Xuất kho theo lệnh, xác nhận giao hàng | Xem lệnh xuất, xác nhận giao hàng trên hệ thống |
| KHSX (Kế hoạch SX) | Lập kế hoạch SX từ ĐH thiếu hàng | Xem ĐH đã duyệt, tạo lệnh SX, kiểm tra tồn NVL |

---

## 3. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TƯƠNG LAI

### OM.01 — TIẾP NHẬN & TẠO ĐƠN HÀNG

**Mục đích:** Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ KH, tạo đơn hàng trên hệ thống.

**Đầu vào:**
- Yêu cầu từ KH (Phone / Zalo / Email)
- Thông tin KH (đã có hoặc tạo mới)
- Bảng giá chuẩn + CK

**Đầu ra:**
- Sales Order (đơn hàng) trên D365
- Xác nhận đơn hàng gửi KH

**Người thực hiện:** PKD

**SLA (mục tiêu):**
- Đơn mới: tạo và xác nhận trong **2 giờ**
- Đơn lặp: tạo trong **30 phút**

**Sơ đồ quy trình nghiệp vụ:**

```
[BẮT ĐẦU]
    │
    ▼
[KH gửi yêu cầu mua hàng (phone/zalo/email)]
    │
    ▼
[PKD kiểm tra thông tin KH]
    │
    ├── KH đã có → [Kiểm tra hạn mức tín dụng]
    │                    │
    │                    ├── Còn hạn mức → Tạo đơn
    │                    │                    │
    │                    │                    ▼
    │                    │            [Tra bảng giá chuẩn]
    │                    │                    │
    │                    │                    ▼
    │                    │            [Nhập chi tiết ĐH]
    │                    │                    │
    │                    │                    ▼
    │                    │            [Tính toán chiết khấu]
    │                    │                    │
    │                    │                    ▼
    │                    │            [Kiểm tra tồn kho TP]
    │                    │                    │
    │                    │                    ├── Đủ → [Hẹn giao]
    │                    │                    │          │
    │                    │                    │          ▼
    │                    │                    │   [Hệ thống tự đề xuất ngày giao]
    │                    │                    │          │
    │                    │                    │          ▼
    │                    │                    │   [Xác nhận ĐH với KH]
    │                    │                    │
    │                    │                    │
    │                    │                    └── Thiếu → [Chuyển KH SX + hẹn giao]
    │                    │                               │
    │                    │                               ▼
    │                    │                        [Xác nhận ĐH với KH]
    │                    │
    │                    └── Hết hạn mức → [Thông báo KH / Chờ duyệt]
    │
    └── KH mới → [Tạo mã KH mới] → [Kiểm tra MST] → [Gán nhóm KH] → (quay lại)
```

#### Chi tiết các bước thực hiện

| Bước | Người thực hiện | Mô tả |
|------|----------------|-------|
| OM.01.01 | KH | Gửi yêu cầu mua hàng qua Phone / Zalo / Email cho PKD |
| OM.01.02 | PKD | Kiểm tra thông tin KH trên hệ thống. Nếu KH mới → tạo mới mã KH (tham chiếu Master Data) |
| OM.01.03 | PKD | Kiểm tra hạn mức tín dụng của KH. Nếu hết hạn mức → thông báo KH hoặc trình duyệt tăng hạn mức |
| OM.01.04 | PKD | Vào menu: Sales & Marketing → Sales Orders → New |
| OM.01.05 | PKD | Chọn KH → hệ thống tự động load thông tin KH, bảng giá, kỳ hạn thanh toán |
| OM.01.06 | PKD | Nhập chi tiết ĐH: mã SP, số lượng, đơn giá (hệ thống tự đề xuất theo bảng giá) |
| OM.01.07 | PKD | Nhập chiết khấu nếu có (tham chiếu hạn mức duyệt). Nếu CK > hạn mức → chuyển duyệt (OM.03) |
| OM.01.08 | PKD | Phân loại đơn hàng: NEW / REPEAT / ADJUST / URGENT / SAMPLE |
| OM.01.09 | PKD | Kiểm tra tồn kho TP. Nếu đủ → hệ thống đề xuất ngày giao (hôm nay + 1 ngày). Nếu không → chuyển KHSX để có ngày SX |
| OM.01.10 | PKD | Xác nhận thông tin ĐH với KH: sản phẩm, số lượng, đơn giá, CK, ngày giao dự kiến |
| OM.01.11 | PKD | Gửi xác nhận ĐH qua Zalo / Email cho KH |
| OM.01.12 | PKD | Lưu ĐH trên hệ thống → trạng thái **APPROVED** (nếu không cần duyệt thêm) hoặc **PENDING** (nếu cần duyệt) |

#### Lưu ý

- **Đơn hàng có CK > hạn mức duyệt của PKD** → chuyển sang quy trình OM.03 (duyệt đơn hàng)
- **Đơn hàng mới của KH mới** → cần kiểm tra MST trùng trước khi tạo
- **Đơn hàng mẫu (SAMPLE)** → xuất từ kho mẫu, không tính doanh thu, cần QC duyệt

---

### OM.02 — CHIẾT TÍNH GIÁ TỰ ĐỘNG

**Mục đích:** Tự động tính giá và chiết khấu cho đơn hàng dựa trên bảng giá chuẩn và chính sách CK.

**Người thực hiện:** Hệ thống D365 (tự động) + PKD (kiểm tra)

| Bước | Người thực hiện | Mô tả |
|------|----------------|-------|
| OM.02.01 | Hệ thống | Khi PKD chọn KH và SP, hệ thống tự động tra bảng giá theo nhóm KH |
| OM.02.02 | Hệ thống | Tính đơn giá = Giá gốc × Hệ số nhóm KH (nếu có) |
| OM.02.03 | Hệ thống | Tính CK tự động theo sản lượng: nếu SL > 200Kg, CK thêm 2% |
| OM.02.04 | PKD | Kiểm tra lại giá và CK hệ thống đề xuất. Nếu đúng → tiếp tục. Nếu cần CK thêm → nhập tay và kích hoạt duyệt |
| OM.02.05 | Hệ thống | Ghi nhận giá bán thực tế và CK vào ĐH |

#### Nguyên tắc chiết tính

```
Đơn giá gốc = Bảng giá chuẩn × Hệ số nhóm KH
CK sản lượng = Nếu SL > 200 thì 2%, nếu > 500 thì 3%
CK PKD nhập tay = Theo thỏa thuận (cần duyệt nếu > hạn mức)
Giá bán thực tế = Đơn giá gốc × (1 - CK sản lượng - CK nhập tay)
```

---

### OM.03 — DUYỆT ĐƠN HÀNG / CHIẾT KHẤU

**Mục đích:** Phê duyệt đơn hàng có chiết khấu vượt hạn mức hoặc giá đặc biệt.

**Đầu vào:** Đơn hàng trạng thái **PENDING**

**Đầu ra:** Đơn hàng trạng thái **APPROVED** hoặc **CANCELLED**

**Người thực hiện:** PKD / Giám đốc / Chủ DN

| Bước | Người thực hiện | Mô tả |
|------|----------------|-------|
| OM.03.01 | Hệ thống | Tự động chuyển ĐH có CK > hạn mức PKD sang trạng thái PENDING |
| OM.03.02 | Hệ thống | Gửi thông báo duyệt đến người có thẩm quyền (theo mức CK) |
| OM.03.03 | Người duyệt | Xem xét thông tin ĐH, CK, lịch sử KH |
| OM.03.04 | Người duyệt | **Duyệt** → ĐH chuyển APPROVED. **Từ chối** → ghi lý do, chuyển về PKD sửa lại |
| OM.03.05 | Hệ thống | Ghi nhận người duyệt, thời gian duyệt vào log |

#### Ma trận duyệt

| Nội dung | Dưới 5% CK | 5-10% CK | Trên 10% CK | Giá đặc biệt |
|----------|:----------:|:---------:|:-----------:|:------------:|
| PKD tự duyệt | ✅ | | | |
| Giám đốc duyệt | | ✅ | | |
| Chủ DN duyệt | | | ✅ | ✅ |

> **Ví dụ:** PKD muốn bán UV-CLR-001 giá 80,000 (thay vì giá A là 85,000) cho KH VIP. Mức CK này là (85,000-80,000)/85,000 ≈ 5.9%, nằm trong khoảng 5-10% → cần **Giám đốc duyệt**.

---

### OM.04 — LẬP LỊCH GIAO HÀNG

**Mục đích:** Xác định ngày giao hàng dự kiến cho từng đơn hàng, cam kết với KH.

**Đầu vào:** Đơn hàng đã APPROVED

**Đầu ra:** Ngày giao dự kiến trên ĐH

**Người thực hiện:** PKD + KHSX (tham vấn)

| Bước | Người thực hiện | Mô tả |
|------|----------------|-------|
| OM.04.01 | PKD | Sau khi ĐH được duyệt, kiểm tra nhanh tồn kho TP |
| OM.04.02 | PKD | **Đủ tồn kho**: Hẹn giao = Ngày hiện tại + 1 ngày làm việc |
| OM.04.03 | PKD | **Thiếu tồn kho**: Hỏi KHSX thời gian SX dự kiến → tính ngày giao = Ngày SX xong + 1 ngày |
| OM.04.04 | PKD | Nhập ngày giao dự kiến vào ĐH (trường Promised Ship Date) |
| OM.04.05 | Hệ thống | Tự động cảnh báo khi ĐH quá ngày giao dự kiến mà chưa xuất kho |

#### Nguyên tắc hẹn giao

| Tình huống | Ngày giao dự kiến |
|-------------|-------------------|
| Hàng có sẵn trong kho | Hôm nay + 1 ngày |
| Cần SX mới (hàng tiêu chuẩn) | Ngày SX dự kiến + 1 ngày |
| Cần SX mới (hàng pha màu) | Ngày SX dự kiến + 2 ngày |
| Cuối tuần / lễ | Tự động dời sang ngày làm việc kế tiếp |

---

### OM.05 — THEO DÕI & XỬ LÝ ĐƠN HÀNG

**Mục đích:** Theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng, phát hiện và xử lý các đơn hàng trễ hạn.

**Đầu vào:** Tất cả ĐH đang ở trạng thái chờ

**Đầu ra:** Cảnh báo trễ hạn + hành động xử lý

**Người thực hiện:** PKD (theo dõi), KHSX / Thủ kho (xử lý)

| Bước | Người thực hiện | Mô tả |
|------|----------------|-------|
| OM.05.01 | Hệ thống | Hàng ngày, hệ thống tự động rà soát các ĐH quá ngày giao dự kiến |
| OM.05.02 | Hệ thống | Gửi cảnh báo đến PKD (dashboard + notification) |
| OM.05.03 | PKD | Kiểm tra nguyên nhân trễ: thiếu NVL, máy hỏng, quá tải SX... |
| OM.05.04 | PKD | Liên hệ KH thông báo ngày giao mới (nếu trễ) |
| OM.05.05 | PKD | Cập nhật ngày giao dự kiến mới trên ĐH |

#### Dashboard cảnh báo

| Màu | Ý nghĩa | Hành động |
|-----|---------|-----------|
| 🟢 Xanh | Đúng hạn | Không cần xử lý |
| 🟡 Vàng | Sắp trễ (< 1 ngày) | Kiểm tra, chủ động liên hệ KH |
| 🔴 Đỏ | Đã trễ (> 1 ngày) | Liên hệ KH ngay, cập nhật ngày mới |

---

### OM.06 — XỬ LÝ ĐƠN HÀNG MẪU

**Mục đích:** Quản lý việc xuất hàng mẫu cho KH (miễn phí hoặc thu phí) phục vụ test / duyệt mẫu.

**Người thực hiện:** PKD + Kỹ thuật + Thủ kho

| Bước | Người thực hiện | Mô tả |
|------|----------------|-------|
| OM.06.01 | PKD | Tiếp nhận yêu cầu mẫu từ KH |
| OM.06.02 | PKD | Tạo ĐH loại **SAMPLE** trên hệ thống |
| OM.06.03 | PKD | Phân loại: Mẫu miễn phí (giá = 0) / Mẫu thu phí (giá ưu đãi) |
| OM.06.04 | PKD | Gửi yêu cầu chuẩn bị mẫu đến bộ phận Kỹ thuật |
| OM.06.05 | Kỹ thuật | Chuẩn bị mẫu, dán nhãn thông tin |
| OM.06.06 | Thủ kho | Xuất kho mẫu (nếu mẫu lấy từ kho TP) |
| OM.06.07 | PKD | Giao mẫu cho KH, theo dõi phản hồi |

#### Lưu ý

- **Mẫu miễn phí**: Xuất kho, hạch toán vào chi phí tiếp thị
- **Mẫu thu phí**: Xuất kho, ghi nhận doanh thu nhỏ
- Số lượng mẫu tối đa: 5Kg / lần / KH (theo quy định nội bộ)

---

### OM.07 — HỦY / ĐIỀU CHỈNH ĐƠN HÀNG

**Mục đích:** Xử lý các trường hợp KH yêu cầu hủy hoặc thay đổi đơn hàng.

**Người thực hiện:** PKD

| Bước | Người thực hiện | Mô tả |
|------|----------------|-------|
| OM.07.01 | KH | Gửi yêu cầu hủy / điều chỉnh ĐH cho PKD |
| OM.07.02 | PKD | Kiểm tra trạng thái ĐH hiện tại |
| OM.07.03 | PKD | **Chưa SX**: Hủy ĐH trực tiếp trên hệ thống → chọn lý do hủy |
| OM.07.04 | PKD | **Đã SX / Đã giao một phần**: Lập ĐH điều chỉnh loại ADJUST, ghi rõ nội dung thay đổi |
| OM.07.05 | PKD | Xác nhận với KH về việc hủy / điều chỉnh |
| OM.07.06 | PKD | Cập nhật trạng thái ĐH → **CANCELLED** hoặc tạo ĐH mới thay thế |

#### Quy tắc hủy

| Trạng thái ĐH | Được hủy? | Xử lý |
|---------------|:----------:|-------|
| DRAFT / PENDING / APPROVED | ✅ | Hủy trực tiếp |
| PRODUCING | ⚠️ | Chỉ hủy nếu KHSX xác nhận chưa SX |
| DELIVERED / INVOICED | ❌ | Chuyển sang quy trình đổi - trả hàng |

---

### OM.08 — XỬ LÝ ĐƠN HÀNG THIẾU (NỘI ĐỊA)

**Mục đích:** Xử lý trường hợp giao hàng thiếu so với đơn hàng (số lượng thực giao < số lượng trên ĐH).

**Người thực hiện:** PKD + Kế toán + Thủ kho

#### Sơ đồ quy trình

```
[BẮT ĐẦU: Phát hiện giao thiếu]
    │
    ▼
[Kiểm tra đã xuất hóa đơn chưa?]
    │
    ├── Chưa xuất HĐ ──→ [Điều chỉnh kho (Misc. Receipt)]
    │                            │
    │                            ├── KH không yêu cầu bù → [KẾT THÚC]
    │                            └── KH yêu cầu bù → [Xuất bù (Misc. Issue)] → [Giao bù] → [KẾT THÚC]
    │
    └── Đã xuất HĐ ──→ [Điều chỉnh kho (Order Shipping)]
                                 │
                                 ├── KH không yêu cầu bù → [Kế toán xuất HĐ giảm trừ] → [Gửi KH] → [KẾT THÚC]
                                 └── KH yêu cầu bù → [Tạo ĐH mới (số lượng thiếu)] → [Giao bù] → [KẾT THÚC]
```

#### Chi tiết các bước

| Bước | Người thực hiện | Mô tả | Form/Chức năng | Output |
|------|----------------|-------|----------------|--------|
| OM.08.01 | PKD/Thủ kho | Phát hiện số lượng giao thiếu so với ĐH (khi giao hàng hoặc KH phản ánh) | — | — |
| OM.08.02 | Kế toán | Kiểm tra trạng thái xuất hóa đơn của ĐH này | Sales Invoice Inquiry | Đã/Chưa xuất HĐ |
| OM.08.03 | Thủ kho | **Nếu chưa xuất HĐ**: Điều chỉnh kho cho đúng số lượng thực xuất | Miscellaneous Receipt | Kho được điều chỉnh |
| OM.08.04 | PKD | Nếu KH yêu cầu bù hàng → xuất bù số thiếu | Miscellaneous Issue | Xuất bù được tạo |
| OM.08.05 | Thủ kho | Giao hàng bù cho KH | Order Shipping | Hàng được giao bù |
| OM.08.06 | Thủ kho | **Nếu đã xuất HĐ**: Điều chỉnh kho cho đúng số lượng thực xuất | Order Shipping | Kho được điều chỉnh |
| OM.08.07 | Kế toán | Nếu KH không yêu cầu bù → lập HĐ giảm trừ gửi KH | Sales Credit Memo | HĐ giảm trừ |
| OM.08.08 | PKD | Nếu KH yêu cầu bù → tạo ĐH mới với số lượng thiếu | Customer Orders | ĐH bù được tạo |
| OM.08.09 | Thủ kho | Giao ĐH bù cho KH | Order Shipping | Hàng giao bù hoàn tất |

---

### OM.09 — XỬ LÝ ĐƠN HÀNG THỪA (NỘI ĐỊA)

**Mục đích:** Xử lý trường hợp giao hàng thừa so với đơn hàng (số lượng thực giao > số lượng trên ĐH).

**Người thực hiện:** PKD + Kế toán + Thủ kho

#### Sơ đồ quy trình

```
[BẮT ĐẦU: Phát hiện giao thừa]
    │
    ▼
[Kiểm tra đã xuất hóa đơn chưa?]
    │
    ├── Chưa xuất HĐ ──→ [KH trả hàng?]
    │                          │
    │                          ├── Có → [Nhận lại hàng (Misc. Receipt)] → [Xuất HĐ theo số thực xuất] → [KẾT THÚC]
    │                          └── Không → [Tạo dòng ĐH bổ sung] → [Giao hàng trên hệ thống] → [KẾT THÚC]
    │
    └── Đã xuất HĐ ──→ [KH trả hàng?]
                               │
                               ├── Có → [Nhận lại hàng (Misc. Receipt)] → [KẾT THÚC]
                               └── Không → [Tạo ĐH mới (số thừa)] → [Giao hàng trên hệ thống] → [Kế toán xuất HĐ bổ sung] → [KẾT THÚC]
```

#### Chi tiết các bước

| Bước | Người thực hiện | Mô tả | Form/Chức năng | Output |
|------|----------------|-------|----------------|--------|
| OM.09.01 | Thủ kho/PKD | Phát hiện số lượng giao thừa (khách báo hoặc phát hiện khi kiểm kho) | — | — |
| OM.09.02 | Kế toán | Kiểm tra đã xuất HĐ chưa | Sales Invoice Inquiry | Đã/Chưa xuất HĐ |
| OM.09.03 | Thủ kho | **Chưa xuất HĐ + KH trả**: Nhận lại hàng thừa | Miscellaneous Receipt | Hàng thừa nhập lại kho |
| OM.09.04 | Kế toán | **Chưa xuất HĐ + KH trả**: Xuất HĐ theo số lượng thực xuất | Sales Invoice | HĐ theo đúng số thực tế |
| OM.09.05 | PKD | **Chưa xuất HĐ + KH không trả**: Tạo thêm dòng ĐH cho số thừa | Customer Order Lines | Dòng ĐH bổ sung |
| OM.09.06 | Thủ kho | Giao hàng trên hệ thống để điều chỉnh kho | Order Shipping | Kho điều chỉnh đúng |
| OM.09.07 | Thủ kho | **Đã xuất HĐ + KH trả**: Nhận lại hàng thừa | Miscellaneous Receipt | Hàng thừa nhập lại kho |
| OM.09.08 | PKD | **Đã xuất HĐ + KH không trả**: Tạo ĐH mới cho số thừa | Customer Orders | ĐH mới tạo |
| OM.09.09 | Thủ kho | Giao ĐH mới trên hệ thống | Order Shipping | Kho điều chỉnh đúng |
| OM.09.10 | Kế toán | **Đã xuất HĐ + KH không trả**: Xuất HĐ bổ sung cho ĐH mới | Sales Invoice | HĐ bổ sung gửi KH |

---

### OM.10 — XỬ LÝ ĐƠN HÀNG NƯỚC NGOÀI

**Mục đích:** Xử lý các giao dịch bán hàng xuất khẩu, bao gồm chứng từ xuất khẩu và xử lý thiếu/thừa khi giao hàng quốc tế.

**Người thực hiện:** PKD + Kế toán + Kho vận

#### Bộ chứng từ xuất khẩu

| Loại chứng từ | Số bản | Mô tả |
|--------------|:------:|-------|
| Proforma Invoice | 3 | Hóa đơn chiếu lệ, gửi trước cho KH và hải quan |
| Packing List | 3 | Danh sách đóng gói chi tiết từng thùng |
| Bill of Lading / Airway Bill | — | Vận đơn đường biển / hàng không |
| CO (Certificate of Origin) | — | Chứng nhận xuất xứ (nếu KH yêu cầu) |

#### Sơ đồ quy trình xử lý thiếu/thừa

```
[Phát hiện sai lệch khi giao hàng nước ngoài]
    │
    ▼
[Phân loại: THIẾU hay THỪA?]
    │
    ├── THIẾU ──→ [Nhận hàng về (RMA)] → [Điều chỉnh kho (Order Shipping)] → [Kế toán xuất HĐ giảm trừ gửi KH] → [KẾT THÚC]
    │
    └── THỪA ──→ [Nhận hàng về (Misc. Receipt)] → [Tạo ĐH mới cho số thừa] → [Giao hàng trên hệ thống] → [Kế toán xuất HĐ bổ sung] → [KẾT THÚC]
```

#### Chi tiết các bước

| Bước | Người thực hiện | Mô tả | Form/Chức năng | Output |
|------|----------------|-------|----------------|--------|
| OM.10.01 | Kho vận | Phát hiện sai lệch khi nhận hàng từ KH nước ngoài (KH báo thiếu/thừa) | — | — |
| OM.10.02 | Kho vận | **Trường hợp THIẾU**: Nhận hàng về trên hệ thống | RMA (Return Merchandise Authorization) | Hàng được ghi nhận trả về |
| OM.10.03 | Thủ kho | **Thiếu**: Điều chỉnh kho cho đúng số lượng thực xuất | Order Shipping | Kho được điều chỉnh |
| OM.10.04 | Kế toán | **Thiếu**: Xuất HĐ giảm trừ gửi KH | Sales Credit Memo | HĐ giảm trừ |
| OM.10.05 | Thủ kho | **Trường hợp THỪA + KH không trả**: Nhận hàng thừa về | Miscellaneous Receipt | Hàng thừa nhập kho |
| OM.10.06 | PKD | **Thừa + KH không trả**: Tạo ĐH mới cho số thừa | Customer Orders | ĐH mới |
| OM.10.07 | Thủ kho | **Thừa**: Giao hàng trên hệ thống để chỉnh kho | Order Shipping | Kho điều chỉnh đúng |
| OM.10.08 | Kế toán | **Thừa + KH không trả**: Xuất HĐ bổ sung cho ĐH mới | Sales Invoice | HĐ bổ sung gửi KH |

---

### OM.11 — BÁO CÁO & DASHBOARD BÁN HÀNG

**Mục đích:** Theo dõi tình hình bán hàng, phát hiện xu hướng, hỗ trợ quyết định kinh doanh.

**Người thực hiện:** PKD + Giám đốc

#### Báo cáo tự động

| Báo cáo | Tần suất | Mô tả |
|---------|----------|-------|
| Doanh thu theo ngày | Ngày | Tổng doanh thu trong ngày |
| Đơn hàng mới trong ngày | Ngày | Số lượng ĐH mới, tổng giá trị |
| Đơn hàng trễ hạn | Ngày | Danh sách ĐH quá ngày giao |
| Top 10 KH mua nhiều nhất | Tháng | Xếp hạng KH theo doanh số |
| Tồn kho cảnh báo | Ngày | SP sắp hết hàng / sắp hết hạn |
| Phân tích CK đã duyệt | Tháng | Tổng CK đã duyệt, ai duyệt, KH nào |

#### Dashboard đề xuất

1. **Doanh số hôm nay** — Tổng tiền ĐH đã tạo
2. **Đơn hàng đang xử lý** — Số lượng ĐH theo trạng thái
3. **Top KH** — 5 KH mua nhiều nhất trong tháng
4. **Cảnh báo trễ hạn** — ĐH đã quá ngày giao

---

## 4. DANH SÁCH BÁO CÁO

| Mã báo cáo | Tên báo cáo | Tần suất |
|-----------|-------------|----------|
| R-OM-01 | Doanh thu bán hàng theo ngày | Ngày |
| R-OM-02 | Đơn hàng mới trong ngày | Ngày |
| R-OM-03 | Đơn hàng trễ hạn giao | Ngày |
| R-OM-04 | Top 10 khách hàng | Tháng |
| R-OM-05 | Top 10 sản phẩm bán chạy | Tháng |
| R-OM-06 | Phân tích chiết khấu | Tháng |
| R-OM-07 | Công nợ KH theo hạn mức | Tuần |
| R-OM-08 | Báo cáo tồn kho cảnh báo | Ngày |

---

## 5. TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Microsoft Dynamics 365 Business Central — Sales Module Documentation
2. Đề cương triển khai ERP cho BTChem — BT Chem (09/06/2026)
3. Đề xuất ERP cho BTChem — Khảo sát 6 phân hệ
4. OM-Questionnaire.doc — Khảo sát hiện trạng bán hàng
5. DLV_BP_FI_AR_TLQuyTrinhTuongLai_V1.1.docx — Blueprint mẫu phân hệ AR (GEC)
6. Cac quy trinh base - tich hop ERP - khong tich hop ERP.xlsx — Danh sách quy trình base