# Tư Vấn Áp Dụng ERP Vào Quy Trình Bán Hàng – Sản Xuất

> **Dựa trên biên bản họp:** *061226 BÁN HÀNG_BB họp rà soát quy trình.xlsx*  
> **Ngày phân tích:** 18/06/2026  
> **Áp dụng cho:** Công ty Hóa Keo Bình Thạnh (BTChem)  
> **Thư mục lưu trữ:** `ERP\Bien-ban-kinh-doanh\`

---

## 📖 Danh Mục Ký Tự Viết Tắt (Module ERP)

*Tham chiếu theo BluePrint dự án BTChem (Microsoft Dynamics 365 Business Central — FPT tư vấn)*

| Viết tắt | Tên đầy đủ (tiếng Anh) | Tên tiếng Việt | Ghi chú |
|:---------|:----------------------|:--------------|:--------|
| **OM** | Order Management | Quản lý Bán hàng / Đơn hàng | Đơn hàng, bảng giá, công nợ |
| **MFG** | Manufacturing | Quản lý Sản xuất | KHSX, lệnh SX, định mức NVL |
| **INV** | Inventory | Quản lý Tồn kho | Hàng tồn, theo dõi số lượng |
| **FIN** | Finance / Accounting | Tài chính / Kế toán | Hóa đơn, công nợ, đối chiếu, giá thành |
| **PO** | Purchasing | Mua hàng / Thu mua | Mua NVL, đơn mua hàng |
| **QM** | Quality Management | Quản lý Chất lượng | QC, NCR, tiêu chuẩn kiểm tra, COA |
| **WMS** | Warehouse Management | Quản lý Kho vận | Nhập/xuất kho, sơ đồ kho, vị trí lưu trữ |
| **MRP** | Material Requirements Planning | Hoạch định Nhu cầu Nguyên vật liệu | Tính toán NVL cần mua / cần điều chuyển |
| **CRM** | Customer Relationship Management | Quản lý Quan hệ Khách hàng | Tương tác KH, lịch sử, chăm sóc |

> 📌 **Nguồn:** `ERP\BluePrint\BP_OM_BTChem_V1.md`, `ERP\BluePrint\BP_MFG_BTChem_V1.md`, các file đánh giá tại `ERP\Đánh giá\`

---

## 5 Nguyên Tắc Cốt Lõi Khi Áp Dụng ERP

1. **ERP không phải làm lại từ đầu** — nó số hóa & chuẩn hóa quy trình hiện tại
2. **Dữ liệu nhập 1 lần, dùng được nhiều lần** — không nhập liệu 2 lần
3. **Real-time visibility** — mọi bộ phận thấy được trạng thái hiện tại
4. **Enforce quy trình** — hệ thống bắt buộc làm đúng trình tự
5. **Báo cáo tự động** — không ai phải tổng hợp Excel thủ công

---

## I. Phân Tích Chi Tiết Từng Bước

### Bước 1: Tiếp nhận & xử lý đơn hàng (PKD)

| Hiện tại (thủ công) | Giải pháp ERP |
|:--------------------|:--------------|
| ❌ Hàng mới không biết → nhắn Zalo/Base | ✅ **Item Management trong OM** — khai báo mặt hàng mới trên ERP, có workflow duyệt qua KT/R&D ngay trên hệ thống |
| ❌ Chưa có giá thành lô SX | ✅ **Costing Module (FIN)** — ERP tính giá thành theo từng lô dựa trên định mức NVL + chi phí SX |
| ❌ Đối chiếu công nợ qua Base + PKT rà soát tay | ✅ **Credit Management (OM + FIN)** — ERP tự động check công nợ & credit limit, báo đỏ nếu vượt |
| ❌ Đối chiếu tồn kho thủ công (gọi KTP cân lại) | ✅ **Real-time Inventory (INV)** — PKD tự xem tồn kho thực tế theo từng mặt hàng trên ERP |

#### ➡️ Luồng ERP mới:

```
PKD nhập đơn → ERP check: mặt hàng tồn tại? công nợ OK? tồn kho đủ?
→ OK → tự động tạo đơn hàng
→ Không OK → chặn lại, báo lý do cụ thể
```

---

### Bước 2: Cập nhật đơn hàng vào sổ đặt hàng

| Hiện tại | Giải pháp ERP |
|:---------|:--------------|
| ❌ Sổ đặt hàng trên FAST — thủ công | ✅ **OM (Sales Order):** đơn hàng được tạo tự động sau bước 1, không cần "cập nhật" thủ công — đã có ngay trong hệ thống |
| | ✅ Xưởng tự động thấy đơn hàng mới → chủ động tính NVL mà không cần PKD chuyển thông tin |

---

### Bước 3: Lập Kế hoạch SX / Kế hoạch giao hàng

| Hiện tại | Giải pháp ERP |
|:---------|:--------------|
| ❌ PKD phải tự tính: tồn kho + NVL + lịch giao → lập KHSX thủ công | ✅ **MFG + MRP (APS):** tự động gợi ý KHSX từ Sales Order, check tồn kho NVL tự động |

> ⚡ **Mục tiêu:** PKD không cần "ngồi tính" — ERP tự gợi ý, PKD chỉ xác nhận.

---

### Bước 4: Chuẩn bị sản xuất

| Hiện tại | Giải pháp ERP |
|:---------|:--------------|
| ❌ PKD chốt KHSX → Xưởng gửi phiếu yêu cầu NVL → Vật tư xuất | ✅ **Material Requirements Planning (MRP):** KHSX được duyệt → ERP tự động tính NVL cần mua/cần điều chuyển; tự động tạo **Pick List** cho kho xuất NVL |

| Công đoạn | Trên ERP |
|:----------|:---------|
| PKD chốt KHSX trước 11h | ✅ Click "Duyệt" trên ERP |
| Xưởng nhận thông báo | ✅ Tự động — không cần email/Zalo |
| Phiếu yêu cầu NVL | ✅ ERP tự sinh từ định mức |
| Xuất NVL | ✅ Kho quét mã, xuất trên ERP |

---

### Bước 5–6: Sản xuất & Kiểm tra chất lượng

| Hiện tại | Giải pháp ERP |
|:---------|:--------------|
| ❌ Xưởng gửi mẫu QC → QC nhập FAST → Phiếu báo kiểm → Sổ tay | ✅ **MFG + QM (Quality Management):** Xưởng báo trạng thái trên ERP (mobile); QC nhập kết quả → Đạt: tự động "Chờ nhập kho" / Không đạt: tự động tạo **Non-Conformance Report (NCR)** gửi R&D |

**Các cải tiến cụ thể:**
- 👉 **QC 1 xem được quy trình SX** — ERP tích hợp module SX + QC + Kỹ thuật
- 👉 Tiêu chuẩn kiểm tra được lưu trên ERP (trung tâm), không còn bản cứng
- 👉 Real-time status — ai cũng thấy đơn hàng đang ở đâu

---

### Bước 7: Ra hàng, nhập kho

| Hiện tại | Giải pháp ERP |
|:---------|:--------------|
| ❌ Xưởng nhập kho → KTP kiểm tra đối chiếu tay | ✅ **Warehouse Management (WMS):** quét mã QR/mã lô → KTP kiểm tra trên ERP; **Enforce quy tắc:** không thể xuất hàng chưa nhập kho; sơ đồ kho trên ERP |

---

### Bước 8: Xuất kho, giao hàng

| Vấn đề hiện tại | Giải pháp ERP |
|:----------------|:--------------|
| ❌ 1 mặt hàng nhiều tên cho nhiều KH — KTP phải đổi tên từng cái | ✅ **Customer-Specific Item Alias** — 1 mã SP với nhiều tên hiển thị khác nhau cho từng KH |
| ❌ Xuất COA nhập liệu 2 lần | ✅ **Role-based COA Auto-generation** — QC thấy phiếu xuất bán trên ERP → tự động xuất COA |
| ❌ Lịch sắp xe làm thủ công (Excel) | ✅ **OM + WMS (Logistics)** — ERP gợi ý lịch xe từ danh sách đơn hàng |
| ❌ Biên nhận giao hàng giấy | ✅ **Digital Delivery Note** — tài xế ký trên mobile, đồng bộ real-time |

#### 🔥 Nguyên tắc: Nhập trước → Xuất sau
- ERP **bắt buộc** thứ tự: Production → QC Pass → Receive → Issue
- KTP **không được** tạo phiếu xuất nếu hàng chưa nhập kho
- BGĐ giám sát real-time

---

### Bước 9: Kiểm tra giao hàng & Đối chiếu

| Hiện tại | Giải pháp ERP |
|:---------|:--------------|
| ❌ Hôm sau đối chiếu Phiếu xuất bán với Biên nhận giao hàng giấy | ✅ **Invoice Matching:** ERP tự động đối chiếu Phiếu xuất bán × Biên nhận điện tử × Hóa đơn; Kế toán chỉ check **Dashboard Exception** — các lệch tự động xử lý |

---

## II. Các Module ERP Cần Có

| Bước | Module ERP | Lợi ích chính |
|:-----|:-----------|:--------------|
| 1 | **OM** (Order Management / Bán hàng) | Tự động check tồn kho, công nợ, giá |
| 2–3 | **OM → MFG** (Đơn hàng → Sản xuất) | Không nhập liệu 2 lần |
| 4 | **MFG + MRP + PO** (Sản xuất + Cung ứng) | Tự động tính & xuất NVL |
| 5–6 | **MFG + QM** (Sản xuất + Chất lượng) | Real-time QC, NCR tự động |
| 7 | **WMS + INV** (Kho + Tồn kho) | Nhập kho đúng quy trình, sơ đồ kho |
| 8 | **OM + WMS** (Bán hàng + Kho vận) | Xuất COA tự động, tên SP đa dạng |
| 9 | **FIN** (Kế toán) | Đối chiếu tự động, tiết kiệm 90% thời gian |

---

## III. Lộ Trình Triển Khai Đề Xuất

```
Giai đoạn 1 (Tháng 1-2):
  Module Kế toán + **WMS** (Kho vận)
  → Dừng ngay: nhập liệu 2 lần KTP, phiếu báo QC thủ công

Giai đoạn 2 (Tháng 3-4):
  Module Bán hàng (**OM** + Credit Management)
  → PKD nhập đơn, auto check tồn kho & công nợ

Giai đoạn 3 (Tháng 5-6):
  Module Sản xuất (**MFG + QM**)
  → KHSX tự động, QC trên mobile, NCR workflow

Giai đoạn 4 (Tháng 7-8):
  Module **OM + WMS + FIN** (Bán hàng + Kho vận + Kế toán)
  → Lịch xe tự động, Dashboard BGĐ
```

---

## IV. So Sánh Trước & Sau ERP

| Tiêu chí | Hiện tại 🔴 | Sau ERP 🟢 |
|:----------|:-----------|:-----------|
| PKD nhập đơn → check tồn kho | Gọi KTP hỏi | Xem real-time |
| Công nợ | Gửi Base, chờ PKT | Auto block nếu vượt |
| KHSX | PKD làm tay | ERP gợi ý từ đơn hàng |
| QC nhập kết quả | FAST + sổ tay | Mobile + auto NCR |
| KTP đổi tên SP | Từng cái 1 | Alias tự động |
| Xuất COA | Nhập 2 lần | QC tự xuất từ phiếu bán |
| Lịch xe | Excel tay | Auto gợi ý |
| Đối chiếu giao hàng | Hôm sau, giấy tờ | Real-time, số hóa |
| BGĐ xem tiến độ | Hỏi từng phòng | Dashboard 1 nút |

---

## V. Kết Luận

Quy trình hiện tại đã được thiết kế tốt về mặt logic (9 bước rõ ràng). ERP sẽ giúp:

1. ✅ **Tự động hóa các bước thủ công** (tính NVL, check tồn kho, lịch xe)
2. ✅ **Không nhập liệu 2 lần** (COA, phiếu báo QC)
3. ✅ **Real-time visibility** cho mọi bộ phận
4. ✅ **Enforce đúng trình tự** (không xuất trước nhập sau)
5. ✅ **Báo cáo tự động** cho BGĐ

---

*Tài liệu tham khảo thêm:*
- `ERP\Nghien-cuu-ERP-doanh-nghiep-400-500-nhan-vien.md`
- `ERP\Đề cương triển khai ERP cho BTChem.md`
- `ERP\Bien-ban-kinh-doanh\061226 BÁN HÀNG_BB họp rà soát quy trình.xlsx`